В процессе текущего архивного или оперативного хранения дел ценные и конфиденциальные документы организации подвергаются таким же угрозам, как и во время их движения и обработки в документопотоках.
Помимо известных задач систематизации документов обычного документооборота номенклатура конфиденциальных дел предназначена для решения задач:
1) учета формируемых дел и обеспечения проверки наличия документов и дел;
2) закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников организации к делам с конфиденциальной информацией;
3) учета дел архивного фонда;
4) учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и другой конфиденциальной информации до передачи их в архив.
Табличная часть номенклатуры дел конфиденциальных документов имеет дополнительные графы:
1) гриф конфиденциальности дела;
2) фамилии сотрудников, которым разрешено пользоваться делом;
3) отметку о движении дела (архивный номер, номер и дата об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма);
4) отметка о проверке наличия документов и дел (подписи и дата).
Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру дел конфиденциальных документов правовой основой для разрешения исполнителям работать с документами.
Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников организации, которые допущены к делу и будут с ними работать. Каждое дело должно содержать документы, имеющие примерно одинаковый срок действия грифа конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и открытое дело.
Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности.
После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства и помещается в аналогичное по заголовку дело открытого доступа временного, длительного или постоянного срока хранения. Об изменении или снятии грифа делается отметка на документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.
В целях своевременного снятия грифа конфиденциальности рекомендуется регулярно просматривать учетные картотеки, описи, журналы конфиденциальных документов и выделять те из них которые могут быть удалены из банка защищаемых документов. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия: срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятием. Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.
Номенклатура конфиденциальных дел, составляемая как самостоятельный документ или приложение к общей номенклатуре дел фирмы, должна иметь гриф ограничения доступа, соответствующий уровню конфиденциальности содержащихся в ней дел и документов. Она учитывается как любой внутренний конфиденциальный документ по картотеке подготовленных документов
В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая состоит из следующих операций:
1) проверка закрытия всех заведенных дел и томов;
2) годовая проверка наличия дел и документов;
3) заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;
4) проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок росписью работника участка службы КД;
5) включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;
6) переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;
7) распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.
После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.