Ставим цели
После того как вы посмотрели на себя со стороны, оценили свою готовность к аутсорсингу, необходимо поставить цели, которых вы хотите достичь, передав часть процессов стороннему подрядчику. Я уже упоминала об этом в начале главы – теперь остановимся на целях более подробно.
1. Сокращение прямых и косвенных затрат
В нашей практике были случаи, когда перевод бухгалтерии на аутсорсинг экономил 10–30 % затрат компании. Тем не менее иногда аутсорсинг может потребовать дополнительных финансовых вложений. Больше всего затрат потребуется на подготовительном этапе – для отладки каналов взаимодействия с провайдером услуг. Но эти инвестиции в скором времени окупятся. (В третьей главе мы подробно рассмотрим, как рассчитывается эффективность аутсорсинговых проектов.)
Отдельно подчеркиваю: ваши цели должны быть объективными и достижимыми. Не поленитесь и представьте свои ожидания по снижению издержек в конкретных числах – так вы поймете, насколько реалистичны ваши планы.
2. Улучшение операционной эффективности
В частности, аутсорсинговая компания может помочь в сокращении кассового разрыва.
Покажу на примере. Один наш клиент постоянно затягивал подготовку актов для оплаты заказчикам. Как следствие, приходилось долго ждать согласования и зачисления средств, выручка поступала несвоевременно и образовывался кассовый разрыв. Аутсорсинг помог решить эту проблему: мы подготовили регламент составления актов и частично автоматизировали процесс. В результате акты направлялись клиентам вовремя, согласно условиям, прописанным в договоре. Ситуация значительно улучшилась.
При выборе поставщика услуг особое внимание следует уделять автоматизации. Уточните у аутсорсинговой компании, насколько активно она использует новые технологии в своей работе. Кроме того, обязательно нужно учесть факторы IT-безопасности и сохранности ваших данных.
3. Снижение рисков
Как правило, аутсорсинговые компании страхуют свою деятельность. Если правильно составить договор, свою долю выгоды от этого может получить и клиент.
Довольно часто, перед тем как согласиться работать с клиентом, мы проводим небольшую проверку, чтобы оценить состояние его дел, или, проще говоря, понять, «насколько все плохо» (квалификация наших аудиторов и налоговых консультантов позволяет проводить такую проверку). На основании аудита мы решаем, готовы ли мы дальше вести переговоры о сотрудничестве или нет. Расскажу о случае, произошедшем в одну из таких проверок. В первый день аудита мы задали ряд вопросов главному бухгалтеру нашего клиента – она ответила с видимым трудом. Более того, бухгалтеру оказалось не под силу вывести оборотно-сальдовую ведомость из 1С, так как она не закрыла учет ни на одну дату. Даже на 31 декабря прошлого года – а наша проверка была в июле! Сотрудница пообещала, что все будет готово к утру. Мы с коллегой сразу заподозрили неладное, но не ожидали того, что случилось далее. Придя утром в офис, мы обнаружили, что главный бухгалтер забрала из сейфа свою трудовую, сама себя уволила документально (но так и не сумела выплатить окончательный расчет) и, конечно же, отключила телефон. Позже выяснилось, что компания – из-за фактического отсутствия бухгалтерского и налогового учета – регулярно недоплачивала по налогам. Такая вот история! И таких историй много.
Я ни в коем случае не хочу обидеть штатных бухгалтеров, среди которых, безусловно, есть профессионалы с большой буквы, однако с чисто экономической точки зрения расклад простой: в случае ошибки штатного бухгалтера все штрафы и пени по недоплате налогов лягут на плечи вам; в случае же, если ошибку допустит провайдер, штрафы и пени будут начислены ему, а не вам и покроются его страховкой.
Важно!
В случае ошибки провайдера штрафы и пени по недоплате налогов будут его зоной ответственности.
Подробнее про страховку я расскажу в четвертой главе, а пока отмечу, что если ваша цель заключается в снижении рисков, то при выборе поставщика важно обратить внимание на его страховые полисы, порядок их использования и сумму страхового покрытия убытков. Также помните, что, если вы владеете крупным бизнесом, на аутсорсинговый проект может быть оформлен отдельный полис: таким образом, в случае проблем с провайдером вы сможете рассчитывать на возмещение убытков. Это удобно, но в таком случае аутсорсинговые услуги обойдутся вам дороже.