Какие основные требования можно выделить по отношению к единой системе задач?
Вы должны видеть единый список задач, которые были поставлены вам и которые поставили вы. Вы можете настраивать фильтры по постановщикам задачи (когда задачу поставили вам), по исполнителям задачи (когда задачу поставили вы).
Например, таким образом:
Вы должны видеть сроки по каждой задаче, особенно должны быть выделены те задачи, которые просрочены.
Вы можете отдельно видеть те задачи, которые были выполнены сотрудником, но качество выполнения которых вы еще не проконтролировали – такие задачи «К контролю» должны выделяться отдельно.
Система должна быть мобильной, удобной, желательно наличие веб-интерфейса, чтобы вы могли всегда с мобильного устройства посмотреть статус ваших задач и отследить выполненные и невыполненные поручения.
Всем этим требованиям отлично отвечает Bitrix24 в качестве инструмента создания единого коммуникационного пространства для сотрудников.
Использование такой системы существенно упорядочит график руководителя и позволит ему получить больше времени на решение важных управленческих задач.
Когда вы начнете использовать подобную систему письменных задач, рекомендуем также усилить ее некоторыми стандартами внутри компании.
Отсутствие отчета о выполнении задачи приравнивается к невыполнению задачи. И, конечно, наказывается. Если задача была выполнена, но ты забыл об этом сказать, то, вероятно, эффекта от ее выполнения может и не быть, потому что время было упущено. В Битриксе это действие выполняется с помощью одной кнопки: «Выполнено». Тогда постановщик задачи тут же получает уведомление о том, что его задача выполнена и требует контроля.
Если по каким-то причинам сотрудник не укладывается в срок выполнения задачи, он обязательно должен написать комментарий к этой задаче своему руководителю с просьбой перенести срок задачи и указать новый. Первое время воспитание такого правила будет даваться вам нелегко, сотрудники будут нарушать сроки, но это тот случай, когда нельзя сдаваться. Обсуждайте просроченные задачи на каждой планерке, напоминайте о просроченных задачах рано утром, когда сотрудник только соберется приятно выпить кофе, ругайте его каждый раз, когда нарушаются сроки, и вы донесете до него необходимость делать задачи в срок либо сообщать вам о переносе сроков. Таким образом вы всегда будете контролировать выполнение ваших задач без неожиданных угроз сердечной мышце.
Проверочный список:
В соответствии с указанными критериями выбрать корпоративную систему для постановки письменных задач (если таковой еще нет).
Убедитесь, что теперь вы стали ставить задачи только в этой системе.
В каждой задаче вы ставите срок выполнения.
В корпоративных стандартах вы добавили новые требования к постановке задач.
Без письменной задачи считаете, что задачи не было.
На каждой планерке с сотрудником контролируете поставленные ему задачи и их статус.
Грабля 20. Применяем регулярный менеджмент
Что такое «менеджмент»? Это понятие используется у нас настолько давно и часто, что можно было подзабыть его первоначальное значение. Под менеджментом в данном контексте имеется в виду набор мероприятий и воздействий для управления сотрудниками. Регулярный менеджмент – это те действия, которые осуществляются не по мере возникновения хорошего настроения, желания или угрозы, а с постоянным интервалом, каждый день, каждый месяц, каждый квартал.
В существовании компании есть период, когда количество сотрудников переваливает за отметку в сорок человек, и в этот момент возникает ощущение, что все перестает делаться. Мы говорим, ставим задачи, но ничего не происходит. И вы живете с ощущением постоянного дежавю, потому что вам кажется, что вы уже тысячу раз обсуждали одни и те же проблемы, вы помните, как договаривались о каких-то действиях в этом кабинете, с этими людьми, но все происходит снова, проблемы продолжают повторяться, а не решаться. Это верный признак того, что в вашей компании сейчас работает эмоциональный менеджмент.
Когда владелец бизнеса на собраниях вслух говорит о проблемах в компании и надеется, что каждый из сотрудников откликнется, добровольно возьмет на себя по задаче, назначит себя ответственным за ее решение и сам приступит к выполнению – ожидания собственника будут горько обмануты. Поэтому эмоциональный менеджмент не дает результата.
Если вы организуете совещания только в те моменты, когда ваше терпение иссякло, то такие совещания, как правило, бессодержательны. Когда вам нужно собрать совещание, чтобы сбросить стресс и в громких выражениях объявить сотрудникам о вашем отношении к ним и к их работе (а также к их родителям и членам их семей), вы, выплеснув свой гнев на сотрудников, будете чувствовать себя после этого только хуже.
Для владельца такие ситуации – четкий сигнал, что нужно переходить к регулярному менеджменту.
Что такое регулярный менеджмент?
1. Любая поставленная вами задача имеет срок и ответственного за ее выполнение. Отсутствие решения задачи должно стать проблемой для этого сотрудника.
2. Управленческие мероприятия, такие как совещания и планерки, проходят регулярно с определенной периодичностью, о которой знают все сотрудники, и этого графика все придерживаются.
3. Основная часть вопросов сотрудников решается на регулярных совещаниях. Сотрудник копит вопросы к руководителю, а руководитель копит вопросы к сотруднику.
4. Неотъемлемая часть регулярного менеджмента – это использование электронной системы задач.
5. Для масштабных и серьезных изменений в компании открываются «проекты» и, возможно, выделяются дополнительные совещания для таких проектов с участниками проектных групп.
Проверочный список:
1. Убедиться, что с каждым из ваших прямых подчиненных проводятся регулярные планерки, которые есть в вашем календаре.
2. Определить темы для обсуждения на регулярных планерках. Например, это могут быть текущие показатели, за которые отвечает конкретный сотрудник, планирование показателей на будущий период, вопросы сотрудника и вопросы руководителя к сотруднику.
3. Убедиться, что задачу вы ставите конкретному человеку и со сроком ее выполнения.
4. Добейтесь, чтобы вниз по иерархической лестнице действовали такие же правила. Ваши подчиненные с их подчиненными должны использовать те же принципы регулярного менеджмента.
Грабля 21. Создаем регулярный бизнес
Разделим всю хозяйственную деятельность предприятия, т.е. те сделки, которые осуществляются в компании, на два подвида: проектная деятельность и регулярная деятельность.
Проектной можно назвать ту деятельность, которая осуществляется единожды, включает в себя, в той или иной степени, уникальный комплекс из услуг и товаров, поставляемых клиенту.
Например, один из наших бизнесов – автоматизация ресторанов – это проектный бизнес, так как, как правило, ресторан автоматизируется один раз. Мы внедряем автоматизированную учетную систему для ресторана, и на этом проект считается завершенным.
Регулярный бизнес – это когда клиенты, которые уже являются нашими постоянными покупателями, приобретают товары и услуги на регулярной основе. К регулярному бизнесу, например, относятся договор ежемесячного сервисного сопровождения, продажа дополнительных расходных материалов, различные виды абонентского обслуживания.
В период экономического кризиса, который начался задолго до написания этой книги и до сих пор не заканчивается, стала доминировать следующая тенденция.