Это было довольно грязное и неудобное здание, но зато оно было скрыто от любопытных глаз и бдительно охранялось солдатами морской пехоты. Когда капитаны судов гурьбой вошли в зал, они увидели командира военно-морской базы в Исландии, командиров крейсеров и эсминцев эскадры Гамильтона и командиров кораблей непосредственного охранения конвоя во главе с капитаном 3 ранга Брумом. (Гамильтон считал, что в интересах обеих сторон командир сил охранения должен был еще до выхода в море встретиться с капитанами судов конвоя.)
«Длинный зал был вскоре заполнен густым дымом от двухсот одновременно выкуриваемых трубок и сигарет, — записал позднее в своем дневнике лейтенант Фэрбенкс. — Присутствовавшие на совещании не испытывали особого возбуждения, в зале стоял лишь низкий монотонный гул от разговоров. Большую часть времени командиры и капитаны либо ходили, разговаривая, вдоль зала, либо сидели на длинных столах и скамейках». В конце зала офицеры военно-морского флота сортировали большие конверты со штампом «Вооруженные силы Его Величества», в которые были вложены секретные инструкции и коды для каждого судна.
Капитаны английских судов были одеты в темные форменные костюмы и морские фуражки и в ходе совещания старательно делали записи в своих блокнотах. Одежда американских капиталов была менее официальной: бесформенные куртки, свитеры и яркие рубашки из шотландки. После того как к собравшимся обратились командир конвоя коммодор Даунинг и капитан 3 ранга Брум, заверивший, что эсминцы сделают все возможное, поднялся контр-адмирал Гамильтон. Он вкратце познакомил капитанов с планом операции.
Гамильтон начал с предупреждения, что конвой — не увеселительная прогулка, но тут же пообещал, что его будут сопровождать мощные силы непосредственного охранения, включая два корабля ПВО и судно, оборудованное катапультой для подъема самолета. Участникам совещания не сообщили данных разведки о том, что в действительности противник намеревается атаковать конвой крупными надводными кораблями, но тот факт, что за столом на сцене сидело так много старших офицеров военно-морского флота, должно быть, настолько же разочаровал капитанов судов, насколько и ободрил их: почему этому конвою уделяется такое внимание и предоставляется такая мощная защита? Не менее удручающим оказалось и то обстоятельство, что собравшимся представили капитанов целых трех «спасательных судов»: Макгоуна, Морриса и Бэннинга. Судам последних двух — «Замалеку» и «Рэтлину» — за три дня до этого приказали прибыть в Исландию с такой поспешностью, что они не успели закончить производившиеся на их борту работы по установке дополнительного вооружения. «Замалек» вышел в море с заводскими рабочими, которые устанавливали новые тяжелые зенитные пушки, четыре «эрликона», ракетные пусковые установки с лотковой направляющей и параваны. Все это с несомненной очевидностью указывало на то, что адмиралтейство считало этот конвой необычным.
Гамильтон заверил капитанов судов, что помимо сил непосредственного охранения под командованием Брума переход конвоя обеспечивается мощными силами ближнего прикрытия, состоящими из английских и американских крейсеров, и силами дальнего оперативного прикрытия, в которые входят английские и американские линейные и другие крупные корабли. «Возможно, во время перехода вы не увидите большей части этих кораблей, — объяснил Гамильтон, — но они постоянно будут готовы оказать вам необходимую поддержку». Он добавил, что для перехвата надводных кораблей противника в соответствующих районах развернуты английские и русские подводные лодки, а английская авиация будет оказывать боевое воздействие на аэродромы противника в Норвегии. Принимая все это во внимание, Гамильтон считал, что имеются все шансы на переход конвоя «практически невредимым». Капитаны судов встретили разъяснения Гамильтона с заметным подъемом. Несколькими днями позже Гамильтон вынужден был признать, что его выступление перед капитанами сделало ту роль, которую он должен был сыграть вечером 4 июля, «еще более неприятной».
Гамильтон объяснил капитанам, что самые большие неприятности им причинят воздушные атаки немцев, поэтому очень важно не тратить понапрасну боеприпасы:
«Внушите своим людям — необходимо соблюдение строгой дисциплины ведения огня. Предшествующий опыт показывает, что бесполезно продолжать обстреливать самолет, если он уже сбросил бомбы или торпеды». Далее Гамильтон отметил; что излюбленная тактика немцев, по-видимому, заключается в том, чтобы сначала использовать высоко кружащие над конвоем бомбардировщики «Юнкерс-88» и отвлечь таким образом внимание от идущих в атаку на низкой высоте торпедоносцев-бомбардировщиков: «Следите внимательно за торпедоносцами, но будьте осторожны, чтобы в горячке не обстрелять другие суда и корабли конвоя».