В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, индексы переходящих дел должны сохраняться.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (типа «общая документация», общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журналы и т. д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т. д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).
В заголовках дел, содержащих переписку, с различными корреспондентами с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, они не перечисляются.
В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
При обозначении в заголовках дел административно – территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно – территориальных единиц, в заголовках дел не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Если содержание дела касается одной административно – территориально единицы, то го его название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на который составлен план ли отчет.
Если дело будет состоять из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие заголовки дела.
Заголовок приложения к делу, оформленного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этом документе. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно – распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе четыре указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – типовой или примерной номенклатуры дел или согласованный с ЦЭП федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган федеральной исполнительной власти или другую организацию для продолжения дела.
Если в течении года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел, при ее оформлении резервируются свободные места.
По окончании текущего календарного года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Номенклатуру дел печатают обычно в 4-х экземплярах: 1-й экз. – хранится в службе ДОУ; 2-й – рабочий; 3-й – учетный документ ведомственного архива; 4-й – передается в государственный (вышестоящий) архив.