Финансовые документы, обеспечивающие хозяйственную деятельность организации, классифицируются по следующим признакам.
1. По назначению:
• распорядительные – документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции;
• оправдательные – документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения;
• бухгалтерского оформления – документы, служащие для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе;
• комбинированные – документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления.
2. По содержанию хозяйственных операций:
• материальные – документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей;
• денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации;
• расчетные – документы, используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по финансовым обязательствам.
3. По объему отраженных операций:
• первичные – документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
• сводные – документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени.
4. По способу использования:
• разовые – документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции;
• накопительные – используемые для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций.
5. По числу учитываемых позиций:
• однострочные – документы, содержащие одну учетную позицию;
• многострочные – документы, содержащие две и более учетные позиции.
6. По месту составления:
• внутренние – документы, составленные в организации, для оформления внутренних хозяйственных операций;
• внешние – документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами.
7. По способу заполнения:
• заполняемые вручную;
• заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все финансовые документы в организации группируются в три группы:
1) организационно-распорядительные документы – документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно – эксплуатационной деятельностью;
2) финансово-расчетные документы – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений;
3) документы по снабжению и сбыту – материальные документы.
Правила оформления финансовых документов, составляемых в большинстве случаев по трафаретным формам, регламентируют унифицированные системы банковской, финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации. Образцы финансовых документов и в данном пособии не приводятся.
2.4.6. Документы по снабжению и сбыту
В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Такой документацией являются документы по снабжению и сбыту, документирующие коммерческую деятельность организации, связанную со снабжением материальными ресурсами и сбытом выпускаемой продукции.
Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема сотрудничества предприятий построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.
Договор – соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.
Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам.
Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами Российской Федерации, а также рядом специальных нормативных актов министерств и ведомств Российской Федерации..