Присвоить срок задаче можно несколькими способами:
• в свойствах задачи щелкнуть на кнопке «Срок»
• перенести задачу из дерева на нужную дату в календаре.
Для того чтобы выделить главные задачи, т.е. которые наиболее важны – им необходимо присвоить соответствующий приоритет. Для присвоения приоритета можно использовать несколько способов:
• Нажать «горячее сочетание» Ctrl+PgUp
• В свойствах задачи щелкнуть по кнопке «приоритет» - выбрать нужный приоритет у задачи
Для того чтобы отсортировать задачи по приоритету необходимо щелкнуть по шапке таблице - столбец "Наименование" - т.о. задачи будут отсортированы по важности - сверху самые важные снизу не важные.
Обзор задач на сегодня
После того как списки задач готовы, задачи распределены по срокам и имеют приоритет, можно переходить к выполнению этих задач. Для того чтобы понять что делать сегодня - необходимо щелкнуть на кнопке «Сегодня», которая расположена в навигаторе под календарем. При выборе «Сегодня» в дереве задач отобразятся задачи, которые запланированы на сегодня, те что не имеют срока и задачи которые имеют прошедшие сроки. Т.о. в «Сегодня» отображаются все актуальные именно в этот день задачи. При этом отпадает необходимость просматривать прошлые дни, чтобы ничего не забыть. Все необходимые задачи будут в Сегодня. Если какую либо задачу из «Сегодня» перенести на будущую дату – то эта задача отобразится именно в тот день, до наступления ее срока она не будет мешать текущим задачам.
Урок №4: Применять методологию GTD( Getting Thing Done)
Применять методологию GTD (Getting Thing Done)
Getting Things Done GTD — это стратегия управления деятельностью, а также система приемов и техник, цель которой — помочь современному человеку успевать больше, а уставать меньше. Аббревиатура GTD — от Getting Things Done, названия книги американского бизнес-тренера Дэвида Аллена.
Основные положения GTD с примерами как это можно делать в органайзере LeaderTask:
1) Организация информации. Вся поступающая информация должна находиться в одном месте. Так легче ее просматривать и искать нужное. Всю информацию необходимо делить на действия т.е. то что необходимо выполнить (в органайзере LeaderTask это называется "Задачи") и справочную информацию (в органайзере LeaderTask это называется "Заметки").
2) Группировка задач по контексту. Выполнять дела, у которых одинаковый контекст (в терминологии Тайм-менеджмента "кайрос") : место, человек, звонки, событие... (в органайзере LeaderTask это называется "Категория"). Дела с общим контекстом гораздо эффективнее делать вместе, даже если эти дела относятся к разным проектам.
Примеры:
Контекст "Звонки": все звонки в течении рабочего дня лучше сделать за один раз, т.е. выделить время - и обзвонить всех необходимых людей.
Контекст "Банк": дела связанные с Банком - также лучше отмечать в категории "Банк" - т.о. можно сделать сразу все дела за одно посещение банка.
Контекст Иванов И.И.: Задачи связанные с определенным человеком (в органайзере LeaderTask это называется "Контакт"): спросить, договориться, обсудить - необходимо связывать с этим контактом. При встрече, или звонке с этим контактом - можно сразу увидеть все задачи которые необходимо с ним решить.
Вы можете извлекать из LeaderTask - задачи нужного контекста всего за один клик- выбрав нужную категорию/контакт.
Другими словами - группировка задач по контексту = это выполнение действий которые актуальны здесь и сейчас.
3) Критерии выбора задач для выполнения
• По контексту (что нужно сделать в этом месте? с этим человеком? при этом событии?)
• По времени (что нужно сделать в это время? и есть ли у меня время на это?)
• По силам (энергия есть ли у меня энергия для реализации этой задачи?)
• По приоритетам (что сделать самое важное?)
Все критерии, за исключением №3 (т.к. компьютер не может определить ваше самочувствие) присутствуют в LeaderTask:
Контексты и время - реализуются с помощью "Категорий", "Контактов", "Временных периодов (дат)", "Проектов".
Приоритеты - так и реализованы в LeaderTask - приоритетами, причем пользователь может сам определить свой набор приоритетов и группировать задачи исходя из этого набора.
4) Естественная модель планирования