Фирма должна также досконально изучить свою внутреннюю жизнь (проверка сотрудников, планирование, анализ продаж, разработка продукции и др.) и определить, насколько сети и другие информационные инструменты облегчают решение самых разных задач.
В нашем отношении к компьютерам и их использованию произошел заметный сдвиг. В детстве компьютеры представлялись мне чем-то огромным и очень мощным. Их устанавливали у себя банки и авиакомпании. Они были инструментами крупных организаций, частью большого бизнеса, который и этой чертой (среди прочих) отличался от мелких фирм с их пишущими машинками.
Но сегодня персональный компьютер (недаром его так назвали !) – инструмент индивида, даже в крупной компании. И теперь мы относимся к компьютеру как к личной вещи, которая помогает в работе лично нам.
Кто работает в одиночку – создает документы, проверяет новые идеи, с помощью персонального компьютера может делать это гораздо лучше. Один из луддитов (участники движения конца восемнадцатого века, выступавшие против внедрения машин) вполне мог спросить: «Разве улучшился бы почерк у Черчилля, пользуйся он текстовым процессором? Или Цицерон стал бы от этого красноречивее, выступая в римском Сенате?» Критики подобного толка почему-то считают: раз гении прошлых эпох обходились без современных инструментов, значит, еще неизвестно, усилят ли творческий потенциал человека более качественные инструменты. Конечно, насколько персональные компьютеры помогают художнику, вопрос пока спорный, но то, что они повышают эффективность деловых процессов, совершенно очевидно. Возьмем обычного репортера. История знает многих талантливых журналистов, но проверять факты и передавать материалы в редакцию сегодня гораздо легче, чем раньше; кроме того, появилась возможность поддерживать электронную связь с источниками новостей, редакторами и даже читателями. Плюс ко всему стало проще включать в материалы высококачественные схемы и рисунки. Вы только взгляните как подаются теперь научные темы. Лет двадцать или тридцать назад научные иллюстрации высшего качества можно было встретить только в солидных научных изданиях или на глянцевых страницах специализированных журналов типа Scientific American. А сегодня научные статьи прекрасно оформлены даже в газетах – отчасти потому, что программное обеспечение для персональных компьютеров легко справляется с самыми замысловатыми чертежами и иллюстрациями.
Не все предприятия получают одинаковый выигрыш от применения персональных компьютеров. В наибольшей степени выиграли малые предприятия, потому что недорогие аппаратные и программные средства помогли им успешно конкурировать с транснациональными корпорациями. В крупных организациях наблюдается тенденция к специализации: одно подразделение пишет документацию, другое – занимается счетами, третье – обслуживанием клиентов и т.д. Обращаясь в крупную фирму, чтобы обсудить, например, финансовую проблему, Вы ждете, что соответствующий специалист быстро ответит на Ваши вопросы.
В то же время уровень ожиданий при обращении к небольшой фирме совсем иной, поскольку понятно, что она не может нанимать большой штат специалистов. Когда свое дело или, скажем, магазин открывает какой-то индивид, он взваливает на свои плечи все: документацию, счета, клиентов. Иногда просто диву даешься, с каким количеством самых разных дел приходится управляться владельцу малого предприятия. А ведь он может приобрести один персональный компьютер и несколько программных пакетов и получить тем самым электронную поддержку всех своих занятий. И в результате малое предприятие действует эффективнее «тяжелой артиллерии».
Однако крупные компании выигрывают в другом. Применение персональных компьютеров улучшает доступ к всевозможной информации. Персональные компьютеры покончили с громадными издержками, которые плодили всяческие совещания по координации работы подразделений, выработке единой политики и прочим внутренним проблемам. Именно поэтому от внедрения электронной почты крупные предприятия получили гораздо больше, чем малые.
Использование информационных инструментов внутри Microsoft началось с перехода на компьютерные распечатки отчетов. Во многих компаниях, заходя в кабинет менеджера высшего звена, видишь на полках переплетенные в книги компьютерные распечатки с ежемесячной финансовой отчетностью, правда, покрытые толстым слоем пыли. В Microsoft подобные материалы доступны только на экранах компьютеров. Если кому-то нужны подробности, он (или она) изучает нужные цифры за определенный период, по определенному региону или отбирает их по иному критерию. Когда мы впервые ввели оперативную систему финансовой отчетности, сотрудники начали видеть цифры в новом ракурсе. Они, например, стали задумываться над тем, почему наша доля рынка в одном регионе отличается от нее где-то в другом регионе. Начав сообща работать с информацией, мы обнаружили кое-какие ошибки. Сотрудники группы обработки данных потом долго каялись, но... «Очень сожалеем об этих ошибках, – говорили они, – однако мы собираем и выдаем эти цифры каждый месяц вот уже целых 5 лет. Проблемы были там с самого начала, и никто ни разу не упомянул о них». А все потому, что печатную информацию не воспринимали в той мере, которая позволила бы отловить ошибки.