Написал инструкцию, но сотрудник не справляется
Решение:
Проводить обучение на рабочем месте.
Когда вы пишете инструкции, в них есть пункты, которые уже внедрены и точно работают. А есть пункты, которые сотрудник не против выполнять, но пока этого не делает или делает через раз. Особенно это касается коммуникативных навыков – скриптов продаж и т. п. Если человек работает менеджером по продажам, он же должен уметь общаться с клиентами, верно?
Так вот, с вероятностью 99 % он не умеет этого делать. Даже если вам кажется, что должен уметь, лучше отталкиваться от того, что не умеет. «Он должен это знать/уметь» – вообще самая опасная фраза из уст руководителя.
Поэтому вы не просто описываете действия сотрудника в инструкции, а обязательно проводите обучающее занятие. Показываете, объясняете, смотрите, как он это делает при вас. Даёте обратную связь. Позже возвращаетесь, когда он активно погружён в работу, и проверяете, как справляется. Снова даёте обратную связь.
И так до тех пор, пока не убедитесь, что у человека эти действия закрепились на уровне навыка и выполняются на автопилоте.
https://www.youtube.com/watch?v=d0-7WgLPBNg&list=PL5iU_w9GhwdXLIRqwMM136RzSnm3Dsr_6&index=37
Написал инструкцию, но сотрудник ленится
Решение:
Создать систему контроля.
Здесь уже речь про действия, которые сотрудники точно умеют выполнять, но не хотят. Особенно если они связаны с отчётностью, дисциплиной и т. д. Эти действия нужны вам, а не им, поэтому их часто саботируют.
Чтобы эта часть инструкций выполнялась, создайте систему контроля. Нужны цифры в конце дня – просите делать снимок экрана и скидывать в группу. Нужен учёт времени – пусть сотрудник пишет в чат «я пришёл» и «я ушёл». Это самые простые варианты, для примера; системы контроля бывают очень разные.
В любом случае нужно соблюдать три условия:
1. Не вы звоните и напоминаете о действии, а сотрудник делает это сам в назначенное время. То есть это он прикладывает усилия, чтобы облегчить вам контроль, не наоборот.
2. Эти усилия небольшие. Сделать снимок экрана, написать короткое сообщение – простые действия, которые не требуют много времени и энергии.
3. Если что-то не выполнено, должны быть последствия. Можно привязать эти действия к системе оплаты труда, к техническим наказаниям, к оценке сотрудника.
https://www.youtube.com/watch?v=BkhBv5sPoNs&list=PL5iU_w9GhwdXLIRqwMM136RzSnm3Dsr_6&index=19
Инструкции быстро устаревают
Решение:
Раз в полгода проверяйте их актуальность и обновляйте при необходимости.
Назначьте ответственного за соблюдение и актуализацию каждого из созданных документов. За бизнес-процесс отвечает архитектор процесса, за рабочую инструкцию – тот, для кого она написана.
Раз в полгода проводите совещание по анализу актуальности всех инструкций и регламентов в компании. За неделю до даты руководители отправляют ответственным напоминание:
• У вас есть неделя, чтобы принести мне обновлённые версии всех документов, за которые вы отвечаете.
Если всё актуально и изменения косметические, просто утверждаете. Если ответственные говорят, что изменения существенные, выносите на совещание, обсуждаете, утверждаете. И так каждые полгода.
Получается, что за актуальностью инструкций всегда кто-то следит, и они регулярно обновляются.
https://www.youtube.com/watch?v=EBMvAJpSBJE&list=PL5iU_w9GhwdXLIRqwMM136RzSnm3Dsr_6&index=17
Потеря и восстановление авторитета
Новый коллектив меня не принимает
Решение:
Проявите интерес к людям, покажите, что у вас общие цели.
Даже если новый коллектив кажется вам токсичным, не торопитесь махать шашкой и увольнять всех несогласных. Возможно, они просто были очень привержены прежнему руководителю и им сложно принять изменения.
Ваша задача – превратить их уже в приверженных себе, и делать это нужно постепенно:
• Поговорите с каждым сотрудником, поймите его мотивацию, поймите его проблемы;