— определение своих возможностей.
Вам нужно решить, какое из заданий имеет самый высокий приоритет, какое идет следующим и т. д. Все остальные задания, голосовые сообщения и электронные письма должны быть отложены на потом. Вы вовсе не обязаны мгновенно отвечать на каждое из них.
После того как вы приметесь за выполнение задания с самым высоким приоритетом, разбейте его на подзадачи. Разбиение на подзадачи — это разделение задания на небольшие части. Делайте только ту работу, которая лежит прямо перед вами, и которая должна быть выполнена прежде всего. Не забивайте себе голову другими делами. В противном случае ваша кратковременная память станет совсем короткой.
В своей практике я видел множество людей, чья работа, изменилась в худшую сторону в результате слияния компаний и сокращения штата. Этим людям пришлое! в одиночку выполнять объем работы, который раньше приходился на двух или трех сотрудников. Я помогал им установить для себя разумные цели и поддержать свои способности к совместной работе.
Если ваша работа выходит за рамки возможностей одни человека, поставьте перед собой следующую задачу: в течение одного рабочего дня приложите максимум усилий к выполнению своих заданий, однако не доводите себя до изнеможения и не пытайтесь сделать больше, чем вы можете. Узнайте предел своих возможностей. Если к окончанию этого рабочего дня какая-то работа останется не выполненной, это не ваша вина; это вина руководства, которое подумало, что с этим объемом работы может справиться один человек. Поговорите с начальником отдела о вашей рабочей нагрузке и попробуйте вместе прийти к какому-либо разумному решению.
В действительности, если вы будете жечь свечу с двух концов, и попытаетесь выполнить то, что не в состоянии выполнить, ваше руководство может пойти по неправильному пути. Если вы будете выбиваться из последних сил, пытаясь выполнить работу за двоих, это только стимулирует дальнейшее сокращение штата: руководство подумает, что поскольку работники хорошо справляются с постоянным дополнительным объемом нагрузки, эту нагрузку можно вменить им в обязанность. Вы окажете им (и себе) хорошую услугу, если будете прилагать максимум усилий, но в то же время сохраните здоровый баланс между работой и личной жизнью.
Делайте только то, что вы можете сделать, и делайте это так хорошо, как только возможно. Благодаря этому сохраните свою память целой и невредимой, а качество вашей работы останется на самом высоком уровне. Если вы будете пытаться выполнить невозможное, ваши силы быстро иссякнут, ваша кратковременная память будет угнетена последствиями стресса, качество работы снизится, и ваш начальник доложит руководству, что вы плохо работаете. Таким образом, от ваших наилучших побуждений компания только проиграет, поскольку все неприятности будут списывать на плохого работника, а не на плохую организацию рабочего процесса.
* * *
Составление списка неотложных дел
Вот уже 20 лет я веду список того, что нужно сделать. Благодаря этому я не только остаюсь организованным, но и получаю огромное удовольствие каждый раз, когда могу пометить один из его пунктов как “сделано”.
Список неотложных дел — это вовсе не альтернатива развитию своей памяти. Это, скорее, ее поддержка. Представьте себе, что пункты списка — это подсказки дня памяти. С помощью этих подсказок вы сможете вспомнить детали всех задач, внесенных в список.
Список того, что нужно сделать, должен быть легким в использовании и всегда находиться под рукой. Работая со списком, придерживайтесь следующих правил:
— избегайте захламления списка — для описания задачи вполне достаточно нескольких слов;
— регулярно переписывайте список, после того как некоторые из его пунктов будут выполнены;
— ведите только один список, поскольку два или более списка окажутся излишними и будут проигнорированы;
— расставляйте приоритеты: что нужно выполнить в первую очередь, что — во вторую и т. д.
* * *
Большинство людей стараются избегать публичных выступлений. Если вы принадлежите к их числу, и получили задание выступить с докладом на работе или перед классом, страх перед публичным» выступлениями может полностью блокировать вашу память. Слишком сильная боязнь выступлений указывает на проблемы с кратковременной памятью и на трудности с извлечением из памяти долговременных воспоминаний (о том, как уменьшить свой страх, рассказано в главе 7 “Контроль над сознанием”).