Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Например, дату 10 августа 2010 года следует оформлять 10.08.2010.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:
Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:
Генеральному директору
ЗАО «Мираж»
Н.П. Романову
или
ОАО «Союз»
Главному бухгалтеру
В.М. Сидихину
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Чернышева ул., д. 31, Новосибирск, 644099
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Белоусову А.И.
ул. Звездова, д. 19, кв. 4,
г. Омск, Варшавский р-н,
Омская область, 402341
Гриф об утверждении признается реквизитом официального документа, придающим нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО «Восход»
Личная подпись П.Е. Иващенко
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения выглядит так:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 26.08.2010 № 24
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении № 4 приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату:
Тимофеевой Е.Г.
Румянцевой Р.С.
Прошу подготовить проект
Коллективного договора ОАО «Гелиос»
к 26.08.2010
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Например: приказ о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.