4. Представительствовать в установленном порядке от имени Компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
5. По согласованию с руководством Компании привлекать экспертов и специалистов подразделений маркетинга и рекламы для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.
6. Вносить предложения руководству Компании о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.
7. Вносить предложения руководству Компании о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.
8. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
9. Проводить и участвовать в конференциях, совещаниях, семинарах по вопросам организации и сопровождения сбыта.
10. Начальник ОС визирует все документы, связанные с деятельностью отдела (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.).
V. Взаимодействие
Для выполнения функций и реализации прав отдел сбыта взаимодействует:
1. С бухгалтерией по вопросам:
1.1. Получения:
- бухгалтерских данных о движении, реализации, запасах продукции;
- итогов инвентаризации материально-технических ресурсов;
- нормативов на представительские, командировочные и рекламные расходы;
- согласованных смет расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта с приложением финансовых обоснований;
- анализа затрат, произведенных за месяц (квартал, год);
- сведений о кредиторской и дебиторской задолженности;
- сведений о перечислении средств сторонним организациям и индивидуальным предпринимателям за аутсорсинговые услуги по вопросам маркетинга;
- сведений о выставлении и оплате счетов.
1.2. Предоставления:
- расчетов затрат на сопровождение сбыта;
- сведений о ценах на материально-технические средства у поставщиков, тарифах на услуги таможенной очистки и по перевозке продукции;
- сведений о региональных дилерах и агентах Компании по вопросам ценовой политики, объемов оборота, скорости оборачиваемости стоков.
2. С экономическим отделом по вопросам:
2.1. Получения:
- планов сбыта продукции (выполнения работ, оказания услуг) на месяц, квартал, год;
- изменений в сбытовых планах по отдельным позициям товарной номенклатуры, вносимых на основании маркетинговых исследований;
- проектов оптовых и розничных цен на продукцию для проведения маркетингового анализа.
2.2. Предоставления:
- обобщенной информации о спросе на реализуемую продукцию;
- сведений о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции;
- информации о состоянии рынка товаров;
- данных, необходимых для формирования товарной номенклатуры Компании;
- предложений по изменению цен на отдельные виды продукции в связи с изменением спроса.
3. С внешними предприятиями по логистики по вопросам:
3.1. Получения:
- оперативных, месячных, квартальных и годовых планов-графиков транспортных перевозок;
- транспортных маршрутов;
- расчетов транспортных затрат на доставку;
3.2. Предоставления:
- предложений по изменению маршрутов доставок;
- предложений по изменению графиков погрузки и выгрузки;
- сведений о пожеланиях покупателей и поставщиков относительно изменений графиков поставки и отгрузки;
- данных о разработке новых видов погрузочно-разгрузочных средств, внедрение которых позволит сократить простои под загрузкой и выгрузкой транспортных средств.
4. С филиалами по вопросам:
4.1. Получения:
- отчетности;
4.2. Предоставления:
- информации по отгрузкам и движению.
5. С административной дирекцией по вопросам:
5.1. Получения:
- штатных расписаний и положений о структурных подразделениях Компании для увязки с маркетинговыми планами;
- положений о персонале;
- положений о премировании;
- графиков работы подразделений Компании;
- планов подготовки и повышения квалификации работников;
- отчетов о выполнении заявок на подбор кадров.
5.2. Предоставления:
- предложений по изменению организационно-управленческой структуры для закрепления в штатных расписаниях и положениях о структурных подразделениях Компании;
- информации о количественной и качественной потребности отдела в персонале;
- заявок на подбор персонала для отдела;
- перечня мероприятий, проведение которых необходимо для повышения квалификации работников по отдельным направлениям;
6. С юридическим отделом по вопросам:
6.1. Получения:
- результатов правовой экспертизы на соответствие действующему законодательству представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций;
- согласованных претензий и исков к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств;
- разъяснений действующего законодательства и порядка его применения;
- анализа изменений и дополнений законодательства.
6.2. Предоставления:
- приказов, распоряжений, инструкций, проектов договоров для визирования и правовой экспертизы;
- материалов для предъявления претензий и исков к контрагентам и покупателям по поводу нарушения ими договорных обязательств;
- претензий, предъявленных предприятию контрагентами;
- имеющихся сведений о поставщиках, покупателях, иных контрагентах;
- заявок на поиск необходимых нормативно-правовых документов и на разъяснение действующего законодательства.
7. С отделом рекламы по вопросам:
7.1. Получения:
- ATL планов производителя по продвижению своей продукции на территории РФ;
- сведений о величине бюджета на BTL акции и планов распределения этого бюджета между обособленными подразделениями Компании;
- планов на проведение ATL по отдельным продуктам и регионам;
- заявок на проведение BTL;
- макетов рекламных и информационно – справочных материалов;
- новых дизайнерских разработок POSM;
- отчетов о проведенных рекламных кампаний на территории РФ.
7.2. Предоставления:
- заявок на проведение ATL;
- планов на проведение BTL;
- планов по организации совместных стимулирующих акций с дилерами в регионах;
- образцов новых POSM;
- заявок на POSM для филиалов;
- отчетов по маркетинговой активности в регионах.
8. Cо специалистами IT по вопросам:
8.1. Получения:
- отчетов об этапах и сроках разработки ПО для нужд отдела маркетинга;
8.2. Предоставления:
- заявок на разработку ПО для нужд отдела маркетинга и других подразделений Компании;
- заявок на обновление PC и офисного оборудования отдела.
VI. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций ОС несет начальник отдела сбыта.
2. На начальника ОС возлагается ответственность в случае:
2.1. Представления недостоверной информации, использование которой привело к осложнению взаимоотношений с контрагентами Компании, уменьшению прибыли, а также причинению ущерба деловой репутации Компании и/или её деловых партнеров.
2.2. Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства информацией по вопросам работы отдела сбыта.
2.3. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства Компании.
2.4. Утечки по каналам ОС информации, составляющей коммерческую тайну.
2.5. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.
3. Ответственность сотрудников отдела сбыта устанавливается их должностными инструкциями.
Приложение 2.11