1) плохая подготовка к совещанию руководителя, помогающих ему экспертов или лиц, ответственных за подготовку;
2) отсутствие у участников желания сотрудничать, работать совместно;
3) отсутствие связи между вопросами, включенными в повестку дня совещания;
4) многочисленность обсуждаемых вопросов;
5) неумелое ведение совещания (вместо обсуждений проблем и принятия решений – пустые разговоры, не приводящие к нужному решению);
6) попустительство по отношению к демагогическим выступлениям;
7) отсутствие желания найти общее решение, отстаивание узко групповых интересов;
8) формальные выступления:
9) зажим конструктивных дискуссий лицом, ведущим совещание;
10) недостаточная «заостренность» внимания участников на главной проблеме, ради которой организуется совещание.
Правила выступления:
1) устанавливайте и придерживайтесь регламента выступлений. Учитесь излагать суть вопроса, проблемы по возможности кратко, не увлекайтесь цитатами;
2) старайтесь выступать убедительно и аргументировано;
3) по возможности, излагайте мысль своими словами, руководствуясь лишь планом выступления. Нежелательно читать заранее подготовленный текст;
4) старайтесь сохранять контакт с участниками совещания, наблюдайте за их реакцией на ваши слова;
5) обращаясь, называйте участников совещания по имени и отчеству, по возможности подчеркивайте их опыт и компетентность по соответствующему вопросу;
6) остерегайтесь использовать в ходе совещания плоские шутки, непродуманные реплики в адрес участников;
7) выступая, не поучайте, не изрекайте прописных истин.
Подведение итогов совещания.
В заключительной части совещания можно использовать следующие варианты:
1) призвать всех к выполнению планов, программ, к достижению целей, к которым пришли в результате дискуссии;
2) положительно оценить наиболее деловые выступления и удачные предложения;
3) бросить подходящую шутку, реплику, которая может быть «к месту», разряжает обстановку напряжения и скованности, если участники не пришли к желаемому результату;
4) привести подходящую цитату, изречение;
5) акцентировать внимание участников на самом важном, самом не стандартном подходе, решении, которое достигнуто на совещании.
Полезно, если фраза, мысль, с которой вы начали совещание, будет использована и при его завершении.
Следует поблагодарить участников за проведенную работу.
6.5. Выступление руководителя
Правила построения ораторской речи.
Логические аспекты выступления изучены и разработаны достаточно глубоко, и с ними можно познакомиться в специальной литературе. Приведем несколько практических советов, которые следует помнить и которыми необходимо руководствоваться во время выступления:
1) будьте последовательны в своей речи. Не переходите к следующему пункту выступления, пока не закончите предыдущий. Многократное возвращение к недосказанному производит крайне неблагоприятное впечатление;
2) начинайте выступление с наиболее существенных положений, оставляя на конец частное и второстепенное. Не тратьте время на то, что не является необходимым, без чего можно обойтись в выступлении;
3) не повторяйтесь. Если считаете необходимым повторить сказанное, оговорите это специально. Дайте понять, что это намеренное повторение;
4) не уходите в сторону от обсуждаемого вопроса; не отвлекайтесь на посторонние, малозначимые для сути дела проблемы, факты, сведения, примеры и т. п.;
5) в конце выступления обобщите сказанное и сделайте выводы.
Готовя выступление, следует учитывать основные логические законы.
Закон тождества. Всякая мысль в процессе рассуждения должна быть тождественна самой себе. Этот закон требует, чтобы в выступлении данная мысль о каком-либо предмете, событии должна иметь определенное устойчивое содержание, сколько бы раз и в какой бы форме к ней ни возвращались.
Закон непротиворечия. Два несовместимых друг с другом суждения не могут быть одновременно истинными: по крайней мере одно из них необходимо ложно.
Закон исключенного третьего. Утверждение и его отрицание не могут быть одновременно ни истинными, ни ложными, одно из них необходимо истинно, другое – необходимо ложно, если в выступлении сформулировано какое-то положение в виде высказывания, а затем – его отрицание, то одно из этих высказываний будет истинным, а другое – ложным.
Закон достаточного основания. Всякая мысль придается истинной, если она имеет достаточное основание. Поскольку наши суждения, высказывания могут быть истинными или ложны, то, утверждая истинность высказывания, следует дать обоснование этой истинности.