- составление реестров документов (как для передачи, отправки к-либо), так и по завершенным периодам, в т.ч. для передачи в архив;
- формирование электронных файлов, наполнение электронных таблиц данными в соответствии с предоставленной заказчиком исходной информацией; сохранение и распределение файлов по соответствующим разделам электронных библиотек;
- нарезка бумаги требуемого формата;
- распечатывание файлов на бумажные носители в заданном режиме: формате, объеме и диапазоне;
- получение/отправка документации/корреспонденции согласно представленного для этих целей реестра/перечня/заявки в государственных/коммерческих учреждениях города, по доверенности;
- получение и доставка в офис канцелярских товаров/бытовой химии/продуктов питания/прочих ТНП для административно-хозяйственных нужд компании в соответствии с оплаченной заявкой, по доверенности;
- рассылка документов группам адресатов с/без запроса о получении посредством электронной/факсимильной связи;
- телефонный обзвон сторонних организаций с целью массового сбора определенной информации по заданной тематике;
- телефонное оповещение сотрудников офиса о том или ином событии/мероприятии;
- ознакомление под роспись сотрудников офиса с нормативно-правовыми актами, если число требуемых ознакомлений превышает 3.
2. Поручения, не указанные в приведенном выше перечне, могут быть выполнены:
а) по прямому указанию менеджера высшего звена Компании с соответствующей пометкой в Журнале;
б) по личной инициативе ОА в свободное от его основной работы время.
3. ОА исполняет поручения, оформленные в Журнале в соответствии с технологией SMART, т.е. задача должна отражать:
а) цель: предмет и образ действий с ним, конечный результат;
б) объём;
в) реальный срок исполнения, в зависимости от характера работы и текущей загруженности исполнителя;
г) уровень приоритетности по 3-бальной шкале, где 1 – самый высокий уровень («срочно и безотлагательно: в течение 1 часа»), 2 – средний («в течение рабочего дня, если поручено до обеденного перерыва» и 3 – самый низкий («после всех задач с уровнем 1 и 2»);
д) время внесения поручения в Журнал (указывается заказчиком) и время фактического его исполнения (отметка ОА).
4. ОА предоставляет Журнал Исполнительному директору Компании для проверки и контроля как по требованию, так и на регулярной основе, не реже 1 раза в месяц.
I V . Права
Представлять интересы Компании в рамках своей компетенции и данной должностной инструкции во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами и удаленными структурными подразделениями Компании.
Уточнять у заказчика задачи до уровня полной ясности.
Пользоваться имуществом и основными средствами, исходя из корпоративных потребностей и общей целесообразности.
Запрашивать и получать в структурных подразделениях Компании необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей профессиональной деятельности.
Пользоваться всеми социальными льготами и привилегиями, предоставляемыми локальными нормативными актами Компании и действующим трудовым законодательством.
Вносить на рассмотрение руководству предложения, оптимизирующие и улучшающие деятельность по своему направлению.
V. Ответственность
Организационный ассистент Секретариата несет ответственность:
1. За качество выполняемых им поручений.
2. За причинение материального ущерба имуществу Компании – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. Организационный ассистент, использующий имущество и средства ООО «___» в собственных личных интересах, несет ответственность в пределах, определенных гражданским, уголовным, административным правом.
СОГЛАСОВАНО:
Исполнительный директор _________ / _________
Юрисконсульт _________ / _________
С должностной инструкцией ознакомлен ___________ / _________
и 1 экземпляр получен «___» __________ 20__ г.
Приложение 1.7
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«__________»
«_____» _______ 20__ года город ______________
АКТ
ОБ ОТКАЗЕ СОТРУДНИКА ОТ ПИСЬМЕННОГО ОЗНАКОМЛЕНИЯ
С РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТОМ
(ПРИКАЗОМ, РАСПОРЯЖЕНИЕМ, ПЕРСОНАЛЬНЫМ ЗАДАНИЕМ)
Настоящий Акт составлен в подтверждение факта отказа Начальника склада г-на Иванова С.П. от письменного подтверждения в ознакомлении его с документом:
______________________________________________________________ «____» ____________ 20__ года в присутствии сотрудников ООО «_______________»:
_______________________________ __________________
_______________________________ __________________
_______________________________ __________________
Также поименованные сотрудники подтверждают устное доведение содержания указанного документа до своего коллеги путём зачитывания полного текста этого документа вслух.
Подписи:
____________ _______________ ______________
Приложение 1.8
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«__________»
«_____» _______ 20__ года город ______________
ПРИКАЗ № ______
О применении дисциплинарного
взыскания в виде замечания
В соответствии со ст. 192, 193 ТК РФ в связи с однократным грубым неисполнением работником трудовых обязанностей, выразившееся в отказе исполнять письменные распоряжения непосредственного руководителя – директора ООО «__________»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Применить дисциплинарное взыскание в виде замечания по п.1 ч.1 ст. 192 Трудового Кодекса Российской Федерации к: _______________.
Основание:
Акт № б/н от 06.06.2012 об отказе г-на _____________ исполнять письменные распоряжения непосредственного руководителя ______________________ ООО «_______» и предоставить письменное объяснение причин этого невыполнения распоряжения.
Генеральный директор _____________ / _____________
С приказом ознакомлен:
______________ /_______________ / «___» ______ 20__ г.
Примечание: при отказе сотрудника расписываться в ознакомлении с приказом, зачитанным ему вслух в присутствии коллег, составляется соответствующий акт.
Приложение 1.9
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«__________»
«_____» _______ 20__ года город ______________
ПРИКАЗ № ____
О применении дисциплинарного
взыскания в виде увольнения
В соответствии со , ТК РФ в связи с однократным грубым неисполнением работником трудовых обязанностей, выразившееся в отсутствии на рабочем месте по неуважительной причине в период с _____ 20__ г. по ________20__ г. (или в течение ___часов, но не менее 4-х) «__»_______20__ г.,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения по Трудового Кодекса РФ (прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)) к ____________ ООО «___» г-ну/г-же _______________________.
Отделу персонала подготовить приказ о расторжении «__» ______ 20___ г. трудового договора с г-ном ______________ в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Основание:
Акт № 1 от «__» ______ 20__ года об отсутствии на рабочем месте г-на ___________ «__» _____20__ г.
Докладная записка (кого) ______________ от «__» ________ 20__ г.
Запрос о даче письменных объяснений сотрудника от «__» _____ 20__ г. с отметкой о вручении.
Акт № 2 от «__» ______ 20__ г. об отказе (кого) _____________ представить письменные объяснения по факту своего прогула «__» ________ 20__ г.