4.3.2. Порядок создания и ликвидации структурного подразделения.
4.3.3. Подчиненность структурного подразделения.
4.3.4. Структура подразделения.
4.3.5. Руководство подразделением.
4.3.6. Основополагающие организационно-правовые документы и акты, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности.
4.4. Требования к содержанию раздела «Задачи и функции»:
4.4.1. Основные 3 – 5 задач деятельности подразделения.
4.4.2. Основные функции:
- функции должны быть сгруппированы в соответствии с направлениями деятельности (основными задачами);
- направления деятельности должны быть определены конкретно, и охватывать всю работу, выполняемую подразделением;
- направления деятельности должны быть ранжированы по степени значимости;
- направления деятельности не должны пересекаться между собой.
4.5. Требования к содержанию раздела «Взаимодействие с другими структурными подразделениями»:
Раздел устанавливает совокупность устойчивых связей и взаимных обязательств между СП организационной единицы, а также обеспечивает необходимую согласованность в действиях, в разрезе:
- входящего потока (получения)
- исходящего потока (предоставления).
Горизонтальные связи отражают отношения с другими смежными СП, не носящими характера подчиненности. По этим каналам связи передаются статистическая информация, аналитические материалы, проекты документов, предложения и замечания по их доработке и корректировке.
В разделе может фиксироваться взаимодействие как с другими организационными единицами Компании, так и внешними организациями.
Для представления информации должен использоваться процессный подход, т.е. должна отслеживаться последовательность работы над документами.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ РАЗДЕЛОВ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Общие требования к стилю изложения и к информации на титульном листе: те же, что и в разделе 4 данного Стандарта, применительно к должностной инструкции конкретной должности (рабочего места).
5.2. С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись (на каждой её странице) с указанием даты его ознакомления (на последней странице).
Требования к содержанию раздела «Общие положения».
В разделе указываются основные сведения о должности:
- Полное название должности и подразделения, а также категория работника (руководители, специалисты, прочие служащие, рабочие), приемлемое образование, стаж или опыт работы.
- Порядок назначения и освобождения от должности. В данном пункте также может быть указано, по представлению какого лица производится назначение, с каким должностным лицом согласовывается.
- Подчинение работника – называется вышестоящее должностное лицо, которому административно подчиняется работник. Если предусмотрено также функциональное подчинение, оно отражается здесь же.
- Подчиненность работнику: перечисляются лица, находящиеся в подчинении у данного работника. Это может быть структурное подразделение, группа лиц, объединенная для решения определенных задач, или отдельные лица.
- Квалификация по должности: что должен знать и чем руководствоваться работник при исполнении своих должностных обязанностей.
- Порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
5.4. Требования к содержанию раздела «Задачи»:
Основная цель деятельности. Одним предложением должен быть представлен основной результат деятельности, установленный для данного рабочего места. Рациональное количество основных задач для одной должности – от 3 до 5.
5.5. Требования к содержанию раздела «Должностные функции»:
- все должностные функции должны быть сгруппированы в соответствии с направлениями деятельности (основными задачами, целями);
- направления деятельности должны быть определены конкретно, и охватывать всю работу, выполняемую работником;
- направления деятельности должны быть ранжированы по степени значимости;
- направления деятельности не должны пересекаться между собой;
- формулировки направлений деятельности должны начинаться с отглагольного существительного и включать характеристику объекта деятельности и процедуры, совершаемой с ним работником;
- должностные обязанности должны соответствовать функциям подразделения, в котором работает данный сотрудник;
- должностная функция указывает на то, что преобразуется в процессе деятельности, т.е. указывается объект деятельности (оборудование, документ, информация и т.п.) и вид деятельности, т.е. каким образом преобразуется объект деятельности (контроль, анализ, организация и т.п.).
- описание руководящей функции должности: представляется информация о количестве работников, находящихся в прямом подчинении, перечень рабочих мест, находящихся в функциональном и методологическом руководстве;
- описание функции управления бюджетами: информация по влиянию рабочего места на управление доходной и расходной частью бюджета, а также по размеру бюджета, за которым закреплена ответственность данного рабочего места;
- описание функций, выполнение которых предполагает физические нагрузки: их интенсивность и продолжительность на данном рабочем месте.
5.6. Требования к содержанию раздела «Права»:
В разделе отражается перечень прав работника, отвечающих следующим требованиям:
- Права работников определяются действующим законодательством и нормативно-правовыми актами Компании.
- Права работников содержат описание полномочий работника, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
- Формулировки прав начинаются с глагола и из них должно быть ясно видно, какими полномочиями обладает работник.
В должностной инструкции указываются две группы прав: функциональные и трудовые. К первой группе относятся права распорядительного характера и права организационного характера. Ко второй группе относятся права, предусмотренные действующим законодательством.
Матрица прав работников
Право
Категория
Распорядительного характера
Давать распоряжения, указания, поручения, обязательными для исполнения подчиненными
Руководитель
Распоряжаться вверенными ему материальными и денежными средствами в пределах своей компетенции
Руководитель
Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений
Руководитель
Требовать: прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения требований и т.д.); соблюдения установленных норм, правил, инструкций; представления необходимой информации, документов, отчетов
Руководитель / Специалист
Не принимать документацию, оформленную не надлежащим образом, а также содержащую недостоверные сведения
Руководитель / Специалист
Требовать качественного выполнения подчиненными возложенных на них обязанностей
Руководитель
Самостоятельно принимать решение по вопросам своей компетенции
Руководитель
Подписывать и визировать документы в пределах своих полномочий
Руководитель
Действовать от имени Компании в рамках доверенности: представлять ее интересы перед иными юр. лицами, органами гос. власти, местного с/у
Руководитель
Организационного характера
Инициировать и проводить совещания по вопросам своей компетенции
Руководитель
Присутствовать на заседаниях, собраниях Компании или СП по вопросам деятельности Компании или СП
Руководитель / Специалист
Знакомиться с док-ми, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения должностных функций
Руководитель / Специалист
Вносить на рассмотрение вышестоящему руководителю предложения по улучшению деятельности Компании (СП)