Все служебные документы подлежат датированию. При этом датой документа является дата его подписания, а для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия. В случае, если документ подлежит утверждению, датой документа является дата его утверждения. Дата на документе проставляется лицом, которое его подписывает либо утверждает, в момент совершения этих действий. Все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением, подлежат обязательному датированию и подписанию.
Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений – индексов, которые присваиваются документам во время регистрации и которые указывают на место составления, исполнения и хранения документов. Индексы входящих и создаваемых учреждением документов состоят из порядковых номеров в пределах группы документов, которые регистрируются и которые в соответствии с задачами поиска могут дополняться индексами по номенклатуре дел, вопросам деятельности, исполнителям и т.д. Составные части индекса отделяются одна от другой косой чертой. Индекс совместного нормативного акта должен составляться из индексов учреждений, его издавших.
В случае необходимости в оценке целесообразности документа, его обоснованности и соответствия требованиям законодательства осуществляется согласование проекта документа.
Согласование может осуществляться как в учреждении (со структурными подразделениями, с должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проекте документа, – внутреннее), так и за его пределами (внешнее).
Внутреннее согласование осуществляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ, и дату визирования. В случае необходимости указывается наименование должности этого лица.
Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чём на проекте делается соответствующая отметка.
Замечания обязательно докладываются лицу, которое подписывает документ.
Проекты нормативно-правовых актов учреждения проверяются работниками юридической службы учреждения на соответствие их законодательству и визируются ими на первом образце на обратной стороне последнего листа проекта акта.
Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается проект документа, его личную подпись и дату согласования. В случае, когда согласование касается более трёх учреждений, составляется «лист согласования», о чём делается отметка в самом документе на месте грифа согласования.
Засвидетельствование документа осуществляется путём его подписания, утверждения и проставления печати.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их компетенцией. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы подписываются только руководителем либо его заместителем, причём подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов и фамилии. В случае направления документа одновременно нескольким учреждениям вышестоящего уровня руководителем подписываются все экземпляры документов. Подписывается только оригинал, когда документ направляется одновременно нескольким организациям, которые относятся к сфере управления учреждения. При этом оригинал остаётся в делах учреждения, а на места рассылаются заверенные канцелярией экземпляры.
Документы подписываются, как правило, одним лицом. В случаях, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц, например, при составлении финансовых документов, он подписывается двумя либо несколькими лицами, подписи которых размещаются одна под другой в соответствии с должностью. В случае подписания документа несколькими лицами, имеющими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании этого органа и секретарём.
Документы могут подписываться лицами, выполняющими обязанности конкретного должностного лица, либо его заместителями. При этом обязательно указываются должность лица, подписавшего документ, и его фамилия с добавлением в тексте подписи пометок «и.о.», «зам.».