Руководитель службы внутреннего аудита периодически отчитывается перед аудиторским комитетом и высшим руководством о деятельности службы внутреннего аудита. Отчеты должны содержать информацию о существенных рисках, проблемах контроля и корпоративного управления, другие сведения, необходимые аудиторскому комитету и высшему руководству для выполнения своих обязанностей.[i]
Руководитель службы внутреннего аудита представляет аудиторскому комитету и высшему руководству:
1) на утверждение ежегодный план деятельности службы внутреннего аудита, а также регулярно отчитывается о его выполнении;
2) ежегодный отчет по оценке надежности и эффективности систем управления рисками, контроля и корпоративного управления;
3) информацию о существенных недостатках систем управления рисками, контроля и корпоративного управления, а также рекомендации по улучшению существующих систем;
4) информацию о результатах и качестве выполнения мероприятий (корректирующих шагов), разработанных менеджментом по результатам проведенных аудитов;
5) информацию о существующих ограничениях, препятствующих службе внутреннего аудита эффективно выполнять поставленные задачи.
Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита:
1) составляют план деятельности, определяющий приоритеты внутреннего аудита и соответствующий целям компании на основании проведенного анализа рисков;
2) своевременно и на должном профессиональном уровне выполняют план деятельности и предоставляют менеджменту отчеты о результатах проделанной работы;
3) оказывают содействие менеджменту компании в разработке мероприятий (корректирующих шагов) по результатам проведенных аудитов, а также отслеживают прогресс в выполнении мероприятий;
4) консультируют менеджмент компании по вопросам управления рисками, контроля, корпоративного управления;
5) поддерживают и взаимодействуют с подразделениями (функциями) компании по вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита;
6) координируют деятельность и взаимодействуют с другими функциями контроля (отделом управления рисками, юридическим отделом, службой безопасности);
7) координируют деятельность с внешним аудитором с целью избежать дублирования усилий и минимизировать затраты на аудит;
8) содействуют в расследовании мошенничеств и информируют аудиторский комитет и высшее руководство о результатах расследований;
9) выполняют другие задания и участвуют в других проектах по запросу аудиторского комитета и высшего руководства. Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита уполномочены:
1) иметь прямой и беспрепятственный доступ к аудиторскому комитету;
2) составлять планы деятельности, определять объекты и объемы аудита, принимать решения о частоте проведения аудитов;
3) запрашивать и получать беспрепятственный доступ к любым активам, документам, бухгалтерским записям и другой информации о деятельности компании, делать копии документов;
4) изучать и оценивать любые документы, запрашиваемые в ходе выполнения аудиторских заданий, и направлять эти документы или соответствующую информацию аудиторскому комитету и высшему руководству;
5) запрашивать и получать необходимую помощь сотрудников подразделений, в которых проводится аудит, а также помощь сотрудников других подразделений компании;
6) доводить до сведения аудиторского комитета и высшего руководства любые предложения по улучшению существующих систем, процессов, политик, процедур, методов ведения деятельности, а также комментарии по любым вопросам, относящимся к ведению внутреннего аудита;
7) при необходимости привлекать сторонних экспертов при выполнении аудиторских заданий.
Руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита не должны:
1) выполнять никакие функциональные обязанности в компании, не связанные с деятельностью внутреннего аудита;
2) инициировать или утверждать транзакции, не относящиеся непосредственно к деятельности службы внутреннего аудита;
3) руководить действиями сотрудников других подразделений (функций), за исключением случаев, когда эти сотрудники назначены участвовать в выполнении аудиторского задания;
4) участвовать в какой-либо деятельности, которая могла бы нанести ущерб беспристрастности их оценки или восприниматься как наносящая такой ущерб;
5) использовать конфиденциальную информацию в личных интересах или любым другим образом, противоречащим законодательству или могущим нанести ущерб компании;
6) принимать в подарок ничего, что могло бы нанести ущерб их профессиональному мнению или восприниматься как наносящее такой ущерб.
В соответствии с планом внутреннего аудита должны осуществляться все этапы проверки.
Служба внутреннего аудита имеет право:
1) проверять первичные документы, учетные регистры, планы, сметы и другие документы по финансово-хозяйственной деятельности;
2) обследовать территорию предприятия (цеха, складские и служебные помещения, строящиеся объекты);
3) проводить инвентаризацию имущества и обязательств предприятия;
4) опечатывать места хранения документов и ценностей (сейфы, кассы, склады, архивы);
5) проверять, насколько верно отражены хозяйственные операция в бухгалтерском учете;
6) при необходимости представлять интересы предприятия в суде и арбитражном суде.
Служба внутреннего аудита несет ответственность:
1) за своевременность представления руководству предприятия заключений о состоянии бухгалтерского учета и отчетности;
2) составление учредительных и внутрихозяйственных документов в соответствии с действующим законодательством;
3) предложения и рекомендации, данные аудитором в ходе проверки.
На предприятиях, где работает служба внутреннего аудита, значительно выше уровень сохранности имущества, организации бухгалтерского учета и достоверности отчетности.
Для эффективного функционирования системы внутрихозяйственного аудита необходимо соблюдение следующих требований:
1) наличие персонала с четко определенными правами и обязанностями;
2) разделение обязанностей на предприятии;
3) создание необходимых условий для работы службы внутреннего аудита (выделение помещения, специалистов, наличие нормативной и справочной базы данных и т. п.);
4) повышение квалификации сотрудников службы внутрихозяйственного аудита;
5) определение уровня оплаты труда работников службы внутреннего контроля.
Аудитору разрешается:
1) проверять документы финансово-хозяйственной деятельности (первичные документы, бухгалтерские регистры, сметы, планы, наличие денег и ценных бумаг в кассе);
2) знакомиться с приказами, постановлениями собрания акционеров, учредителей, распоряжениями должностных лиц, проектами и уже заключенными с другими организациями договорами;
3) обследовать объекты строительства, цеха, складские и служебные помещения;
4) проверять сохранность имущества у материально ответственных лиц;
5) проводить полную или частичную инвентаризацию имущества и обязательств организации, опечатывать места хранения ценностей и документов (сейфы, кассы, склады, кладовые, архивы);
6) организовывать подготовку перед проверками внешнего аудита и налоговой инспекции;
7) проводить проверки выполнения сотрудниками своих обязанностей.
При организации работы службы внутреннего аудита используют следующие типовые формы документов:
1) набор основных вопросов для руководителей и работников бухгалтерии;
2) блок-схемы и графики;
3) специально разработанные тесты;
4) специальные бланки и проверочные листы;
5) перечни замечаний, протоколы или акты.
Служба внутреннего аудита организации самостоятельно разрабатывает методики, порядок изучения и оценки финансово-экономической системы. По результатам такого изучения и оценки финансово-экономической системы планируют процедуры проверки.