Если моя догадка точна, то пункты 1, 3 и 5 являются действиями, предшествующими действию, описанному во втором пункте, по сути, причинами пункта 2. Однако пункт 2 в структуре документа расположится на одной логической линии, что и пункт 4, поскольку, чтобы пригласить людей на заседание комиссии, я, как правило, должна уже иметь повестку, то есть представление о вопросах и компетентности тех, кто их будет обсуждать. Очевидно, что направить участникам необходимую информацию я могу, только определив круг адресатов. А чтобы работать было легко, я должна организовать место заседания так, что каждому будет удобно высказываться. В результате главными пунктами становятся 2, 4, б и 7.
Мы рассмотрели относительно простой пример, в котором порядок высказываний о действии и сами действия очевидны. Однако иногда вы будете сталкиваться с документами, действия в которых представлены так, как если бы они были рассуждениями, иногда многословными.
В большинстве случаев пространные рассуждения о причинах тех или иных проблем подразумевают или предполагают указания на конкретные действия, которые необходимы для устранения этих проблем. Поскольку читателю всегда более интересны конкретные советы, чем негативные сведения о наличии проблем, имеет смысл представлять рассуждения в форме положительных рекомендаций. Например, положим, вы организуете на бумаге следующие выводы.
1. Хотя усилия компании, направленные на поддержание высокого уровня продаж, уже достаточно велики, в недалеком будущем потребуются дополнительные меры для того, чтобы сохранить и улучшить конкурентоспособность.
2. Требуется увеличить усилия торгового персонала в развитии сервиса телефонных продаж.
3. Особое внимание необходимо уделить конкурентоспособности функционирования головных офисов продаж.
4. Представители на местах, вероятно, не могут организовать свою работу оптимальным образом для того, чтобы полностью реализовать свой потенциал в продажах.
5. Необходимость увеличения мерчандайзинга и потребность в дополнительных способах продаж диктуют необходимость расширить объем ресурсов, выделяемых на мерчандайзинг.
6. Значительное увеличение штата продавцов потребует от компании сформировать новые региональные отделы и создать дополнительные управленческие структуры.
7. Стратегию развития продаж на местах необходимо довести до сведения всех полевых сотрудников.
8. Стандартизация количественных показателей необходима для общего руководства и оценки достаточности ресурсов для увеличения продаж.
Первым делом вам пришлось бы переписать эти пункты так, чтобы подразумеваемые действия были бы более ясно выражены. Это означает, что придется переформулировать все пункты, кроме первого, примерно так.
1. Расширить штат телефонных продавцов.
2. Подготовить специально обученных продавцов, работающих с большими объемами продаж в штаб-квартирах.
3. Сократить процесс обработки региональных счетов.
4. Нанять мерчандайзеров на неполный рабочий день.
5. Создать дополнительные региональные структуры и уровни управления.
6. Разработать стратегию продаж.
7. Стандартизировать количественный учет работы продавцов.
Ясно, что данный перечень не полностью соответствует требованиям к окончательному выводу как к наглядному «продаваемому» мыслительному продукту. Но на подготовительной стадии, когда вы только структурируете свое мышление, это не так важно. Прием в данном случае состоит в том, чтобы приблизительно определить, какие действия подразумеваются, исходя из причин и следствий, а затем ясно перечислить эти действия.
Теперь вы определенно можете заметить, что положения 2, 3 и 5 касаются расширения штата, то есть направлены на увеличение числа сотрудников, занятых в продажах напрямую. А пункты 4, б и 8 относятся к управлению продажами. Пункт 7 оказывается в гордом одиночестве. В итоге получается три пункта:
• разработать стратегию продаж,
• увеличить штат сотрудников, напрямую связанных с продажами,
• эффективнее управлять процессом продаж и торговыми работниками.
Зачем мы собираемся проделывать все это? Вероятно, чтобы сохранить ведущее положение среди конкурентов. Что получится, если мы выполним все это? Вероятно, мы значительно обгоним наших конкурентов. Поэтому вы могли бы еще потратить немного усилий, и на новом чистом листе бумаги построить пирамидальную структуру, которая показана на рис. 48.
В заключение этого раздела я бы хотела еще раз остановиться на том, что вы не можете объединять идеи и высказывания, имеющие отношение к конкретным действиям, руководствуясь только внешним сходством и не учитывая их очевидные следствия. Если вы объедините их только по внешнему сходству, то обнаружите, что не только не достигли взаимной исключительности группирования этих идей, но и не можете оценить, насколько целостно и полно описан весь спектр действий.