Подгон ширины столбца под содержимое ячеек
Чтобы подогнать ширину столбца под содержимое ячеек, достаточно дважды щёлкнуть по правой границе заголовка нужного столбца. Эту операцию можно совершить с неограниченным количеством столбцов одновременно, выделив их все.
Закрепление областей
При работе с большими таблицами иногда чувствуешь себя заблудившимся в документе: заголовки колонок остались далеко сверху, а заголовки строк — далеко в стороне (как бы "за кадром"). К счастью, в Excel есть функция "заморозки" заголовков. Для её активизации нужно выделить ячейку и выбрать пункт "Закрепить области" в меню "Окно". После этого слева и сверху от выделенной ячейки все строки и столбцы будут "заморожены" — они будут постоянно присутствовать на экране, в то время как по остальным ячейкам можно свободно осуществлять навигацию.
Предотвращение дальнейших пересчётов формулы
Иногда бывает нужно получить значение формулы, которое бы в дальнейшем автоматически не пересчитывалось. Например, если мы хотим вставить в документ дату и время его создания при помощи функции ТДАТА. Чтобы функция не пересчитывалась при общем пересчёте листа (в том числе в момент его открытия), можно сделать следующее: скопировать эту ячейку и вставить обратно, с помощью специальной вставки, указав, что вставлять будем только значение.
Предотвращение печати некоторых ячеек
Если вы хотите, чтобы некоторые ячейки Excel не печатались, а на их месте была девственная пустота — это очень просто сделать. Не нужно использовать инструмент "Скрыть" из меню "Окно", так как в этом случае легко самим забыть, что именно вы скрыли. Попробуйте просто сделать шрифт в этих ячейках белым: "Формат" — "Ячейки…", затем на вкладке "Шрифт" в списке "Цвет" выберите "Белый" — в результате эти ячейки на печати абсолютно не будут просматриваться.
Формат с заданным условием
При задании форматов ячеек можно учесть, в частности, что окончания слов в единственном и множественных числах различны. Условие в формате задаётся с помощью квадратных скобок. Например, формат [>=5] 0" дней"; [>=2] 0" дня"; 0" день" означает: — если число в ячейке больше или равно 5, печатать число и текст "дней"; — если число меньше 5, но больше или равно 2, печатать число и текст "дня"; — в остальных случаях печатать число и текст "день".
Расчёты с поиском нужных значений
Если у вас имеются таблицы, например, платежей в разные дни в рублях, а вам требуется пересчитывать их в доллары по курсу на день платежа, то вы можете воспользоваться следующим подходом. Допустим, в столбце А у вас расположены даты платежей, в столбцах В и D — платежи в рублях за данный день.
А в столбцах С и Е вы хотите поместить соответствующие величины в долларах по курсу на день платежа. Тогда вы можете создать лист под названием Курс, в столбце А задать даты (с первой строки и подряд без пропусков!), начиная с интересующей (например, с 1.01.99), в столбце В задать курс. И теперь вам будет достаточно ввести в ячейке С1 формулу =В1/ИНДЕКС(Курс!$В:$В;$А1-ДАТАЗНАЧ ("31.12.98");1). А затем копировать её в те ячейки, где должны быть показаны платежи в долларах. Например, при копировании этой формулы в ячейку Е3 в формуле автоматически будет преобразовано В1 в D3 и $А1 в $А3. В результате платёж в рублях из ячейки D3 будет поделён на курс, взятый с листа Курс из столбца В и строки с номером, определённым как разница между датой платежа из ячейки А3 и 31.12.98, что и соответствует нужной дате, если курсы заданы с 01.01.99.
Второй и лучший вариант решения данной задачи — использовать формулу =В1/ПРОСМОТР($А1;Курс!$А:$А;Курс!$В:$В). Тогда даты с курсами могут иметь пропуски, так как если функция ПРОСМОТР не может найти заданного значения (дата из ячейки $А1) в ячейках поиска (столбец А с датами листа Курс), то используется максимальное значение из меньших, чем искомое значение.
В английской версии Excel соответствующие функции называются INDEX, DATAVALUE и LOOKUP.
Данный подход легко использовать при решении аналогичных задач.
Шаблоны книги и листа
Если вам приходится создавать однотипные формы документов, то следует один раз создать шаблон документа, а потом уже создавать новые книги Excel на основе данного шаблона. Для этого надо сделать образец книги, в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как", в списке "Тип файла" выбрать "Шаблон (*.xlt)", указать желаемое имя шаблона и нажать кнопку "Сохранить". После этого можно будет открывать этот шаблон, как обычную книгу, заполнять необходимыми данными, а сохраняться новая книга будет как файл с расширением. xls, не изменяя тем самым ваш шаблон.