Экономия и удобство
Основные технологии, на которых строится интрасеть, были специально разработаны так, чтобы обеспечить независимость от платформы и общедоступность. Такие технологии как Всемирная "паутина" (World Wide Web) были созданы для того, чтобы дать возможность ученым, работающим на различных платформах, обмениваться информацией через Internet, не тратя времени и сил на подготовку версий одного документа для нескольких платформ. В результате любой пользователь интрасети может просматривать помещенные в ней документы с помощью Web-браузера.
Даже небольшая компания, имеющая только один офис и располагающая сетью скромных размеров, может выиграть от создания интрасети. Выгоды от использования этой технологии увеличиваются вместе с ростом количества сотрудников, размеров сети и числа удаленных сетевых узлов.
По мере роста организации увеличиваются и ее затраты, если информация распространяется среди сотрудников посредством таких традиционных способов как печатные меморандумы и бюллетени. Другие методы распространения информации, такие как электронная почта и совместный доступ к файлам, тоже могут оказаться достаточно трудоемкими и потребовать больших затрат времени на управление.
Публикация документов в интрасети оказывается наиболее рентабельным и быстрым среди всех способов электронного взаимодействия. Каждый сотрудник, который имеет соответствующим образом настроенную рабочую станцию и браузер Web, может читать документы, подготовленные в определенном формате и помещенные на сервер интрасети. Если бы те же документы нужно было представлять в виде файлов в каталоге общего доступа или в виде электронных сообщений, то зачастую пришлось бы создавать несколько копий одних и тех же документов в разных форматах, чтобы сделать их доступными для всех платформ рабочих станций и приложений, имеющихся в организации.
Создав интрасеть, организация может по мере необходимости изменять содержание опубликованных в ней документов с очень небольшими дополнительными издержками. Если в организации, не имеющей интрасети, возникает необходимость изменить и скорректировать содержание разосланного пользователям электронного сообщения, то приходится посылать каждому из них новое сообщение. Почтовый ящик каждого пользователя в таком случае содержит две версии электронного со общения.
Интрасети имеют преимущество и перед другими способами взаимодействия. В интрасети можно создать такие документы, которые предоставляли бы пользователям информацию в реальном времени, например, текущие биржевые сводки или самые последние данные о каком-либо сегменте рынка. Имея практически мгновенный доступ к таким сведениям, сотрудники компании могут более оперативно реагировать на изменения рынка или на действия компаний-конкурентов, а это в свою очередь сказывается на росте доходов компании.
Еще одно достоинство интрасети состоит в том, что, публикуя в ней документы, компания получает обратную связь с пользователями. Например, если документы распространяются в печатном виде или в форме общедоступных файлов на сервере, то невозможно определить, читают ли сотрудники эти материалы. Если же материалы опубликованы на сервере интрасети, то всегда можно проследить, сколько пользователей прочитало их и даже какие именно материалы пользователи читают наиболее часто.
Пользователи находят все новые способы снижения затрат с помощью интрасетей, особенно после того, как появились спецификации, поддерживающие видео-, аудио- и графические форматы документов в Web. Например, многие компании установили в своих интрасетях приложения, позволяющие сотрудникам получать доступ к базам данных компании через браузер Web. Таким компаниям не приходится создавать или приобретать специализированные программы для доступа к базам данных, поскольку вся необходимая информация оказывается доступной через интрасеть. Такие продукты как GroupWise Web Access даже дают возможность пользователям читать электронные сообщения и работать с расписанием с помощью браузера Web. Возможности снижения долгосрочных затрат и повышение удобства работы ограничиваются только вашим воображением и размерами текущего бюджета вашей организации.