На учредительную конференцию по созданию Организации Объединенных Наций в Сан-Франциско в 1945 году по решению СССР, США и Англии — ведущих государств антигитлеровской коалиции — были приглашены все страны, подписавшие 1 января 1942 года Декларацию Объединенных Наций, а также присоединившиеся к ней впоследствии и объявившие войну фашистским державам.
Что касается Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе, то, согласно первоначальному замыслу, в нем имелось иду участие только всех европейских государств. В дальнейшем в связи с интересом, проявленным к Совещанию Соединенными Штатами Америки и Канадой, к участию в нем были приглашены и эти государства, поскольку своей историей и интересами они тесно связаны с Европой. В то же время приглашенная на Совещание Албания от участия в нем отказалась В результате Совещание было проведено в составе 35 государств (33 европейских плюс США и Канада). Организация по вопросам безопасности и сотрудничества в Европе насчитывала в 2007 году 56 государств-участников. У ОБСЕ имеются средиземноморские партнеры по сотрудничеству (в 2007 году ими были Алжир, Египет, Израиль, Иордания, Марокко и Тунис), а также азиатские партнеры по сотрудничеству (в 2007 году — Афганистан, Республика Корея, Монголия, Таиланд и Япония). Партнеры по сотрудничеству могут приглашаться государствами-участниками на регулярной основе или в отдельных случаях для присутствия на заседаниях директивных органов и внесения устных или письменных вкладов в их работу без права участвовать в выработке документов.
Уровень, на котором предполагается проведение переговоров, — весьма важный элемент их подготовки. В этом находят свое выражение и характер отношений между государствами, и значимость, которая придается переговорам, и авторитетность принимаемых на переговорах решений. Наиболее важные переговоры проводятся или завершаются, как правило, на высшем уровне. Во всяком случае, предполагается, что главы всех делегаций на переговорах будут наделены своими государствами равными полномочиями.
Место проведения переговоров также имеет существенное значение. Поиски договоренности о прекращении огня, о заключении перемирия или о прекращении войны обычно проводятся сторонами, участвующими в конфликте, на территории нейтрального государства, зачастую при участии посредников.
Текущие переговоры двустороннего характера обычно проводятся в странах-участницах поочередно. Вместе с тем политические соображения, а также стремление обеспечить как можно более комфортные условия для переговоров могут диктовать и другие решения. Например, первая встреча руководителей СССР и США М.С. Горбачева и Р. Рейгана, состоявшаяся в 1985 году после длительного перерыва в советско-американских контактах на высшем уровне, была проведена в Женеве. Под комфортностью условий может пониматься возможность посвятить максимум времени переговорам. Это бывает проще сделать в третьей стране, поскольку встречи в собственных столицах неизбежно требуют проведения протокольных и других сопутствующих мероприятий. Примером может быть встреча президентов России и США 24 февраля 2005 года, проведенная не в Москве или в Вашингтоне, а в Братиславе.
Многосторонние переговоры несессионного характера часто проводятся в нейтральных странах. Пример — Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе: его первый этап состоялся в Финляндии, второй — в Швейцарии, третий, заключительный, — снова в Финляндии.
Однако бывают и иные решения: Конференция по ближневосточному урегулированию 1991 года была проведена в Мадриде, хотя Испания не была нейтральной страной.
Многосторонние переговоры сессионного характера, как правило, проводятся в штаб-квартирах соответствующих организаций. Так, Генеральная Ассамблея ООН собирается в Центральных учреждениях этой организации в Нью-Йорке, за исключением тех случаев, когда по решению Генеральной Ассамблеи или по требованию большинства членов Организации ее сессии созываются в другом месте. Заседания Совета Безопасности обычно проводятся в месте пребывания ООН, однако может быть принято и иное решение. Заседания Совета глав государств, Совета глав правительств и Совета министров иностранных дел СНГ проводятся, как правило, в городе Минске или, по договоренности, в одном из других городов государств — участников Содружества, а заседания Экономического совета — как правило, в Москве.