Эта задача подразумевает создание и организацию работы справочной системы (Help Desk), в том числе:
• Создание инфраструктуры офиса
• Создание технической инфраструктуры
• Назначение персонала и выделение необходимых ресурсов
• Обучение персонала справочной службы
• Создание пользователей OSS для соответствующего персонала службы.
Организация ресурсов и персонала для справочной системы
Эта задача подразумевает назначение и обучение персонала справочной системы, а также определение и распределение ответственности. Информацию об обязанностях сотрудников справочной системы необходимо довести до сведения всех конечных пользователей организации.
Долгосрочная стратегия поддержки рабочей системы SAP необходима для решения следующих вопросов:
• Системные изменения после внедрения
• Внедрение новых версий и модернизация
• Расширение рамок системы вследствие роста бизнеса
• Обучение новых сотрудников, необходимое из-за естественного обновления кадров.
Переход на новую рабочую систему
Переход на новую рабочую систему включает в себя выполнение следующих задач:
1. Транспортировка всех установок настройки и объектов хранилища в рабочую среду.
2. Проведение конвертации всех основных данных и данных по транзакциям.
3. Ручное введение тех унаследованных данных, которые из-за своей сложной структуры трудно поддаются конвертации или достаточно малы по объему.
Эта задача подразумевает принятие окончательного решения о готовности системы и ее запуске. Решение принимается после выполнения следующих требовании:
• Окончательного составления документации для конечных пользователей.
• Окончания обучения конечных пользователей.
• Окончания установки системного администрирования R/3.
• Окончания отладки технической инфраструктуры.
• Окончания конвертации установок настройки, основных данных и данных по транзакциям.
• Утверждения плана перехода на новую систему и ее дальнейшей поддержки.
Система запускается после того, как:
• Получено одобрение менеджеров
• Все пользователи системы готовы
• Система безопасности полностью отлажена и функционирует нормально.
Проверка качества на этапе окончательной подготовки
Проверка качества — это завершение стадии окончательной подготовки. Для этого компания SAP рекомендует следующий список контрольных вопросов:
1. Убедитесь, что были проведены собрания организационного комитета и встречи команд по статусу проекта.
2. Убедитесь, что формирование команды, которая будет работать с SAP, уже проведено или намечено на ближайшее будущее.
3. Убедитесь, что все пользователи прошли адекватное обучение.
4. Утвердите персонал и организацию администрирования системы.
5. Убедитесь, что тестирование системы R/3 принесло ожидаемые результаты.
6. Пересмотрите план поддержки рабочей системы и убедитесь в его правильности и полноте.
7. Проконтролируйте процесс перехода на новую систему.
Официальное закрытие этапа окончательной подготовки
Эта задача подразумевает получение официального одобрения результатов этого этапа проекта и переход к следующему этапу. Это также означает окончание четвертой фазы по методологии ASAP.
ГЛАВА 17
Запуск и поддержка системы
На этой стадии рассматриваются вопросы рутинной работы системы SAP. После запуска системы проводится проверка GoingLive, что подразумевает решение вопросов, связанных с повседневными операциями системы, в том числе задачами безопасности и проблемами, о которых сообщают конечные пользователи. Система SAP и транзакции в пределах системы отслеживаются для возможной оптимизации.
Примечание
Крайне важно использовать в работе оригинальный компакт-диск с документацией по методологии AcceleratedSAP… системы, и использовать ее на всем протяжении реализации проекта.
Кроме того, производится измерение полученных преимуществ, как прибыли от вложенных инвестиций, и проект объявляется официально закрытым, хотя оценка полученных преимуществ в свою очередь может привести к повторению цикла внедрения с целью дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.
Поддержка производительности системы
Цель этой деятельности — обеспечение поддержки пользователей SAP и поддержание оптимальных характеристик работы системы, что является крайне важным, особенно в первые недели после запуска.
Цель этой деятельности — анализ потенциальных рисков, которые могут вызвать проблемы в будущем. Обзор должен охватывать следующие вопросы:
• Управление проектом
• Техническое управление проектом
• IT-инфраструктура
• Процесс управления изменениями
• Приверженность персонала своему делу.
В обзоре рассматриваются различные риски, ставящие под вопрос успешное завершение проекта.
Система запускается и начинают выполнять все соответствующие функции.
Поддержка работы
Цель этой деятельности — поддержка пользователей системы SAP. План работы поддержки составляется на стадии окончательной подготовки к запуску, причем работа Справочной системы также отслеживается и отлаживается, в зависимости от результатов обратной связи с пользователями и анализа задокументированных проблем и вариантов их решения. Также проводится обучение ключевых пользователей работе с онлайновой сервисной системой SAP (Online Support System, OSS).
Утверждение результатов реальных бизнес-процессов
Эта задача нацелена на получение подтверждения того, что на реальных данных система SAP работает корректно. Одобряется правильность внесенных настроек и основных данных. Эта задача подразумевает следующее:
• Ежедневное отслеживание транзакций
• Решение спорных проблем, подтверждение того, что все проблемы разрешены эффективно с применением всех необходимых корректирующих мер.
Корректирующие меры могут включать следующие действия:
• Изменение бизнес-процесса
• Модификация кода (в среде АВАР)
• Изменение конфигурации
• Повторные обучающие курсы для персонала
• Дополнительные обучающие курсы по другим модулям и функциональным возможностям.
Конечной целью этой задачи является получение официального одобрения по рабочей среде системы, то есть официального подтверждения успешного завершения проекта.
Окончание проекта
Эта задача подразумевает официальное закрытие проекта, а также рассмотрение и окончательное решение любых оставшихся вопросов.
Эта задача означает начало оценки преимуществ, которые дает предприятию внедрение SAP:
1. Обзор и решение всех оставшихся вопросов. Все позиции базы данных по проблемам идентифицируются, рассматриваются, решаются и закрываются.
2. Обзор бизнес-преимуществ. Результаты внедрения SAP сравниваются с целями и задачами, намеченными в начале реализации проекта. Это также подразумевает создание процедуры оценки полученных преимуществ, которая может использоваться в дальнейшем на постоянной основе.
3. Оценка процесса передачи знаний персоналу. Это подразумевает рассмотрение и документирование ключевых вопросов и выводов по результатам проекта с использованием созданной в процессе реализации проекта базы данных «Вопросы и Ответы» (Q&Adb). Эта информация имеет особую ценность, так как она максимально объективно отображает внутренние процессы, протекающие в недрах организации или предприятия.