Вопрос = Как мне поступить, чтобы Б было сделано?
В последнем случае вопрос скорее подразумевается, чем ставится, поскольку в процессе написания документа его абсолютно не требуется озвучивать. И тем не менее вам необходимо озвучить его для самого себя прежде, чем вы сядете писать. В противном случае вы, не будучи уверены в вопросе, можете запутаться.
В нашем примере это вопрос «Как?». Когда бы он ни возникал, ответом на него будут «шаги-действия». У нас они показаны на рис. 14. Обратите внимание на то, что затруднение и ответ на вопрос на схеме поменялись местами, потому что ответ здесь становится следствием действий, направленных на решение проблемы.
Рассмотрим другой пример. Предположим, вы отвечаете за составление справочника, в который сотрудники вашей компании постоянно вносят дополнения и изменения. Вы хотите быть уверенным в том, что все они делают это одним способом и в единой форме. Итак:
Ситуация = У нас есть справочник, описывающий все направления деятельности, в котором учитываются и особо отмечаются возможные недостатки. Время от времени данные уточняются.
Затруднение = Чтобы уточнения были адекватными и совместимыми, необходимо, чтобы они вносились в одной форме.
Вопрос = (Какова процедура внесения уточнений?)
И вновь вопрос скорее подразумевается во Введении, чем прямо ставится в нем. Покажем это схематично:
Ситуация = Вы делаете А.
Затруднение = Необходимо сделать это способом Б. ,
Вопрос = Что такое способ Б?
Запросы и требования о предоставлении необходимых ресурсов — еще один распространенный вид бизнес-документов. Умение эффектно попросить необходимое действительно дорогого стоит.
|
Рис. 14. Заседание торговых представителей. |
|---|
 |
В этом случае основным вопросом для читателя всегда будет: «Следует ли удовлетворить запрос?» И вновь вопрос скорее подразумевается, нежели прописывается. В этом случае структура будет примерно такая:
Ситуация = Чтобы освоить новую систему обработки данных, отделу требуются четыре сервера и три принтера общей стоимостью ...
Затруднение = Без этих расходов новая система не может быть освоена.
Вопрос = Разрешить ли эти расходы?
Таким образом, во Введении уместно только описание ситуации. Затем уже в самой структуре магической пирамиды обосновывается необходимость запроса в связи с целями, которые ставятся.
Например: Нам эти ресурсы необходимы для того, чтобы:
Значительно уменьшить издержки по реализации проекта.
Эти ресурсы помогут увеличить продуктивность компании в целом.
Эти ресурсы создадут новые возможности для организации системы услуг.
Часто - особенно в консалтинговых компаниях - в документах перечисляются проблемы клиента, которые нужно решить. Структура любого документа «Как сделать то-то и то-то...» выглядит так:
Структура Введения в такой документ зависит от того, о чем вы сообщаете читателю. О том ли, что он никогда не делал раньше, или о том, как исправить что-то, что он уже делал и делает. Доклад о роли Совета Директоров, приведенный во второй главе на стр. 19, - пример первого типа:
Ситуация = Необходимо сделать А.
Затруднение = Нет условий, чтобы это сделать.
Вопрос = Как создать эти условия?
Пример для второй ситуации. Допустим, вы составляете документ для компании, имеющей информационную систему, рыночные прогнозы которой не оправдываются. В компании хотят, чтобы вы помогли им исправить положение дел. Структура документа должна быть такой:
Ситуация = В компании система А.
Затруднение = Она работает плохо.
Вопрос = Как исправить ее, чтобы она работала хорошо?
Главным здесь является то, что вы начинаете с описания именно той маркетинговой системы, которая принята в компании (см. рис. 15). Затем вы изменяете весь процесс так, как он должен идти по вашему мнению. Разница
между первой и второй картинами поможет вам определить действия, которые нужно предпринять. Эти действия должны стать утверждениями ключевой линии.
Наглядное сравнение двух процессов необходимо до того, как вы сядете писать документ. Вполне вероятно, вы не сомневаетесь в том, что знаете все детали, поскольку давно обдумываете эти проблемы. Но если вы опишете их без сравнительной взаимосвязи, велик шанс, что вы не заметите чего-то важного. У вас не может быть уверенности в абсолютной правильности ваших предложений, если вы не сравните процессы шаг за шагом. К сожалению, мы очень часто сталкиваемся с неполным обдумыванием проблем. Вот почему подчеркиваем значение комплексного, яркого сравнения. Наглядный пример нецелостного мышления приведен нами в главе третьей «Доклад о предложении Большого Босса».