В современном гражданском процессе с помощью письменных доказательств можно устанавливать любое обстоятельство, имеющее значение для дела. В настоящее время письменные доказательства являются самыми распространенными средствами доказывания — большинство доказательственной информации практически по любому Делу суд получает через данное средство доказывания (В. И. Коломьщев).
Но это не означает, что представляемые в суд акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, безупречны. Так, если восприятие пишущего что-либо человека по каким-то причинам было ущербно, то и составляемый акт будет неистинным. Кроме того, в тексте могут быть сознательные неточности, умолчания, фальсификации обстоятельств взаимоотношений участников спора о праве. Выявить достоверность такого документа, составленного в прошлом, нередко очень сложно. И все же очевидное достоинство письменных доказательств состоит в том, что с момента записи того или иного текста перестает действовать фактор памяти — то, что записано, уже не забудется (К. С. Юдельсон).
Отличительные признаки данного средства доказывания далеко не полно отражают сущность письменного доказательства, в связи с чем в судебной практике актуально его отграничение от письменных объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, а также заключений экспертов. Дело в том, что объяснения сторон, третьих лиц, показания свидетелей могут даваться как в устной, так и в письменной форме. Решающее значение при отграничении имеет то обстоятельство, в какой момент лицо дало показания, — до начала судопроизводства или позже, адресованы ли показания суду, и — главное — каково их содержание. По последнему признаку заключение эксперта отличается от письменных доказательств.
Несколько иначе разграничиваются письменные и вещественные доказательства. Последние также могут представлять собой документы, записи, акты и т. п. Сложность связана с тем, что у них единый источник (К. С. Юдельсон), совпадает и процессуальная форма (С. В. Крылев). Различие состоит в их заменимости или незаменимости для дела (М. А. Гурвич, М. С. Строгович). Суть письменных доказательств заключена в выраженной в них мысли. Следовательно, они могут быть тиражированы без ущерба для их доказательственной силы.
Предметы объективной реальности строго индивидуальны, каждый имеет только ему присущие свойства и признаки и потому не может быть повторен. Итак, документы, с которых могут быть сняты копии для гражданского дела, это письменные доказательства; документы, которые не подлежат тиражированию, — вещественные доказательства. Именно поэтому законодатель специально отметил, что письменные доказательства могут представляться в подлиннике либо в форме надлежащим образом заверенной копии. В подлиннике документы представляются, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, а также в случаях, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов либо представленные копии документа различны по содержанию.
Данный признак не всегда учитывается в учебной литературе. Так, порядок и последствия закрепления сведений о подложности документа нередко освещаются как исследование письменного доказательства, между тем как подложный документ представляет собой типичное вещественное доказательство.
Письменные доказательства многочисленны и разнообразны. Их принято подразделять по субъекту (официальные и неофициальные документы); по способу формирования (подлинники и копии); по содержанию (распорядительные и справочно-информационные акты) и форме (простые и нотариально удостоверенные акты, а также документы, форма которых установлена правовыми нормами и обязательна к применению).
Среди письменных доказательств особое место занимает протокол судебного заседания: а) он составляется беспристрастными судебными работниками; б) его содержание охватывает всю процессуальную деятельность суда; в) в нем документально закреплены личные доказательства (объяснения сторон, третьих лиц, показания свидетелей, устные консультации специалистов), а также акты-распоряжения участников спора субъективными правами и процессуальными средствами их защиты (признание иска, отказ от иска, заключение мирового соглашения). Доказательственная сила протокола судебного заседания исключительно велика — при расхождении между судебным протоколом и постановлениями суда вышестоящий суд отдает предпочтение именно протоколу.