Все помнят, как в школе и вузе при последовательной записи вычислительных операций в строчку постоянно ошибались в знаках « + » и « ‑ ». Кроме того такая форма учёта, в которой сделки, увеличившие платёжеспособность, перемешаны со сделками, её уменьшившими, неудобна. Вся эта информация нуждается в некотором упорядочивании. И первым шагом упорядочивания явилось объединение всех операций со знаком « + » в одну группу, а со знаком « ‑ » — в другую. В результате такого упорядочивания несколько веков назад появился «Т-образный» счёт, ставший основной формой, в которой протекает весь бухгалтерский учёт. Даже если практически учёт ведётся не форме стопки Т-образных счетов, а в журналах, книгах, а ныне в компьютерных файлах, то всё равно Т-образная форма счёта подразумевается, а все иные формы учёта ссылаются на компоненты Т-образного счёта. Поэтому без разсмотрения Т-образного счёта не обойтись.
Как та же самая информация, описывающая последовательность сделок купли-продажи на каком-то интервале времени, упорядочена в структуре Т-образного счёта, как это показано на рис. 12.
Назначение строки заголовка говорит само за себя. В неё записывают информацию идентифицирующую счёт: Название фирмы, номер счёта, его назначение и т.п. Под нею разположены два столбца: столбец, в котором фиксируются поступления того, что подлежит учёту, а в другом столбце фиксируется убыль того же самого.
Левые столбцы всех Т-образных счетов называются «Дебет» (от латинского «он должен»). Правые столбцы всех Т-образных счетов называются «Крйдит» (от латинского «верит»), которые говорят о характере деятельности основоположников этой учётной формы. Наименования столбцов Т-образного счёта в бухгалтерских записях обычно сокращаются до первых букв. При сокращении употребляются заглавные буквы.
В один из столбцов записываются все увеличения количества учитываемого на этом счету хозяйственного фактора. В другой записываются все уменьшения. В зависимости от назначения и положения конкретного счёта в системе счетов бухгалтерского учёта (в России она называется “План счетов бухгалтерского учёта”), столбец, в котором фиксируются поступления учитываемого фактора (на рис. 12 он помечен надписью в скобках «Увеличение»), размещается в Т-образной структуре либо слева, либо справа. Но вне зависимости от этого, он всегда начинается переходящим остатком того, что учитывается на этом счету, унаследованным от учётного периода, предшествующего периоду, к которому относится данный счёт. Соответственно в конце учётного периода столбец, в который заносятся поступления, завершается переходящим на следующий учётный период остатком, который при открытии аналогичного по назначению счёта в новом учётном периоде станет начинающим его переходящим остатком. Эти переходящие с периода на период остатки учётных средств называются сальдо: начальным и конечным — соответственно тому, какое место они занимают в счёте. В зависимости от назначения конкретного счёта и разположения столбца «Увеличение» слева либо справа, счета бухгалтерского учёта могут иметь дебетовое либо кредитовое сальдо.
Структура Т-образного счёта, образует алгоритм, удобный для учёта в общем-то всего в пределах избранной категории однокачественности, определённость которой придаёт смысл арифметическим операциям сложения и вычитания.
Если это расчётный счёт фирмы «Имярек», то в банковской системе ему присвоен номер и прочие реквизиты однозначно идентифицирующие фирму. А дубликат, точная его копия, наличествует в бухгалтерии фирмы. Хотя ведение расчётного счёта позволяет видеть динамику платёжеспособности финансового лица, тем не менее ведения только этого счёта недостаточно для эффективного управления предприятием, поскольку в структуре расчётного счёта стерто функционально обусловленное различие между разного рода приходами и расходами. Ведение только расчётного счёта не обеспечивает учёт всего вовлеченного в хозяйственную деятельность предприятия, а введение такого рода информации в структуру Т-образного расчётного счёта её разрушает. Это приводит к необходимости построения системы учёта на основе разнофункциональных взаимно обусловленных Т-образных счетов, при опоре на которую можно вести единообразный и алгоритмически безошибочный анализ деятельности предприятия и строить планы его развития на будущее. Такая система учёта получила название бухгалтерского баланса.