Делегирование и аутсорсинг в бизнесе и в жизни Тема довольно актуальная и требующая особого внимания в настоящее время. Но для начала давайте определимся с терминологией.
Что же такое делегирование? Делегирование – это передача части Ваших дел в управление подчиненным Вам людям.
Например, вы наняли уборщицу сами и сами же контролируете выполнение ее работы и отдаете указания, что, где и как надо убрать и сделать.
Что же такое аутсорсинг? Аутсорсинг – это передача Вами или Вашей компании части непрофильных функций в управление другой компанией, или группе людей, которые Вам не подчинены.
Все на том же примере рассмотрим обращение к клининговой компании, с которой Вы заключаете договор, и которая сама будет осуществлять контроль над исполнением работ любого человека, назначенного ими самими для уборки Вашей квартиры или дома. Сама компания определяет не только человека, но и объем работы, и количество приходов в дом для уборки, и качество выполненных работ. Вам предоставляется лишь отчет в виде чистоты вашего жилища.
Если делегирование касается бизнеса, то Вы можете нанять копирайтера, системного администратора или еще необходимых Вам для работы людей и самостоятельно осуществлять контроль за исполнением поставленных Вами же задач. Аутсорсинг в бизнесе – это обращение к сторонней компании, где Вам по большому счету не важно, кто, когда и каким образом будет писать вам тексты, обслуживать Ваш компьютер или обновлять программное обеспечение. Вам важен результат – исполнение в срок оговоренного задания.
Теперь давайте разберемся, а зачем Вам необходимо что-то делегировать или аутсорсить? Основные причины:
1. кто-то сделает лучше;
2. нехватка времени, сильная загруженность;
3. для обучения людей своему опыту и дальнейшего роста (при расширении штата, развития бизнеса);
4. для избавления от рутины/для концентрации на основном виде деятельности, на более прибыльных задачах;
5. в случае Вашего вынужденного отсутствия (болезнь, командировка). Хочу обратить особое внимание на то, что в причинах делегирования и аутсорсинга нет пунктов о том, что Вам это делать не нравится, лень, не хочется, Вы устали, Вам надоело. В противном случае, делегируя не по пяти причинам, перечисленным Выше, эти процессы становятся трудными (безрезультатная трата денег, времени, нервов и сил), в результате чего Ваш бизнес потихоньку рушится.
Дела для делегирования и аутсорсинга
1. Дела, касающиеся заработка
Задание: выпишите все дела, которые Вы делаете в течение месяца, для того чтобы заработать денег (все что касается не только самих рабочих процессов, но и лично Вас, Вашего внешнего вида, Вашей манеры поведения, общения, речи и т.д.) Далее, все что Вы выписали, Вы можете развить на 3 условные категории, которые со временем могут перетекать из одной в другую:
• «Я сам»;
• «может другой»;
• «может другой, но я боюсь… (что хуже, дорого, испортит, другим не понравится и так далее)».
В соответствии с этими категориями Вы разносите все свои дела, приносящие Вам деньги, по трём категориям.
Если с двумя первыми категориями все более или менее понятно, то третью категорию, а именно, чего Вы опасаетесь при передаче дел другим, давайте разберем поподробнее. Вы боитесь, что:
a) сделают хуже, чем Вы;
b) человек некомпетентный в данном вопросе;
c) станут делать лучше, чем Вы;
d) потеряете авторитет или статус;
e) не сможете контролировать работу;
f) нежелание рисковать;
g) не сможете научить, объяснить, как правильно это сделать; h) нет ресурсов искать, кому делегировать.
Но существует один нюанс. Если у Вас крупный бизнес, то все вышеперечисленные причины самоуничтожаются, так как в крупном бизнесе Вы всегда сможете выделить деньги, время и силы на делегирование, и крупный бизнес так или иначе всегда ждет и терпит. Другими словами, в крупном бизнесе все эти причины решаемы. Если рассматривать малый и средний бизнес, то здесь нарисовывается следующая картина.
