Выбор того или иного способа организации подсистемы информационного обеспечения на предприятии зависит от многих факторов и прежде всего от размеров организации, системы управления, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств и др.
Главный принцип создания информационной системы – данные должны собираться на самом низком уровне агрегирования и быть сопоставимы.
Необходим комплексный набор данных, которым можно манипулировать и с помощью которого можно проводить анализ, используя такое количество способов, сколько требуется руководителю сферы логистики. Система должна располагать возможностями для проведения детализированного анализа. На рис. 4.1 показан принцип построения логистической информационной системы.
Цель информации в логистике заключается в том, чтобы получить возможность управления, наблюдения и проведения работ, а также комплексного планирования на складах и при транспортировке сырья, материалов и изделий. Все чаще возникает проблема непрерывного учета результатов функционирования системы, что способствует внесению изменений как в построение, так и в реализацию хода процессов.
Организационные процессы на предприятии в большей мере связаны с организацией информации. Воплощение прогрессивных концепций в логистике ведет к изменениям в информационной системе. В соответствии с постановкой целей логистики информационная система имеет задачи:
• обеспечения необходимого качества;
• обеспечения необходимых объемов;
• доставки в нужное место;
• доставки в установленное время.
Можно идентифицировать множество специфических функций, которые должна выполнять логистическая информационная система, например, функции обслуживания (информационного) потребителя, планирования и управления, координирования (рис. 4.2).
4. 6. Управление информационной системой с обратной связью
Информационная система с обратной связью существует там, где окружающая среда способствует принятию решения, оказывающего влияние на эту среду, а значит, и на дальнейшие решения.
Эта система имеет три характеристики: структуру, запаздывания и усиления системы.
Структура системы характеризует взаимосвязь отдельных частей.
Запаздывания существуют при получении информации, принятии решений, основанных на информации и в процессе выполнения решений.
Усиления обычно происходят во всей информационной системе, особенно при действующем порядке принятия решений в логистической системе. Они проявляются в тех случаях, когда действие оказывается более сильным, чем это можно предполагать, исходя из ввода информации, определяющей регулирующие решения.
В информационной системе с обратной связью существует строго определенный базис. Решения обычно не являются выражением полной свободы воли, а строго обусловлены окружающими обстоятельствами. Однако можно установить правила, регулирующие эти решения, и определить влияние данных правил на производственное и экономическое поведение систем.
Типовая организационная структура для функции производства и сбыта продукции может быть представлена в виде восходящих потоков заказов на товары и отгрузку товаров. Следует отметить наличие запасов трех уровней: на заводе, в оптовом и розничном звеньях.
Чтобы иметь возможность определить динамические характеристики системы, необходимо также знать запаздывания в потоках
заказов и товаров. Запаздывание указывается, как правило, в днях, неделях и представляет собой обычную величину для предприятия, изготовляющего товары длительного пользования. Для эффективной работы логистической системы следует знать правила, регулирующие размещение заказов и размеры складских запасов в каждом звене реализации продукции. В этой модели выделяют три основных вида заказов:
1) заказы на возмещение проданных товаров;
2) заказы для пополнения запасов во всех звеньях в связи с изменением уровня продаж;
3) заказы, необходимые для заполнения каналов обеспечения товарами по информации о заказах, находящихся в стадии выполнения.
Закупки в качестве входных данных и изменения в складских запасах, в производстве продукции и их воздействие на логистическую систему позволяют построить имитационную модель потока товаров и информации (рис. 4.3).
Модель состоит из четырех элементов: уровней; потоков, перемещающих содержимое одного уровня к другому; решений, регулирующих темпы потока между уровнями; каналов информации, соединяющих решения с уровнями. При этом уровни характеризуют возникающие накопления внутри системы (товары, имеющиеся на складе, товары в пути, складские площади, численность работающих и другие показатели); темп потока – это мгновенные потоки между уровнями в системе. Темпы отражают активности в системе.
Решения представляют собой формулировку линии поведения, определяющую, каким образом имеющаяся информация об уровнях приводит к выбору решений, связанных с величинами текущих темпов.
Чем выше уровень информационной системы, тем выше эффективность логистической системы, поэтому качество информационной системы позволяет эффективно решать проблемы управления запасами, транспортировки продукции, складирования и других логистических функциональных областей. На практике логистическая информационная система состоит из множества дискретных, но связанных подсистем. В упрощенном виде это может быть представлено двумя подсистемами: петлей снабжения и петлей потребителя.
4. 7. Задачи информации в логистике
В центре эффективно управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Для обеспечения гибкой, ориентированной на потребителя логистической системы необходимо, чтобы физическая система функционировала параллельно информационной системе. Решение приобрести информацию должно быть результатом баланса между затратами и выгодами, которые обеспечивают получение соответствующей информации. Затраты на создание более совершенных методов прогнозирования спроса должны быть взвешены относительно затрат из-за отсутствия запасов.
Затраты и выгоды не так просто вычислить при наличии множества рисков, количественное определение которых затруднено. Тем не менее следует осторожно относиться к излишним инвестициям в очень сложные информационные системы в тех случаях, когда затраты, связанные с риском, невысоки. Существует проблема затрат и результатов при решении вопроса хранения информации, так как есть опасность быстрого увеличения затрат в результате хранения данных в системе. Кроме того, следует учитывать иерархию использования логистической информационной системы (рис. 4.4).
Существуют проблемы, связанные со скоростью ответа системы.
Информационные системы, работающие в режиме реального времени, контролируют постоянные поминутные изменения в физической системе, например, в системе резервирования информации на авиалиниях. Более приемлемым может оказаться метод групповой обработки информации, при котором данные обновляются ежедневно, но ответ на информацию может приходить с задержкой. Ответ можно получить только после тщательного анализа реальных потребностей управления в информации.
Кроме этого, существуют различные уровни информационных потребностей, которые в определенном смысле отражают типичную иерархию принятия решения.
4. 8. Информационные технологии в логистике
Современное состояние логистики и ее развитие во многом сформировалось благодаря бурному развитию и внедрению во все сферы бизнеса информационно-компьютерных технологий.
Реализация большинства логистических концепций (систем), таких как SDP, JIT, DDT и др., была бы невозможна без использования
быстродействующих компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и информационно- программного обеспечения.