Порядок размножения документов средствами множительной техники определяется руководителем учреждения, а необходимость размножения отдельных документов – руководителями структурных подразделений. Размножение небольших по объёму документов может осуществляться непосредственно с помощью средств оргтехники. Размножение больших по объёму документов должно осуществляться специализированным подразделением (множительным цехом) по таким правилам:
– для выполнения множительных работ исполнитель заполняет заказ, который подписывает руководитель структурного подразделения;
– документы на размножение передаются в множительный цех вместе с заказом. При этом заказу присваивается номер, отмечается дата его передачи, устанавливается срок выполнения заказа;
– заказы регистрируются в специальном журнале учёта работы множительного цеха. Лицо, которое получает размноженный документ, расписывается на заказе с отметкой даты получения;
– оригиналы документов после изготовления с них копий возвращаются по принадлежности.
Определенные особенности имеет подготовка и оформление документов к заседаниям коллегиальных органов.
Заседания коллегиальных органов осуществляются в соответствии с утверждёнными планами их работы и по мере необходимости. В плане работы коллегиального органа указываются содержание вопросов, дата рассмотрения, фамилия докладчика и наименование структурного подразделения, которое готовит документы для рассмотрения коллегиальным органам, срок подачи документов. Руководители структурных подразделений заблаговременно подают для включения в план работы коллегиального органа перечень вопросов, которые они считают необходимым рассмотреть на его заседании. К перечню прилагается справка о мотивах внесения вопроса на рассмотрение коллегиального органа.
Документы по вопросам, которые выносятся на рассмотрение коллегиального органа, должны подаваться не позже чем за пять дней до заседания. К ним относятся:
– докладная записка (адресованная коллегиальному органу), в которой основательно изложены вопросы с выводами и предложениями;
– проект решения коллегиального органа, а в случае необходимости и проект приказа;
– справка о согласовании проекта с заинтересованными структурными подразделениями и другими учреждениями;
– список лиц, которые приглашаются на заседания коллегиального органа.
О каждом собрании коллегиального органа составляется протокол, который оформляется в соответствии с правилами.
Свое закрепление нашел и порядок обработки и рассылки исходящих документов.
Исходящие документы, в том числе изготовленные на ПК, обрабатываются и посылаются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позже следующего рабочего дня. Не допускается рассылка или передача документов без регистрации их в канцелярии. При этом обязательно проверяется:
– правильность оформления документа и размещения на нём всех реквизитов;
– правильность указания адреса;
– наличие всех необходимых подписей на документе и дополнениях к нему;
– наличие виз на копии документа, которая остаётся в делах учреждения;
– наличие на документе отметки о дополнениях;
– соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
На оригиналах документов, которые подлежат возвращению, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп «Подлежит возвращению». Документы, которые посылаются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте.
В регистрационной карточке или журнале указываются номер исходящего документа, дата регистрации, заглавие (краткое содержание) документа и номер дела, в котором будет сохраняться его копия. Оригиналы приказов, планов, отчётов, протоколов и т.д. остаются в учреждениях, которые являются авторами этих документов. В другие учреждения посылаются их заверенные копии.
Организация контроля за исполнением документов представляет собой один из важнейших этапов надлежащего осуществления деловодства. Задачей такого рода контроля является обеспечение своевременного и качественного их исполнения. Контролю подлежат зарегистрированные документы, в которых установлено то или иное задание.
Контроль за исполнением документов включает такие виды работ:
– постановку документов (поручений) на контроль, формирование картотеки контролируемых документов;