• Разберите старые документы и разместите их по годам. Очень сложно найти необходимый документ в переполненном шкафу. Разберите его и упакуйте документы за прошлый год в помеченный контейнер.
• Запишите в свой календарь дни рождения на весь год. Перед наступлением новогодних праздников просмотрите старый календарь и перепишите из него в новый каждый день рождения и годовщину. Вам останется просто бросить взгляд на календарь, чтобы вспомнить дату какого-либо события.
• Сложите скрепки для бумаг в магнитную коробочку. Канцелярские товары для офисов, в частности скрепки, продают в больших коробках, которые занимают много места на столе. Используйте магнитную коробочку для хранения скрепок, чтобы они не валялись везде, где только можно, а остальные канцелярские принадлежности сложите в ящик стола.
• Распределите поздравительные открытки по праздникам в папке. Очень полезно всегда иметь под рукой поздравительные открытки для дней рождения, годовщин и праздников. Купив открытки, поместите их в специальную папку, чтобы они не помялись. Вы же не хотите, чтобы тот, кому вы дарите открытку, думал, что она лежала у вас не один месяц.
• Сложите ручки, карандаши и ножницы в высокий стакан на рабочем столе. Ваш рабочий стол в начале каждого рабочего дня должен быть чистым и аккуратным. Не всегда удобно держать канцелярские товары в верхнем ящике рабочего стола хотя бы потому, что он не предназначен для того, чтобы вмещать двадцать ручек, карандашей и маркеров. Поставьте на рабочий стол красивый стакан или кувшинчик для ваших письменных принадлежностей, чтобы они были под рукой и все в одном месте. В зависимости от размеров стакана вы можете положить в него также ножницы и все остальное, что необходимо.
• Еженедельно переносите информацию на диск. Ваш компьютер был когда-нибудь заражен вирусом? Если да, то тогда вы понимаете важность регулярного сохранения данных. Сохраняйте данные, накопившиеся в компьютере, каждую неделю в одно и то же время. Таким образом, вам не придется планировать, когда же это сделать, и вы будете уверены, что вся информация надежно сохранена.
• Переместите все лишние предметы со стола. Столы часто захламляются множеством ненужных в повседневной работе вещей. Сложите их в ящик стола и освободите себе место для работы.
• Очистите электронный почтовый ящик. Еженедельно разбирайте электронную почту: удаляйте старые письма и просматривайте оставленные для дальнейшего рассмотрения.
• Регулярно проверяйте электронную почту и сразу же отвечайте. Проверяйте электронную почту несколько раз в день и сразу удаляйте спам, чтобы лапка для входящих не была переполнена.
• Воспользуйтесь блокнотом. Положите блокнот рядом с телефоном, чтобы можно было быстро записать сообщение.
• Лишние ручки, карандаши и маркеры сложите в маленький пластиковый контейнер. Если у вас есть кладовка, вы можете сложить дополнительные письменные принадлежности в пластиковый контейнер и поставить на полке в кладовке. Наклейте ярлычок на коробку, чтобы ее можно было легко найти.
• Соберите все компьютерные диски в коробку с крышкой. Если компьютерные диски хранить неправильно, они пылятся и царапаются. Храните компакт-диски и дискеты в коробке с крышкой, чтобы они не повредились.
• Воспользуйтесь большим календарем для записи всех семейных событий. Повесьте большой календарь на стене, чтобы отслеживать события, происходящие в семье, такие как спортивные соревнования у детей, походы в гости, родительские собрания и т. д.
• Поместите важные документы и ценности в безопасное место. Храните все важные документы, такие как свидетельства о браке и рождении, паспорта и т. д., в безопасном месте. Лучше всего для этого подходит небольшой несгораемый сейф в вашем доме.
• Держите на рабочем месте дополнительный комплект необходимых мелочей. Будьте готовы к непредвиденным обстоятельствам. Держите в столе, шкафчике или на рабочем месте лишнюю пару очков, контактных линз и т. п.
• Используйте только одну систему хранения документов. Разработайте для себя систему хранения документов — алфавитную, хронологическую, тематическую — и придерживайтесь ее. Будьте последовательны.