Все, что вы делаете, имеет определенную цель. Например, вы меняете масло в машине, чтобы поддерживать двигатель в рабочем состоянии. Вы вовремя оплачиваете налоги, чтобы избежать штрафов и пеней. Вы заранее бронируете столик в любимом ресторане, чтобы не ждать его 45 минут.
Цели побуждают нас действовать.
Мы менее склонны тянуть время, когда можем предсказать положительный эффект от выполнения задачи. При прочих равных условиях, чем больше мы уверены в результате, тем выше вероятность начать что-то делать.
Как ни странно, многие люди забывают об этом при создании списков дел. Они пишут (или печатают) все, что приходит в голову, но не связывают записанные задачи с определенными целями в своей жизни. Как следствие, они посвящают свое ограниченное время работе над пунктами, которые не принесут им никакой пользы.
Давайте представим, что вы ведете блог и вносите в список дел пункт «написать новый пост». Это задача, которую, как вы полагаете, нужно выполнить. Но знаете ли вы, для чего? Планируете ли достичь определенной цели, выполнив эту задачу?
Возможно, вы надеетесь, что ваша новая запись в блоге завирусится в социальных сетях и приведет новых читателей. Или хотите дать Google хороший повод отображать ваш блог выше остальных при поиске? Кто знает, может быть, вы надеетесь заинтересовать инфлюенсеров вашей сферы и обрести полезные связи?
Как бы то ни было, очень важно присваивать цель каждой задаче в списке дел. Вы должны точно знать, зачем выполняете тот или иной пункт. Пренебрегая этим шагом, вы теряете мотивацию делать запланированное.
Если вы уже сталкивались с этой проблемой, не отчаивайтесь. Я ведь обещал показать, как создавать мотивирующие, повышающие вашу эффективность и продуктивность списки задач. И я исполню обещание в следующих разделах книги. Однако, прежде чем мы пойдем дальше, давайте проведем оценку эффективности ваших списков дел.
Самостоятельная работа: проверяем уровень владения списками дел
Перед началом обучения нужно оценить, насколько эффективны ваши текущие списки дел. Нам недостаточно знать, что вы не закрываете их полностью. Думаю, после прочтения предыдущего раздела про причины вам это понятно.
Опросник, который вы найдете в этом разделе, поможет вам оценить, насколько хорошо вы ориентируетесь в составлении списков дел. Он выявит ваши сильные стороны, а также определит, какие аспекты управления задачами требуют внимания.
Проверка не займет много времени. Просто ответьте на восемь вопросов и поставьте за каждый оценку от одного до пяти баллов. «Один» означает, что вам нужна помощь, а «пять» – что у вас все в порядке.
Вы можете заметить, что каждый из восьми вопросов соответствует восьми причинам, которые мы только что рассмотрели. Подсчитайте баллы после ответов на вопросы и узнайте, насколько вы искусны в составлении эффективных списков дел!
1. Понимаете ли вы, в чем заключается ключевая роль списков дел в системе управления задачами?
2. Назначаете ли вы крайние сроки – конкретную дату, а не «к концу месяца – для каждого пункта списка дел?
3. Ограничиваете ли вы количество пунктов в своих списках дел десятью? (Если да, поставьте себе три балла). Ограничиваете ли вы их до 7? (Если да, поставьте себе пять баллов).
4. Составляете ли вы списки дел с минимальной вариативностью? Здесь имеется в виду время, необходимое для выполнения каждой задачи, а также их приоритетность. Например, есть ли в вашем списке задачи, на выполнение которых требуется три минуты, и задачи, на которые уйдет три часа? В списке есть задачи с наивысшим приоритетом и задачи с наименьшим приоритетом?
5. Ограничиваете ли вы списками дел ваши возможности в отношении того, на что вы должны потратить свое время?
6. Указываете ли вы контекст для каждого пункта, чтобы знать, является ли эта задача важной или малозначимой, а также каких временных затрат она требует?
7. Определяете ли вы задачи узко и конкретно, можно ли быстро понять, что они выполнены?
8. Связываете ли вы каждую задачу с конкретной целью?
Пришло время подсчитать баллы. Помните, что нужно оценивать себя по шкале от одного до пяти по каждому вопросу. Оценка зависит от того, насколько хорошо вы справляетесь с указанной проблемой. После подсчета баллов вы узнаете свой уровень мастерства в составлении списков дел.
Если вы набрали от 32 до 40 баллов, можете называть себя списочным ниндзя. Вы – истинный мастер управления задачами. Вы проходите по спискам как нож по маслу, параллельно добиваясь успехов в своих важнейших делах. Но я все равно рекомендую вам изучить руководство, чтобы укрепить ваши умения.