1.3. Типичные ошибки, совершаемые при оформлении трудовых книжек
Принимая сотрудника на работу, опытный специалист кадровой службы в первую очередь поинтересуется его трудовой книжкой. Ведь именно благодаря этому документу он получит достаточно четкое представление о том, что за человек пришел в коллектив, каков его профессиональный стаж, уровень квалификации, как долго он остается верен «родному» предприятию. Вместе с тем трудовая книжка – это еще и основной документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между работником и работодателем. Наш материал о проблемах, возникающих в связи с этим у работников кадровых, о наиболее часто встречающихся ошибках и о том, как можно их избежать.
Самыми распространенными ошибками, встречающимися при работе с трудовыми книжками, являются:
1) недочеты при заполнении трудовых книжек;
2) использование бланков старого образца;
3) нарушение правил хранения и выдачи трудовых книжек;
4) незнание нормативной документации;
5) ошибки, связанные с психологическими качествами кадрового работника, его желанием пойти навстречу своим сотрудникам.
Рассмотрим подробнее эти ошибки.
Первая группа ошибок связана с недочетами в заполнении трудовых книжек.
При всей простоте бланка трудовой книжки грамотно его заполнить сможет не каждый.
В трудовой книжке делаются записи о приеме сотрудника на работу (даже если ему еще предстоит пройти испытательный срок) и увольнении, сведения о награждении и учебе. Рассмотрим, как оформлять книжку во всех этих случаях.
Допустим, нужно оформить новую трудовую книжку. Сначала заполняют титульный лист. Здесь указывают сведения о работнике – его фамилию, имя, отчество и дату рождения. Вносить такие данные можно на основании любого документа, удостоверяющего личность, в том числе военного билета, загранпаспорта, водительских прав (п. 2.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 г. № 69). Напомним: ранее подобные сведения можно было брать только из паспорта или свидетельства о рождении.
На титульном листе книжки записывают также сведения об образовании, профессии и специальности. Как и раньше, это делается на основании документов об образовании и квалификации (диплома, аттестата, свидетельства), заверенных надлежащим образом. Здесь имеется в виду, что записи об образовании надо вносить только на основании оригиналов документов. Исключение – случаи, когда бумаги потеряны. Тогда можно использовать копии, заверенные в образовательном учреждении. Еще годятся копии, которые заверены на предыдущем месте работы, куда в свое время сотрудник предъявлял оригиналы документов. Можно также вносить сведения о незаконченном высшем образовании, несмотря на то что диплома у такого работника еще нет. Основанием для внесения таких сведений могут быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет. Обратите внимание, что в настоящее время записи о времени обучения в трудовую книжку не вносят.
И, наконец, на титульном листе следует поставить печать предприятия. Сам работник и кадровик, который отвечает за ведение трудовой книжки, ставят здесь свои подписи.
Теперь перейдем к самой книжке, разделу «Сведения о работе». При приеме на работу сотрудник кадровой службы должен указать не только полное наименование организации, но и сокращенное (если такое есть). В графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 – дату, когда ее внесли. Трудовая книжка оформляется после того, как человек проработал в организации более пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Но при этом в книжке записывают дату, указанную в приказе о приеме на работу. Сама запись приводится в графе 3. А в графе 4 трудовой книжки дают ссылку на документ, на основании которого делается запись (в соответствии с п. 3.1. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 г.).
Если человек трудится в организации на условиях совместительства, делать записи необязательно. Но если сотрудник хочет, чтобы в книжке была указана работа по совместительству, то нужно поступить следующим образом. Человеку выдают копию приказа о приеме на работу по совместительству. Он относит эту бумагу в организацию, которая является основным местом работы. Там и будет внесена запись в трудовую книжку.
Если работник получает еще одну профессию, это также необходимо отразить в его трудовой книжке. Запись делают на основании диплома или удостоверения. При этом указывают название профессии и присвоенный разряд. Время обучения в книжке не указывают.