Но даже освобожденный от других обязанностей делопроизводитель никогда с работы не уходил раньше начальника отдела, а тот уходил последним и никогда в 18.00. И без дела в отделе никогда не болтался, постоянно на своем рабочем месте был занят. И работа всегда в темпе.
Когда я был начальником оперативно-розыскного отдела и исполнял в отделе обязанности секретного делопроизводителя, к нам приехала московская проверка, среди проверяющих была бывший полковник КГБ, Елена Витальевна, которая еще в КГБ занималась секретным делопроизводством и сама, и руководила такими подразделениями. Елена Витальевна обратила моё внимание на ряд недостатков в оформлении секретных документов. Так, например, у меня в верхнем правом углу лицевой стороны документов, под грифом, если документ исполнялся в единственном экземпляре, стояло не «Экз.№ 1», а «Экз. единств.». Так у нас было принято в таможне еще до того, как я получил секретное делопроизводство. Я начал спорить с проверяющей, взял Инструкцию и по ней начали смотреть ее претензии. К большому своему удивлению, я в Инструкции обнаружил, что правильно «Экз. № 1». Да ведь не логично же, если экземпляр единственный! Но сама Елена Витальевна удивилась еще больше, когда оказалось, что все другие недостатки, на которые она мне указала — не недостатки, а именно в соответствии с Инструкцией.
Понимаете? Вроде бы Инструкция — настольная книга. Но еще — традиции в каждом учреждении. Особенности человеческой психики. Особенно если приходится работать в режиме постоянной спешки.
И с этим постоянно приходилось сталкиваться. Инструкция единая для всех органов, в ней всё подробно расписано, вплоть до того, в каком месте какой штамп должен проставляться, но получаешь секретные документы из разных органов — они все по-разному оформлены, во всех есть отступления от Инструкции. Из милиции (полиции) — там совсем почти всегда всё печально было. Там у каждого делопроизводителя своя Инструкция, что и понятно — количество документов очень велико. В прокуратуре, такое впечатление, Инструкцию никогда и не открывали. Вроде бы, в ФСБ, как в органе контролирующем режим соблюдения гос. тайны, должно быть всё на высоте, но не тут то было. И там такая же картина. Причем, даже в одном региональном Управлении ФСБ, у разных его территориальных подразделений — свой стиль, если можно так выразиться, свои отступления от Инструкции…
А есть еще человеческий фактор. Если у исполнителя или делопроизводителя в работе два–три документа в час — они выглядят одним образом. А если десяток — уже иначе. Вот, как пример, посмотрите здесь https://p-balaev.livejournal.com/1816068.html [или см. здесь Письмо от читателя по поводу Приказа Ставки ВГК №0428. Часть 5. абзац «Но, куда смотрел генерал Онянов»], автор указал на опечатку, в документе за подписью Начальника ГРУ РККА — «Крас-ной Армии», дефис не к месту. Подозрительно? Вроде да. Да не вроде, а однозначно! И фамилия отпечатывается, то «ГОЛИКОВ», то «Голиков». А как правильно и принято, как на других документах? А, ГОЛИКОВ! Подделка!!!
Да вот не факт! И далеко не факт!
«— Марь Иванна! Срочно нужно письмо начальника ГУР отпечатать и фельдъегерю передать для отправки! Срочно! Отпечатали? Давайте на подпись! Быстро!
— Товарищ генерал, я там в спешке написала Крас-ная Армия и фамилию Голиков не совсем как принято. Сейчас перепечатаю.
— Не надо, времени нет. Так пойдет».
Вот теперь представьте, что вы даже получили на руки эту секретную Инструкцию и изучаете, имея ее, какой-нибудь архивный документ на предмет его подлинности, считая, что отклонения от Инструкции — свидетельство возможно подделки. Штамп не в том углу, нумерация не по Инструкции, рассылка не в том месте… Ура, подделка!!!
И вот, я напишу методичку о том, как должны оформляться секретные документы, по этой методичке энтузиасты в деле разоблачения фальшивок бросятся изучать архивные документы и выявят, что они почти все… поддельные. Вот радости-то будет у архивистов, которые и вбрасывают фальшивки!..
И если бы только это! Но есть еще аспекты…
Даже если исследователь архивных секретных документов получит на руки Инструкцию 3-1, и, сверяясь с ней, начнет изучать документы, то результат получится такой, с чем приходится сталкиваться врачам, к примеру. Такое в практике любого врача есть, такие пациенты. Человеку попал в руки «Справочник терапевта», он его начал читать и нашел у себя симптомы почти всех болезней, описанных в этом Справочнике, в панике побежал на прием к настоящему терапевту в поликлинику, да еще скандал закатил тому, потому что его срочно лечить от букета болезней врач отказался.