- сделаем все, что может и должно быть сделано. Пусть мир и покой воцарятся между всеми и во всех народах».
Конечно же, вы будете стараться построить окончание своего документа так, чтобы оно соответствовало и обсуждаемому предмету, и запросам читателя. Вот почему нет и не может быть стандартных схем соответствующих окончаний.
Так, президент авиационной компании, возможно, был бы раздражен слишком сильными эмоциями, выраженными в окончании документа, в котором его официально убеждают принять новую систему планирования. Но если бы речь шла о макроэкономических проблемах, которые непосредственно влияют на его сферу деятельности, этот же президент с пониманием отреагирует на повышенную эмоциональность изложения.
Если вы настаиваете на дополнительных выводах в конце документа, желательно, чтобы они развивали идеи, изложенные в документе так, как, например, это сделано в заключительном параграфе доклада, посвященного техническим возможностям создания в Европе системы обмена технической литературой при помощи компьютерных сетей:
«Если испытание системы пройдет успешно, то в дальнейшем это окажет значительное влияние на обмен научной и технической информацией в Европе: и в промышленности, и в коммерции, и между профессионалами, и между учеными. Успешная реализация системы позволит создать общий рынок информации, на котором будут доступны все виды источников не только для государственных собраний, но и для всех других пользователей: коммерческих и частных. Это может привести не только к улучшениям в существующей стандартизации, но и к развитию абсолютно новых стандартов. Мы полагаем, что у проекта блистательные перспективы, и готовы работать с вами над внедрением пилотного варианта».
Как вы уже поняли из наших соображений и тона высказываний, мы не призываем писать заключительные параграфы только потому, что многим будет трудно написать их хорошо. Простой прагматизм и практицизм диктуют: можно обойтись без них. Но случается так, что вам действительно необходимо написать окончание документа. Это бывает, когда вы имеете дело с прогнозируемыми в будущем действиями.
В некоторых случаях вы пишете очень длинный документ и в нем рекомендуете систему действий, которые необходимо предпринять читателю. Он предпринимает их, но его деятельность на этом не заканчивается. Возможно, через некоторое время он решит двигаться дальше. Чтобы обеспечить дальнейшие шаги, вы заканчиваете документ разделом «Дальнейшее развитие». Единственное правило, которого необходимо придерживаться при его написании, — это писать только то, что не вызывает новой порции недоуменных вопросов у читателей. То есть рекомендуемые действия должны быть логически очевидны.
Допустим, вы рекомендуете клиенту купить какую-то компанию. Вы с большой вероятностью полагаете, что он все-таки соберется сделать это. После тридцати великолепных страниц с доказательствами того, насколько это блестящая идея, вы подводите итоги. Вы называете его «Следующие шаги» и пишете нечто вроде: «Если вы полагаете, что это хорошая покупка, тогда вам следовало бы:
• позвонить нынешнему владельцу компании и пригласить его на ланч,
• позвонить в банк и убедиться в том, что деньги будут подготовлены к тому моменту, когда они вам понадобятся,
• обратиться в комиссию по приобретениям и урегулировать все административные вопросы»
Ясно, что читатель вряд ли спросит вас: «Почему именно на ланч? Почему бы не на обед?» Все это самоочевидные вещи, и потому они могут быть приняты без размазывания манной каши по тарелке. Если же вы, напротив, поднимете какие-то принципиальные вопросы в заключении, вам придется включать их в структуру текста и обосновывать, а кроме того, связывать их и по горизонтали, и по вертикали с другими положениями уже вроде бы подготовленного документа.
Глава 5
Как мы уже убедились, ясный и понятный письменный документ появляется как результат назначения точного взаимоотношения между группами суждений об одном предмете. Организованные, эти идеи всегда будут обра-зовывать пирамидальную структуру, отражающую различные уровни абстракции и связей.
Суждения и идеи в пирамиде связаны потрем направлениям: с верхним уровнем, с нижним уровнем и на одном уровне между собой. Идея уровнем выше резюмирует идеи, объединенные в подчиненную группу, в то время как нижние идеи поддерживают или объясняют верхнюю. В то же самое время идеи внутри группы выстраиваются в логическом порядке. Этот порядок зависит оттого, как-индуктивно или дедуктивно - выстроены идеи в группе.