Содержание графы 11 показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей.
Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника. В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в графе 13 – расписывается в получении трудовой книжки.
Рассмотрим на конкретном примере порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек.
Пример
Воспользуемся условиями предыдущего примера.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Морозовой Н.П. были сделаны следующие записи:
Отсутствие указанных книг или их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.
5.4. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку
Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена ошибочная запись, либо работодателем по новому месту работы. В этом случае основанием для внесения исправления служит официальный документ работодателя, допустившего ошибку. При обращении работника с данной проблемой работодатель должен оказать необходимую помощь (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление вносит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации – работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. Такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов и т. д.
Исправленные в трудовой книжке записи должны соответствовать документу, на основании которого они были внесены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Исправительные сведения в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен в п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Порядок внесения изменений зависит от того, какие именно сведения меняются. Способы оформления изменений могут быть разными.
Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве или дате рождения производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, заключении (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Ссылка на их номер и дату обязательна.
Исправления вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (другие данные) и записывается новая. Новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, там, где есть свободное место. Зачеркнутая запись должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки. Внесенные изменения заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Исправления на титульном листе трудовой книжки вносятся следующим образом:
Если изменения персональных данных касаются получения новых образования, профессии, специальности, то согласно п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, уже имеющиеся на титульном листе трудовой книжки сведения не зачеркиваются, а дополняются новыми записями (через запятую). Если первоначальных данных не было, заполняются пустые строки.
Работники кадровых служб при дополнении ранее внесенных сведений об образовании, профессии или специальности в трудовой книжке, как правило, делают ссылку на внутренней стороне обложки. В Инструкции по заполнению трудовых книжек не предусмотрено, что при внесении таких изменений следует указывать документы, на основании которых эти сведения меняются.