Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
В случае прекращения трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами в трудовую книжку вносятся записи об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш.
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».
Объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.
Вкладыш согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек вшивается в трудовую книжку, после чего оформляется и ведется работодателем в порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
В трудовой книжке фиксируется факт оформления вкладыша. С этой целью на титульном листе трудовой книжки делается штамп – отметка «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.
Обратите внимание: без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Титульный лист вкладыша подлежит заполнению сведениями о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.
Не взимается плата с работника в следующих случаях (п. 34 и п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек):
– если произошло чрезвычайное происшествие, в результате которого трудовые книжки работников были повреждены (в этом случае новые трудовые книжки сотрудникам выдаются за счет организации);
– в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем).
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки рассмотрен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек.
Выдача дубликата может осуществляться в случае утраты трудовой книжки. В этом случае работник обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек вносятся:
– сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
– сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки осуществляется, как и в рассмотренном выше случае, когда общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.