Ваши верные помощники – локальная сеть и Интернет
С их помощью вы сможете:
• выбрать подходящую для всех участников дату встречи; предварительно оповестить их о цели и повестке дня собрания, предложить сотрудникам внести свои дополнения;
• обеспечить участников всей необходимой предварительной информацией: например, разослать по электронной почте документацию и указать источники для справок;
• предоставить выступающим возможность ознакомить всех участников с материалами, которые по их мнению необходимо рассмотреть заранее;
• предоставить возможность каждому участнику заблаговременно сформулировать вопросы для обсуждения;
• открыть общее обсуждение на электронном форуме.
Благодаря такой подготовке, собрания будут проводиться продуктивнее: вам больше не придется тратить время на передачу информации, которую можно заранее донести до всех другими, более оперативными способами.
Удаленные собрания
Для экономии времени и средств введите в практику:
• собрания по телефону (при необходимости с использованием факса);
• телеконференции;
• общие обсуждения на электронном форуме.
Обратите внимание! Такие собрания требуют тщательной подготовки, строгого соблюдения регламента и умения лаконично выражать свои мысли.
Простой и действенный способ – сочетать две формы работы:
1) собрание по телефону;
2) электронный форум с передачей и немедленной правкой материалов.
Проверьте себя: вы все предусмотрели?
1. В списке участников нет никого лишнего?
2. Те, чье присутствие необходимо, приглашены?
3. Собрание не окажется слишком многочисленным?
4. Всех оповестили заблаговременно?
5. Ваше объявление сможет заинтересовать сотрудников?
6. В нем ясно сформулирована цель встречи?
7. Вы организовали предварительный обмен мнениями по теме собрания?
8. Поручили кому-нибудь подготовительную работу?
9. Назначили ведущих отдельных частей собрания?
10. Позаботились об организационных и технических сторонах: заказали подходящее помещение, технические средства, оборудование?
2. Открываем собрание
С чего начать?
1. Представьте участников друг другу, если они не знакомы.
2. Напомните всем о цели собрания.
3. Подчеркните важность стоящей перед вами задачи и необходимость участия всех присутствующих в ее решении.
4. Определите круг вопросов, вынесенных на обсуждение, и предложите план совместной работы.
5. Попросите участников высказать свое мнение о теме и предлагаемом плане собрания: вам нужно убедиться, что они со всем согласны. Учтите их предложения.
6. Расскажите, каким образом вы хотите организовать обсуждение, и что при этом потребуется от его участников.
7. Обозначьте временные рамки собрания и, если считаете необходимым, установите время для перерывов.
8. Назначьте секретаря собрания.
Как настроить людей на совместную работу
Встреча участников собрания очень важна для создания рабочей атмосферы. Поэтому обязательно представьте людей друг другу, если они не знакомы.
Для организации рабочей группы необходимо:
• дать людям возможность узнать друг друга, предоставить каждому право быть услышанным и понятым, представиться самому, сообщить, в чем вы видите смысл встречи, чего вы от нее ждете и т. д.;
• добиться, чтобы люди осознали общую цель, стремились к ее достижению и отчетливо представляли себе реальное положение дел.
Никакие совместные действия невозможны без доброй воли участников и активного вовлечения в них каждого.
Энергичный старт
Начало собрания не должно быть вялым и невыразительным. Нужно пробудить интерес у аудитории, привлечь ее внимание, предложить что-то новое и неожиданное.
Для этого существует много способов, выберите наиболее подходящий.
Вы можете:
• вывести на экран цитату или изображение, связанные с предметом обсуждения и дающие «пищу для ума»;
• показать на экране расчеты, отражающие ваши нынешние или планируемые результаты в сравнении с результатами конкурентов;
• рассказать поучительный случай из жизни, сославшись при этом на свидетельство одного из присутствующих;