Рис. 8. Шаблон-пример Плана внедрения целевого процесса
Упражнение
Составьте для своего кейса План перехода, соответствующий выбранной стратегии внедрения. Используйте корпоративные стандарты оформления плана, принятые в вашей организации. При необходимости предложите их доработку или корректировку.
1.4.4. Примеры методичек по составлению Плана перехода
Ранее в этой главе были описаны основные принципы построения Плана перехода. Однако в каждом проекте трансформации или в каждой компании могут быть свои нюансы и свои детали. В этом параграфе в качестве примера приведены упрощенные рабочие методички для Проектных групп из двух реальных проектов. На этом примере можно увидеть, что при построении Плана есть значительная степень свободы и простор для творчества.
КЕЙС 1
Крупная транспортная компания. Основные этапы разработки Плана и комментарии для Проектной группы
Крупноблочное проектирование. По каждому из направлений совершенствования по-крупному прикинуть срок реализации и основное участвующее/реализующее подразделение. Описать направления совершенствования в виде таблицы: проблемы – направления совершенствования – краткое название проекта/мероприятия – длительность – основные участники. Расположить эти крупные блоки вдоль временно́й оси, определив последовательности для связанных проектов (увязав их стрелками). Как правило, одновременно одно подразделение реализует 1–2 проекта. Сначала расставить проекты самого занятого подразделения, потом – второго по занятости и т. п. При определении последовательности несвязанных блоков проектов руководствоваться правилом: маленькие проекты – вперед.
Детальное проектирование по направлениям. Теперь внутри каждого из проектов планируем основные этапы (не короче месяца), увязывая их стрелками. Могут быть мероприятия одноразовые (что-то надо сделать, и на этом все) и мероприятия, которые должны обеспечивать актуализацию и поддержание результата (например, разработка и подписание приказа, закрепляющего ответственность подразделения Х за поддержание ресурса Y в актуальном состоянии путем ежемесячной актуализации). Соответственно и планировать, делая пояснения в комментариях. В ходе этой работы могут немного поплыть сроки и даты в графике крупноблочных проектов.
Проверка помодельно. По каждой модели процессов «как должно быть» отработать все изменения по сравнению с «как есть» (отмечены красными точками). Для этого проверить, где именно в Плане перехода предусмотрены мероприятия, которые позволяют реализовать целевой процесс. Если что-то пропущено – добавить! Для каждой модели установить срок ввода в действие (срок окончания последнего мероприятия, связанного с изменениями). В результате этой работы могут поплыть сроки и даты в графике крупноблочных проектов и появиться упущенные ранее проекты/мероприятия.
Оформление. Заполняем таблицу (форму) Плана перехода.
Разработка и ввод в действие регламента. Общая стратегия – разрабатывать сначала регламент на уровне взаимодействия департаментов на базе моделей проекта. В ходе его разработки и согласования могут быть выделены процедуры для детализации. Поэтому после написания регламента на уровне департаментов должен идти этап детализации и корректировки регламента. Дорабатывать регламент в определенных для детализации частях и вводить в действие последовательно, по мере готовности к регламентации и запуску конкретных процессов.
Система управления реализацией Плана перехода. Обязательно вставить мероприятия по управлению реализацией Плана, в том числе создание Комитета по бизнес-процессам (КБП) и его запуск.
Общие замечания к Плану. План не догма. На заседаниях КБП обсуждается реализация Плана и принимаются решения по его корректировке, детализации и пр. В самом начале предусмотреть коммуникационные мероприятия: доведение Плана до всех участников и обсуждение с утверждением.
КЕЙС 2
Компания-производитель и дистрибьютор специального оборудования для нефтегазодобывающей отрасли
Замечание: в проекте было несколько особенностей.
• Задача на совершенствование процесса была сформулирована в виде перечня требований (то есть фактически было поставлено несколько задач).