• Причина «хуже, чем Вы» - ей необходимо научиться пренебрегать, научиться решать проблему обучением.
• Вторую причину «некомпетентности людей» тоже нужно решать, давая им тестовые задания для доказательства или опровержения своих доводов.
• Третью причину страха, что кто-то сможет стать лучше Вас, советую вообще не решать. Если действительно есть опасения по этому поводу, не делегируйте этому человеку никаких дел.
• То же самое, что и с предыдущей, советую делать и с четвертой причиной «потери авторитета и статуса».
• Пятая причина страхов делегирования решается несколькими путями: правильным планированием временем или чужими руками.
• «Нежелание рисковать» чаще всего возникает по причине нехватки времени, и чтобы не упустить драгоценные минуты, Вам иногда проще сделать все самому, чем делегировать кому-то другому.
• Чтобы решить седьмую причину, связанную со страхом, что Вы не сможете научить или объяснить другому человеку правильность действий, Вам в первую очередь необходим запас времени.
• «Отсутствие ресурсов» для поиска того, кому Вы будете делегировать, также необходимо решать любыми способами.
Таким образом, Вы видите, что в большинстве случаев при возникновении каких-то преград, каких-то сомнений, Вы просто обязаны решить эти проблемы, предотвратить эти страхи, чтобы эти «но» перенеслись в категорию «сможет другой».
2. Дела по изменению окружения
Что касается Вашего окружения, то для лучшего понимания можно использовать принцип двух рек. Итак, представьте, есть 2 реки, в которой также существует деление на «лузеров», на «середнячков» и на «успешных людей».
Чтобы из «лузеров» перейти в «середнячки» Вам может понадобиться около 2-3х лет. А вот переход из «середнячков» в «успешных людей» может занять довольно длительное время, даже при учете того, что Вы адекватный, целеустремленный и пробивной человек. И виной этому отчасти может стать Ваше окружение, которое не стремиться жить Выше среднего.
Для того чтобы резко изменить свою жизнь, Вы из «середнячков» раз в пять лет должны переходить в новую реку, но на стадию «лузеров», которые в этой реке живут не хуже «успешных людей» в Вашей предыдущей реке.
И как это ни странно, но Вы опять же быстро переходите в категорию «середнячков» и в этой новой реке», стараясь соответствовать большинству. Почему так происходит? Да потому что еще раз повторюсь, на Ваш доход, на Ваш заработок очень сильно влияет ваше окружение.
Так вот дела, которые направлены на изменение Вашего окружения носят более стратегический характер. Это:
• заведение новых знакомств;
• проведение совместных мероприятий с новыми людьми;
• участие или выступления в каких-то программах;
• организация своих мероприятий;
• выпуск каких-нибудь статей.
То есть это те дела, те действия, которые напрямую не касаются заработка денег, но помогают менять окружение.
Задание: выписать все дела, направленные на изменения кружения и так же, как и в предыдущем пункте, распределить их по следующим категориям: «сам», «другой», «другой, но…».
3. Дела для здоровья
Здесь поступаем по аналогии с предыдущими пунктами, выписываем все и распределяем по категориям.
4. Дела, которые связаны с полноценным отдыхом (по аналогии)
5. Всё, что нужно для счастья, для эмоций, для души (по аналогии) Составление списков дел по категориям поможет Вам понять, что конкретно Вы бы хотели выполнять самостоятельно, а что бы хотели точно делегировать. И совсем не обязательно ежесекундно отказаться от дел, которые Вы решили делегировать или аутсорсить. Вам просто необходимо иметь данный список перед глазами, в виде своеобразного чек-листа на будущее.
Распределение дел по выгоде
Для начала давайте разберем несколько обозначений.
Х – это Ваш суммарный доход в месяц (основной доход плюс все дополнительные поступления на ваш счет или наличными).