Если обратиться к практике организации бесед Президента Российской Федерации с главами иностранных государств и правительств, то на них обычно присутствуют по одному записывающему и переводчику с каждой стороны. В качестве записывающих, как правило, выступают помощники руководителей государств по вопросам внешней политики. Собеседники располагаются напротив друг друга, по обе стороны небольшого столика.
При переговорах у Президента Российской Федерации в расширенном составе меняется место переговоров и состав Участников — обычно до 12 с каждой стороны. Участники переговоров располагаются за большим прямоугольным столом.
Что касается многосторонних переговоров, то Правила процедуры Генеральной Ассамблеи предусматривают, что делегация государства — члена ООН на сессии этого форума должна состоять не более чем из пяти представителей и пяти заместителей и из необходимого делегации числа советников, экспертов и лиц, занимающих подобное положение. Уровень представителей оставляется на усмотрение государства. В то же время по специальному решению сессия Генеральной Ассамблеи в 2000 году проводилась на высшем уровне, и тогда подавляющее большинство делегаций возглавлялось руководителями государств или правительств, а сама сессия получила название «Саммит тысячелетия».
Для второго этапа Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе ни уровень, ни численный состав делегаций Правилами процедуры не определялись, хотя имелось понимание, что руководить ими будут заместители министров иностранных дел или послы.
Что касается ОБСЕ, то решение о своем представительстве в ее органах и на ее совещаниях принимает каждое из государств-участников. На заседаниях директивных органов ОБСЕ каждому государству-участнику отводится одно место за основным столом.
Под структурой форума понимается схема основных и вспомогательных органов форума, а также механизм взаимодействия между ними, порядок председательствования. Остановимся на каждом из этих элементов.
В двусторонних переговорах роль фактического председателя (сам термин «председатель» при этом не употребляется) выполняет главный переговорщик страны, на территории которой проводится встреча. Он выступает в роли хозяина: заботится об организационной стороне, обеспечивает выполнение программы. В начале заседаний он приветствует гостей и, как правило, приглашает их первыми высказаться по существу подлежащей обсуждению проблемы. Если двусторонние переговоры проходят на территории третьего государства, то их участники договариваются о поочередном выполнении функций хозяина, например меняясь в этом качестве каждый день.
Весьма существенна роль председателя при многосторонних переговорах. Порядок замещения этого поста различен в различных форумах. На Тегеранской и Ялтинской конференциях по предложению Сталина председательствовал президент США Ф. Рузвельт. Следуя прецеденту, под американским председательством прошла и Потсдамская конференция. Председателями Сан-Францисской конференции были избраны представители СССР, США, Англии и Китая. Генеральная Ассамблея ООН избирает председателя на весь срок сессии. При открытии каждой новой сессии на ней до тех пор, пока она не изберет председателя этой сессии, функции председателя исполняет глава той делегации, из состава которой был избран председатель предыдущей сессии Ассамблеи. Председательство в Совете Безопасности осуществляется членами Совета Безопасности поочередно в английском алфавитном порядке их наименований. В Советах Содружества Независимых Государств председательство осуществляется поочередно каждым государством-участником в лице его представителя на основе ротации в порядке русского алфавита названий государств-участников на срок не более одного года, если иное не будет установлено соответствующим Советом. Для Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе было предусмотрено, что на торжественном открытии и торжественном закрытии первого и третьего этапов, а также на первом заседании рабочих органов Совещания председательствует представитель принимающей страны. На дальнейших заседаниях председательствование осуществлялось поочередно либо на каждом заседании (на первом и третьем этапах), либо на основе ежедневной ротации (на втором этапе) в соответствии со списком стран, составленным или путем жеребьевки, или в порядке французского алфавита начиная с буквы, определенной жеребьевкой.
В зависимости от специфики форума, а также продолжительности срока деятельности председателя (от одного заседания до года и больше) объем его деятельности может быть различным. Однако общая для всех случаев задача председателя состоит в таком руководстве форумом, которое способствовало бы его конструктивной работе. Эта роль важна и деликатна. Прежде всего, действуя в рамках правил процедуры и сложившихся традиций, председатель призван обеспечивать необходимый порядок работы заседания. При этом неэтично ни проявление какого-либо политического или иного пристрастия с его стороны к той или иной делегации или оратору, ни навязывание заседанию или каким бы то ни было делегациям своего мнения. Однако и при этих условиях возможности влияния на ход заседания у председателя имеются, и немалые. Точным ведением дискуссии он может избавить заседание от процедурных осложнений. В его руках достаточно средств наладить деловой ритм работы, вовремя способствовать сбросу эмоций, если они возникают, выводить заседание из трудных ситуаций. Мерило его действий — реакция аудитории. Малейшие недочеты или оплошности в действиях председателя незамедлительно становятся предметом замечаний из зала. На любом форуме находятся дипломаты, которые на знании нюансов процедуры делают себе реноме, и председательствующий постоянно находится под надзором их недремлющего ока.