Сегодня электронная почта становится основным способом обмена сообщениями. В ней даже приняты своего рода соглашения по употреблению определенных сочетаний символов. Чтобы подчеркнуть ироничность фразы, введите подряд три символа: двоеточие, дефис и закрывающую круглую скобку. Получившийся значок :-), если смотреть на него сбоку, немного напоминает улыбающуюся рожицу. Например, Вы написали: «Не уверен, что это хорошая мысль :-)», и тогда «улыбка» в конце предложения сказала бы Вашему адресату, что Вы произносите эти слова добродушно, по-дружески. Замена последнего символа на открывающую круглую скобку превращает смеющееся лицо в хмурое :-(, подчеркивая Ваше разочарование. Такие «значки эмоций» (emoticons), дальние родственники восклицательного знака, вероятно, исчезнут с переводом электронной почты в среду, способную нести звук и видеоизображения.
Обмен информацией внутри предприятий традиционно строился на рассылке всевозможных бумаг, телефонных переговорах и/или совещаниях. При этом на выработку продуманных решений уходила масса времени и денег. Неэффективность такого ведения дел очевидна. Компании, действующие по старинке, рискуют проиграть конкурентам, принимающим решения быстрее, с меньшими затратами и, вероятно, с меньшим числом звеньев в цепочке управления.
В Microsoft (как в фирме, работающей в области технологий) электронные коммуникации используются давно. Первую систему электронной почты мы установили еще в начале восьмидесятых. Даже когда у нас было всего 12 сотрудников, она давала заметный эффект и быстро превратилась в главную форму внутриофисной связи. Электронная почта заменила служебные и докладные записки, семинары, отчеты о командировках и телефонные переговоры. Она сказалась на продуктивности труда нашей, тогда еще небольшой компании, ну а сегодня, когда у нас тысячи сотрудников, без нее просто как без рук!
Электронной почтой пользоваться очень легко. Чтобы написать и отправить электронное сообщение, я «нажимаю» большую кнопку с меткой «Compose» (Сообщение). На экране появляется простая форма. Сначала я вписываю туда имя лица (или лиц), которому предназначено мое сообщение, или выбираю его (их) из электронной адресной книги. Я могу даже указать, что хочу отправить сообщение сразу целой группе корреспондентов. Например, я часто пересылаю информацию ведущим сотрудникам, занятым проектом Microsoft Office, и поэтому в моем адресном списке есть и такой адресат – «Offiсе». Если я его выберу, информация дойдет до всех, кого она касается. При передаче сообщения в поле «From» (От кого) автоматически появляется мое имя. Затем я ввожу в сообщение его краткий заголовок. Теперь получатель сразу поймет, о чем оно и от кого. После этого я набираю текст сообщения.
Электронное сообщение – обычно одно-два предложения без всяких любезностей и шуточек. Мне постоянно приходится отправлять трем или четырем лицам электронные сообщения вроде: «Предлагаю отменить встречу в понедельник в 11 утра и использовать это время на подготовку к презентации во вторник. Возражения?» Ответ может быть предельно краток, скажем такой: «Идет».
Если подобный обмен мнениями Вам кажется слишком лаконичным, не забывайте, что каждый сотрудник Microsoft ежедневно получает в среднем десятки электронных записок. Сообщение электронной почты подобно реплике или вопросу к докладчику – мгновенная реакция на обстановку, одна мысль в процессе непрерывного общения. Разумеется, Microsoft установила систему электронной почты для дела, но, как и офисный телефон, она весьма популярна среди любителей поговорить на личные темы или просто поболтать. Ни для кого не секрет, что заядлые туристы, члены Microsoft Hiking Club (Туристический клуб Microsoft), таким способом сколачивают группы для похода в горы. Кроме того, электронная почта определенно содействовала развитию парочки романов в Microsoft. Да я сам, когда еще только начинал ухаживать за своей будущей женой Мелиндой, назначал ей свидания по электронной почте. Надо сказать, по какой-то причине люди чувствуют себя более раскованно, общаясь по электронной почте, чем по телефону или лицом к лицу. Это может быть и преимуществом, и проблемой – в зависимости от ситуации.