Пример
В трудовой книжке работника в графе «Образование» было указано «среднее профессиональное образование», а в строке «Профессия, специальность» стояло «аппаратчик». Работая, он окончил институт и предъявил в отдел кадров диплом инженера-технолога.
В этом случае необходимо дополнить сведения об образовании. В той же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное образование», а в строке «профессия, специальность» в соответствии с данными диплома написать через запятую «инженер-технолог».
Внесение исправлений (изменений) в ранее совершенную в трудовой книжке запись о выполняемой работником работе согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек производится в свободной строке, следующей непосредственно за последней заполненной строкой раздела «Сведения о работе» трудовой книжки, следующим образом:
в графе 1 – указывается порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 – указывается дата внесения записи;
в графе 3 – вносится запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
После этого производится правильная запись, например: «Принят по такой-то профессии (должности)»;
в графе 4 – повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Пример
Миронов В.В. 15 февраля 2009 г. устроился главным инженером в ОАО «Стройсервис». Руководитель организации подписал приказ № 14-к о приеме на работу. Начальник отдела кадров внесла неточные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.
В июле Миронов В.В. подал в ОАО «Стройсервис» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом № 62-к от 20 июля 2009 г. он был уволен на основании пункта 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
В трудовую книжку были внесены следующие записи:
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания незаконным увольнения (перевода). Если нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то следует указать, какая запись недействительна, затем написать «восстановлен на прежней работе».
Может возникнуть ситуация, когда неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени, и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи. В этом случае исправления вносятся в следующем порядке. После последней по хронологии записи ставится следующий порядковый номер, например, 8, делается запись о недействительности записи под номером 3 и воспроизводится правильная запись. В графе 4 трудовой книжки оформляется ссылка на соответствующий приказ, и если изменения вносятся на основании копии приказа другого работодателя, то необходимо указать, на какой приказ организация ссылается.
Неверная запись может быть обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника. Поскольку увольнение оформлено, поэтому, соответственно, блок записей, произведенных в организации, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи.
В этом случае рекомендуется поступать следующим образом. В трудовой книжке нужно создать новый блок, т. е. вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Затем вносятся необходимые изменения, блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью как при увольнении. Аналогичным образом оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку бывшего работника, пришедшего исправить запись в трудовой книжке за тот период, когда он работал в организации.
5.5. Ответственность работодателя за ведение трудовых книжек
Правилами ведения и хранения трудовых книжек предусмотрена ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.