1) руководитель кадровой службы;
2) отдел труда и заработной платы;
3) непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения, в которое работник поступает на работу);
4) работник бухгалтерии.
Последним, непосредственно перед подписанием приказа руководителем, свою визу ставит сотрудник юридической службы.
Проект приказа визируется на лицевой стороне первого экземпляра для того, чтобы подлинник хранился вместе с визами ответственных должностных лиц. Визирование проекта документа – это оценка его сущности, своевременности и целесообразности, а также соответствия действующим законодательным и нормативным актам. Визирующая подпись ответственного должностного лица означает, что с точки зрения его компетенции в тексте данного документа не содержится никаких нарушений.
После визирования руководитель подписывает первый экземпляр приказа. Если бухгалтерия для оформления лицевого счета работника, а также предъявления документов различным проверочным комиссиям требует подлинник, а не копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, начальнику отдела кадров придется убедить руководителя предприятия подписать 2 экземпляра приказа.
Не забудьте, что работник также должен расписаться в приказе о своем приеме на работу!
Регистрация документов о приеме После подписания приказа руководителем сотрудник кадровой службы регистрирует приказ в журнале или картотеке регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. На практике из-за большого объема работы эта процедура часто выпадает из поля зрения сотрудников кадровых служб. Однако это ошибка: документ в обязательном порядке должен быть зарегистрирован.
Затем необходимо заполнить на вновь принятого работника личную карточку и подшить подлинник приказа в дело. Через 5 дней после приема работника на работу на основании приказа о приеме делается запись в трудовой книжке в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
Заверенные работником отдела кадров копии приказа (распоряжения) о приеме распределяются в следующем порядке:
1) 1 экземпляр передается в бухгалтерию;
2) 2 экземпляр подшивается в личное дело работника;
3) 3 экземпляр подшивается в дело «Приказы о приеме, переводе, увольнении работников предприятия. Копии» с целью ведения информационно-справочной работы.
По требованию (письменному заявлению работника) работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).
Реквизит «Отметка о заверении копии» выглядит следующим образом:
Верно
Начальник отдела кадров
_________________
(Ф.И.О)
_________________
(наименование организации)
Дата_________________Если копия выдается по запросу сторонней организации, то подпись должностного лица, заверившего копию, скрепляется печатью, в приведенном нами примере – печатью отдела кадров.
Сроки хранения
В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения в 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив.
Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет. Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения 5 лет (ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
А теперь приведем несколько образцов кадровых документов, заполняемых при приеме на работу.Приложение 1.
Образец заявления о приеме на работу
Генеральному директору_________________(Наименование организации)_________________(Ф.И.О)проживающей(му) по адресу:_________________(адрес)
Заявление
Прошу принять меня на работу в бухгалтерию на должность старшего бухгалтера.
Дата_________________
Ф.И.О_________________
Главный бухгалтер
_________________
(Ф.И.О)
Дата_________________
Отдел кадров
В приказ с
Дата_________________
Генеральный директор _________________
(Ф.И.О)
Дата_________________Приложение 2.
Таблица 1.1. Унифицированная форма № Т-1 Утверждена ( постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»)