Гораздо важнее креативность и инновационное мышление участников группы. Поэтому успеха может добиться и команда сотрудников компании, если она мотивирована и способна мыслить смело и радикально. Привлечение сторонних экспертов полезно, если они могут привнести революционные для компании идеи.
И еще одно важное качество участников Проектной группы – способность посмотреть на процесс «сверху вниз», чтобы увидеть его укрупненно в системе управления бизнесом, а не со всеми нюансами и проблемами. «Творческая подгруппа» (примерно 80 % всей группы реинжиниринга) должна придумать новый процесс для участников существующего. Для этого ей надо мыслить свободно, нескованно и по-крупному. Обычно это означает, что значительную часть группы реинжиниринга должны составлять высокопоставленные авторитетные менеджеры организации, способные и представить, и реализовать радикальные изменения.
В ходе проектирования надо особое внимание уделить созданию атмосферы творчества и свободы мысли. Группа должна концентрироваться на решении задачи, все время иметь ее в виду. Работать следует быстро и активно, по возможности с отрывом от других видов деятельности и с полным погружением. Обычно проектирование начинается с генерации идей. Затем идут их обсуждение и отбор решений для детальной проработки. На этом этапе хорошо работает технология мозговых штурмов.
Потом следует детально смоделировать процесс, в котором реализованы идеи-финалисты, и проверить его на то, решена ли поставленная задача. Если нет, необходимо вернуться к генерации идей, позаботившись о том, чтобы придать новый импульс группе реинжиниринга, например введя в нее новых участников или устроив профессиональное обсуждение каких-то смежных тем, которые способны натолкнуть сотрудников на новые идеи и мысли.
Когда наработанные идеи достаточны для решения задачи и это видно по детальным моделям, наступает пора критики со стороны «практиков»: они должны помочь «творческой подгруппе» учесть или изменить реалии, в которых осуществляется процесс «как есть». Например, может потребоваться учесть особые кейсы, спроектировать процедуры для их обработки.
С одной стороны, часто реинжиниринг требует радикального пересмотра и слома ограничений, которые мешают добиться нужного эффекта, с другой – такой пересмотр увеличивает риски и требуемые инвестиции, поэтому при прочих равных нежелателен. Однако на этапе проектирования об этом просто вредно думать, так как такие мысли ограничивают простор для поиска идей. Можно сказать, что в случае реинжиниринга адаптация носит не консервативный, а революционный характер.
Адаптируя спроектированный процесс, надо понимать, что слом ограничений увеличивает также зону, требующую перепроектирования. Например, изменения в оргструктуре потянут за собой пересмотр и других процессов, выполняемых реформируемыми подразделениями, хотя, скорее всего, без реинжиниринга. Поэтому проведенный в отношении конкретного процесса реинжиниринг напоминает взрыв бомбы, «разрушения» от которого затрагивают и нецелевые объекты, но должны быть ликвидированы в любом случае.
В то же время эти последствия могут носить и весьма позитивный характер, расчищая и трансформируемый процесс, и процессы-смежники, упрощая оргструктуру. Например, использование современных информационных технологий радикально меняет характеристики процесса и приводит к сокращению персонала.
1.3.5. Ошибки и риски при проведении реинжиниринга
Классики реинжиниринга М. Хаммер и Дж. Чампи утверждают, что его риски – это риски игры в шахматы, а не в рулетку. То есть решающую роль в его успехе играют знания и умения. Избегая глобальных ошибок, можно добиться успеха. Его конфигурацию и величину заранее предсказать нельзя, но самого факта успешного решения задачи можно ожидать с уверенностью. Однако я бы добавил: при разумно сформулированной задаче ☺.
Какие же риски и ошибки надо иметь в виду?
Не сформулирована задача на реинжиниринг. То есть решение о таком подходе принято, но понимания, какого уровня результат должен быть достигнут, нет. Фактически проект превращается в радикальную переделку процесса ради удовлетворенности тем, что старый процесс сносится. Как ни странно, эта ошибка весьма распространена.