Если же мы действуем в условиях высокой определенности и предсказуемости, то план может быть составлен на весь временной горизонт внедрения с высокой детализацией и в подробностях.
Упражнение
Какую стратегию внедрения следует выбрать для вашего кейса? Почему?
1.4.3. Составление Плана перехода
Технология составления Плана перехода опирается на GAP – анализ – выделение решений, в результате которых должны появиться элементы, отличающие процесс «как есть» от процесса «как должно быть».
Как упоминалось раньше (см. параграф 1.2.1), в результате анализа процессов, выбора направлений совершенствования и последующего проектирования мы получаем процессы «как должно быть» (с отмеченными отличиями от процессов «как есть»), а также так называемые мероприятия общего характера, являющиеся в том числе частью комплексных направлений совершенствования. Мероприятия общего характера вносим в План перехода.
Далее мы, анализируя модель процесса «как должно быть», задаем себе вопрос: что надо сделать, чтобы начать работать по этому процессу? Последовательно проходя по точкам изменений, мы разрабатываем мероприятия и пополняем ими План перехода.
Обычно при этом нужно лаконично и понятно сформулировать само мероприятие, описать его результат, определить ответственного и необходимые ресурсы (участников мероприятия, бюджет, если он понадобится, и пр.). Затем мероприятия должны быть спланированы по времени и во взаимосвязях. Для этого может понадобиться информация о требуемых для реализации каждого мероприятия трудозатратах участников и ответственного, а также о располагаемых (выделяемых на реализацию Плана внедрения) трудозатратах. Выстраивая мероприятия в цепочку, планируя параллельное выполнение отдельных задач, следует проверять, не превышен ли располагаемый ресурс. На практике, однако, чаще всего планирование мероприятий по срокам реализации осуществляется навскидку, без особых расчетов. Это приводит к тому, что практически всегда сроки не выдерживаются и приходится их переносить.
Весьма полезно также сопровождать мероприятия комментариями, которые позволят не упустить нюансы и важные аспекты. Например, часто к результату предъявляются особые требования, которые стоит зафиксировать. Скажем, мы договорились, что должны вносить в CRM-систему определенную информацию из запроса клиента и по итогам переговоров с ним. Чтобы такое внесение не превратилось в сочинение на вольную тему или отписку, мы решили сделать в системе выпадающее окно-шпаргалку и разработали перечень необходимых в любом случае данных. Соответственно, при доработке системы этот перечень нельзя упустить, хотя он и может быть скорректирован, когда на доработку будет составляться техническое задание. В этом случае разумно внести перечень данных в комментарий.
Ну и, наконец, не надо забывать о мероприятиях, которые позволят реализовать весь полученный набор активностей как единую программу действий. Речь идет о коммуникационных и контрольных мероприятиях, мотивировании, обучении участников работе в новом процессе и т. п. В частности, очень важен учет состояния корпоративной культуры организации на момент внедрения. Надо смоделировать для себя проблемы, возможные при реализации тех или иных мер (например, проблемы с обучаемостью сотрудников, отсутствие должного отношения к регламентным документам и т. п.). По поводу каждой из сформулированных проблем надо принять решение: учитывать этот фактор и действовать, предполагая, что он будет неизменным во все время осуществления Плана перехода, или преодолевать его действие, корректируя соответствующий параметр корпоративной культуры.
В принципе, могут понадобиться и прочие инструменты проектного управления. Например, при довольно масштабных изменениях будет полезно предусмотреть и управление рисками, и специальные стратегии по работе с группами влияния и т. п. Но для относительно небольших процессов, когда все изменения могут быть внедрены «Широким фронтом» в течение 2–3 месяцев, все это – излишние сложности.
План перехода можно составлять в самых разных форматах, предпочтительно с соблюдением корпоративных стандартов. Например, можно использовать диаграмму Ганта и вносить данные в «Битрикс24», GanttPRO, «Мегаплан», Excel и т. п. Некоторые компании предпочитают обычные таблицы. В них можно группировать мероприятия по удобному признаку (рис. 8).