«В итоге структура высшего управления, рекомендованная в этой главе, состоит из Правления «Ритц-Райян», Председателя и Управляющего Директора. Три руководителя исполнительных подразделений отчитываются напрямую перед Управляющим Директором, каждый за свое направление деятельности. Эта перестройка управления и системы отчетности позволит улучшить работу всей Группы. Только более четкое и однозначное изменение структуры руководства может привести к этим улучшениям и позволяет Группе использовать все рыночные возможности, о которых говорится далее».
Заключение такого рода написать нетрудно, если, конечно, вы помните то, о чем говорили. Однако обратите внимание на то, чтобы сохранить те же интонацию и манеру подачи материала, которыми вы пользовались в предшествующем тексте. Поскольку в структуре магической пирамиды вы наглядно видите все эти положения, все, что вам остается сделать, это соединить их вместе и преподнести читателю на блюдечке.
Как бы вы ни использовали логические переходы и заключения, основным вашим стремлением должно стать стремление облегчить восприятие и обдумывание написанного вами насколько это возможно. Ведь читатель едва ли предрасположен к анализу и логическому осмыслению, к тому же его понимание предмета может абсолютно не совпадать с вашим, даже если предмет или проблема относятся к сфере его деятельности или к работе его компании. Вы и ваш читатель совершенно по-разному не только воспринимаете текст, но и интерпретируете суждения о предмете.
Соответственно вы должны быть готовы к тому, что в конце длинного временного промежутка или существенного отрывка читатель окажется не там, где вы рассчитывали его увидеть. Поэтому вам придется каким-то образом восстанавливать концентрацию читателя, подготовить его к продолжению. Ваш переход от структурно важного отрывка к другому отрывку должен, как это уже было во Введении, захватывать внимание читателя и направлять к ясному пониманию того, что вы докладываете. Желательно, однако, делать это в уважительной манере, коротко, тактично и только тогда, когда это необходимо.
Теоретически при условии, что вы имеете соответствующее Введение, выдержали структуру документа, руководствуясь правилами магической пирамиды, вам нет необходимости формулировать итоговое заключение документа.
Вы ясно и понятно разъяснили читателю вопрос вначале и в безупречной логической манере ответили на него.
И тем не менее вы, вероятно, будете испытывать психологическую потребность закончить документ вежливой фразой, а не просто оборвать его. Тенденция заканчивать документы своего рода приглашающим пожеланием -«если вы имеете какие-нибудь дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь задавать их» - безусловно, отражает эту потребность.
Очевидной, возможно даже слишком очевидной манерой указывать на окончание объемного документа является линия звездочек, выставленная посреди страницы, которую иногда называют «закатной». Обычно после этой «закатной» линии последний параграф начинают словами «В заключение...» и вновь подчеркивают, выделяют и повторяют главную мысль всего документа. Однако, если вам нравится такой подход, постарайтесь избегать обрезанных и искореженных суждений. Не допускайте подобных пустых высказываний:
«Этот доклад содержит наши рекомендации для реорганизации компании и указывает на те конкретные действия, которые должны быть предприняты каждым отделом компании».
Желательно подобрать такие слова и выстроить заключительное суждение документа так, чтобы не только подвести формальный итог сказанному, но и лишний раз воздействовать на читателя - создать у него определенное настроение. По крайней мере, именно это советовал делать Аристотель.
Определенное настроение у читателя в конце бизнес-документа, вероятно, может создавать новый вопрос, но мы полагали бы, что в конце документа у читателя должны возникать необходимость или желание немедленно действовать. Исходя из этого, желательно наметить для читателя либо новое направление мысли, либо направление действия, для которых ему пригодятся почерпнутые из вашего документа знания и сведения. Такое побудительное окончание может иметь форму философского обобщения или руководства к действию. Авраам Линкольн в своей второй инаугурационной речи использовал обе формы одновременно:
«Без гнева и с благодарностью ко всем, с уверенностью в правоте, которую дает нам Бог, приложим все усилия, чтобы закончить начатую работу. Залечим раны нации - позаботимся о тех, кто вынес тяжесть сражений, о вдовах и сиротах