Конечно, по правилам на полученное письмо-соболезнование следует ответить в течение недели. Но стоит ли ждать от человека в горе такое послание? Можно просто выслать небольшое сообщение типа: «Искренне благодарю за слова сочувствия. Мне приятно было узнать, что в тяжелую минуту Вы разделили со мной мое несчастье».
Если же переписка ведется постоянно, то незначительный перерыв не будет большой ошибкой. Но стоит писать близким и друзьям слишком часто. Обычно люди отвечают на письма раз в 2 недели, не чаще.
В письме всегда надо ответить на все вопросы, которые вам были заданы. Нежелательно посылать письма, выполненные под копирку.
Также не рекомендуется сразу же отсылать письмо, написанное единым духом. Перечитайте его сперва на следующий день и только потом отсылайте.
Если письмо получено в присутствии других людей, то нужно просто распечатать его и пробежать глазами. Более подробно можно прочитать только в том случае, если в нем что-то срочное. Но предварительно требуется извиниться перед присутствующими. Не следует также читать письмо вслух, пока вы полностью не прочтете его до конца про себя. Может возникнуть неловкая пауза. Также некрасиво давать читать письма другим людям. Нельзя вскрывать чужие или читать уже вскрытые кем-то письма. Это правило действует и среди членов семьи.
Деловые письма очень важны. Если они написаны вами неправильно, то это способно серьезно отразиться на ваших делах и престиже вашей фирме. Бумага обязана быть чистой, с ровно обрезанными краями. Во многих офисах есть специальные фирменные бланки для писем с эмблемой фирмы, ее названием, почтовым и телеграфным адресом, факсом, телефоном и банковскими реквизитами. Все служебные письма надо печатать на машинке без помарок. Страницы, кроме 1-й, следует нумеровать арабскими цифрами. С левой стороны ширина полей должна быть не менее 2 см, сам текст требуется печатать через 1,5 или 2 интервала. Абзац нужно начинать с красной строки, отступив от поля 5 интервалов. Переносов слов лучше не делать. В правом верхнем углу под адресом организации надо поставить дату отправления письма.
Если же это письмо не 1-е, то сначала следует сослаться на последнее полученное письмо.
Если же вы впервые пишете данному человеку или фирме, то сначала надо представиться и рассказать о своей фирме, ее задачах. Можно также переслать буклет с информацией о фирме. Но материала не должно оказаться слишком много. Он должен быть написан на языке партнера или на английском языке.
Заканчивать письмо нужно выражением благодарности за сотрудничество и надежды на его продолжение. Следует всегда подписывать словами «Искренне Ваш», «С уважением» и т. п. Подпись надо размещать на правой стороне листа под последней фразой. Фамилия и имя печатают на машинке и под подписью – выполненные рукой.
Хотя можно обойтись и простыми конвертами: многие международные фирмы имеют свои собственные конверты, на которых повторяют те же сведения, что и на бланках. Такие фирменные конверты поднимут престиж вашей фирмы, а также вам не придется писать ваш адрес. За рубежом адрес пишут в другом порядке: сначала пишут кому и только потом – куда.
Если в новом коллективе все к друг к другу обращаются на «ты», вы также обязаны принять эти условия, несмотря на то что привыкли говорить всем «вы».
Перед фамилией и именем адресата следует писать Mr («мистер») или Mrs («миссис»). После фамилии и имени адресата следует указать его должность. В этом случае, если его не будет на месте, то ваше письмо откроет его заместитель. Если же вы хотите, чтобы оно попало точно в руки адресату, то на письме следует сделать пометку private (personal, confidential), что обозначает «лично». Затем пишут название фирмы, номер дома и название улицы, города, штата, почтовый индекс и название страны.
У вас всегда должна оставаться копия вашего письма.
Если вступили в деловую переписку с потребителями вашей продукции или услуг, то вы пишите письмо-предложение, письмо-отказ, ответ на запрос. Каждое из перечисленных писем обязано быть составлено безукоризненно.
Любое малейшее нарушение способно сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно написанное письмо – это 1 из главных залогов вашего успеха.
Письмо зарубежному партнеру имеет свои тонкости, которые нам могут быть и неизвестны.
Любое письмо начинается с повторения адреса, его надо написать в левом верхнем углу. Под ним с правой стороны пишут дату отправления письма. Причем эту дату надо писать полностью, сокращение месяца за рубежом не принято. Можно сократить лишь названия месяца:
January – Jan,
February – Feb,
April – Apr,
September – Sept,
October – Oct,
November – Nov,
December – Dec.
С левой стороны ниже пишут вежливое обращение, начиная его словами Dear Mr («дорогой») или Dear Mrs («дорогая»), затем пишут фамилию адресата без инициалов. Можно также вместо фамилии написать Dear Sirs или Dear Sir/Madam. После чего в английской переписке ставят запятую, в американской – двоеточие или двоеточие и тире. Потом на следующей строке обозначают тему письма Re (Reference). В самом тексте нельзя писать сокращения типа таких: I'm, can't, I'll и т. д.
С большой буквы следует писать:
собственные имена существительные и имена прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность;
слова, обозначающие названия фирм, организаций, отделов;
названия городов, штатов, республик, улиц, площадей, районов, гостиниц, зданий, нумерацию этажей, квартир, комнат;
названия месяцев и дней недели;
названия некоторых товаров, торговых марок, документов.
Длинные деловые письма обычно не пишут. Если же письмо не уместилось на 1 странице, в конце листа делают пометку типа continued over (продолжение следует) или see overleaf (см. на обороте).
Письмо заканчивают словами Sincerely Yours («Искренне Ваш») или Yours («Ваш»). Затем ставят подпись и указывают фамилию и должность. Причем имя лучше написать полностью, чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и заставлять его гадать о принадлежности вашего пола.
Письмо-отказ, правильно написанное, помогает оставить о вас хорошее впечатление, несмотря на ваш отказ. Здесь также есть свои нюансы. Начать письмо следует с нейтральной позиции. Надо обязательно перечислить все, с чем вы согласны. Причем здесь очень важно избегать таких слов, как «но», «однако», «к сожалению». Они способны создать впечатление, что вы с ходу отвергли все предложения. Затем перечислите и объясните все причины отказа. Причем это следует сделать ясно, четко, без общих формулировок, избежать как краткости, так и чрезмерных объяснений. Также не стоит прятаться за правила и бюрократические процедуры. Сам отказ обязан логически вытекать из всего содержания письма. Всегда требуется поддерживать имя фирмы и выражать готовность продолжить сотрудничество.
Письмо-предложение должно заинтересовать и уговорить партнера. Здесь перед его написанием надо разобраться в продукции, услуге или идее, узнать какую-либо информацию об адресате письма, чтобы суметь его заинтересовать.
Адресата следует заинтересовать с самого начала письма, пробудить его любопытство, может, предложить снижение цен. Нужно избегать типичных ошибок в таком письме: неумных и нереальных вопросов типа «Как удвоить доходы, снизив количество рабочих часов в неделю?»
После чего надо сделать акцент на главных моментах: описании товара, его качестве, результатах его использования.
Потом можно обратиться к чувствам или логике покупателя либо к тому и другому сразу.
В конце письма указать на конкретный поступок, который требуется сделать покупателю. В конце письма желательно еще раз напомнить все плюсы приобретения данного товара.
В современном мире люди стали чаще общаться по электронной почте. Здесь существуют свои правила и нормы.