Лишь на первый взгляд может показаться, что контроль за филиалами мало чем отличается от управления внутрифирменными подразделениями. На самом деле практика показывает, что здесь нужны качественно иные подходы. Недостаточно внедрять отдельные элементы или принципы контроля. Существенный эффект может принести только хорошо продуманная и четко функционирующая система внутреннего контроля (СВК).
В настоящее время практически на любом российском предприятии применяются те или иные формы внутреннего контроля. Однако рост предприятий, усложнение их организационных структур за счет создания сети филиалов в различных регионах предъявляет более широкие требования к системам внутреннего контроля и делает особо актуальной задачу повышения их качества. Поэтому задача формирования эффективной системы внутреннего контроля должна стать одной из главных частей бизнес-стратегии головной организации.
Подытоживая мнения различных специалистов в области внутреннего контроля и аудита, можно охарактеризовать понятие СВК для многофилиальных компаний как совокупность организационной структуры управления, методик и процедур, принятых и постоянно осуществляемых головной организацией, руководителями филиалов, службой внутреннего аудита и сотрудниками компании, направленных:
1) на совершенствование финансово-хозяйственной деятельности компании и ее филиалов и обеспечение ее результативности;
2) сохранность имущества и других активов;
3) предотвращение или снижение степени внутренних и внешних рисков;
4) обеспечение полноты и достоверности всех видов отчетности;
5) соблюдение требований российского законодательства и внутренних регламентов компании;
6) результат эффективности и экономичности управления бизнес-процессами.
Система внутреннего контроля должна обеспечивать не только сбор информации обо всех аспектах деятельности филиалов, но и принятие эффективных управленческих решений на основе ее анализа, а также обратную связь. В систему контроля деятельности филиалов включаются также известные процедуры проверки документирования хозяйственных операций, предотвращения ошибок и искажений, своевременности и достоверности бухгалтерской отчетности, обеспечения сохранности имущества, исполнения приказов и распоряжений, соблюдения российского законодательства и т. п.
Нельзя рекомендовать какие-то единые подходы к организации системы корпоративного контроля деятельности структурных подразделений. Однако сегодня российские компании уже имеют наработанную практику в этой сфере.
Контроль деятельности филиалов, как считают многие бизнесмены, должен осуществляться по двум главным направлениям: финансы и управление. Кроме контроля за работой менеджеров филиалов (особенно находящихся в других регионах), головная организация должна создать эффективную систему финансового контроля, основанную на разработке своих особенных подходов к организации и ведению бухгалтерского учета.
Прежде всего необходим постоянный мониторинг деятельности филиальной сети. Этому, как показывает практика, способствует налаженная оперативная связь «филиал – головной офис». Причем хороший эффект приносит внедрение такого элемента контроля за филиалами, когда в головной организации по каждому функциональному направлению назначается «главный» сотрудник, к которому должны поступать абсолютно все данные из филиалов, так как любая функция напрямую связана с контролем.
Ошибки управления возникают в филиалах довольно часто. Чтобы они выявлялись оперативно, менеджмент головной организации может применять как личный (инспекционные поездки в филиалы специалистов головной компании или других филиалов), так и дистанционный контроль (изучение отчетной документации, электронная почта, телефонная связь).
Практика показывает, что эффективному управлению региональными финансами способствует создание специальных внутрикорпоративных сетей с использованием информационно-технической базы для контроля бизнес-процессов в филиалах, находящихся в различных регионах. Это позволяет головной бухгалтерии получать ежедневные, еженедельные и ежемесячные сводные отчеты.
Так, например, крупный дистрибьютор продуктов питания «Планета удачи», имеющий филиалы и представительства в городе Санкт-Петербурге и других регионах РФ, использует для учета операций между филиалами и головной организацией решение, предложенное компанией NaviCon. Благодаря этому информационному проекту компания, например, может формировать консолидированный отчет по анализу продаж на основании отчетов, поступающих в автоматизированном режиме от всех филиалов.
Как говорит генеральный директор компании «Планета удачи» Анна Вовк: «Благодаря решению по формированию управленческой отчетности, предложенному NaviCon, стало возможным получать фактические данные по практически любым разрезам. Компания NaviCon реализовала специфичные требования учета внутрифирменных операций, сохранив при этом единые для компании бизнес-процессы. Таким образом, филиал работает в системе с использованием полной функциональности, реализованной в ходе автоматизации главного офиса „Планета удачи“. В рамках программы Microsoft Navision внедрены финансовый блок, блок управления цепочками поставок, а также ряд других ключевых модификаций: планирование, контроль платежей и поступлений денежных средств; расчет и контроль минимально допустимых цен; финансовый контроль просроченной задолженности и кредитного лимита и др. С внедрением программы все филиалы и другие подразделения компании функционируют в едином информационном пространстве. Работа ведется в единой базе данных Microsoft Navision, связь с которой осуществляется через терминальный доступ. Решение, предложенное консультантами NaviCon, соответствует требованиям российского законодательства по учету таких операций между филиалами и головной организацией, как учет и перемещение основных средств, передача товаров через счет 79, зачет НДС филиала головной организацией».[ii]
Существуют иные корпоративные информационные системы, позволяющие анализировать и контролировать финансы компании по каждому обособленному подразделению. Это специальные компьютерные программы: автоматизированные системы бюджетирования (АСБ). На российском рынке информационных услуг в настоящее время представлено более десяти отечественных и зарубежных АСБ. Надо отметить, что АСБ российских разработчиков дешевле и совмещаются с другими российскими программами, например с популярной отечественной программой «1С». Средним предприятиям с разветвленной сетью региональных подразделений специалисты рекомендуют использовать более дорогие, но и более качественные зарубежные продукты. Наиболее известными из них являются: Oracle Financial Analizer, Hyperion Pillar, Adaytum e.Planning, Comshare MPC и др.
Процедуры передачи финансовых данных из филиалов в головной офис с использованием единой системы учета и внутрикорпоративной компьютерной сети легче всего внедряются и контролируются путем заключения договора франчайзинга с филиалами в регионах. Это дает возможность главному бухгалтеру компании предоставлять всю необходимую информацию налоговым службам как по основному офису, так и по филиалам.
В применении к взаимоотношениям с филиалами под франчайзингом подразумевается передача головной фирмой по договору своего имени, марки, брендов своих выгодных поставщиков сырья, специально обученного персонала, а также других исключительных прав. Таким образом, франчайзинг не только помогает упорядочить финансы всей филиальной сети, но и позволяет обучать специалистов в головном офисе и распределять их по филиалам.
Другие предприниматели предлагают осуществлять контроль за филиалами в два этапа.