11) ответ давайте только на один вопрос. Если спрашивающий задает несколько вопросов в одном, спросите его, какой является главным и отвечайте на него. Наиболее полно отвечайте на вопрос, в котором чувствуете себя наиболее уверенно;
12) если вопрос содержит ложную информацию (например, «Ваша компания увольняет персонал…») исправьте этот факт, а затем отвечайте. Так как вы имели дело с ошибочным материалом, дальнейших вопросов обычно не возникает;
13) связывайте ответы со своей речью (например, «Как я уже сказал…»);
14) если вопрос спорный, отвечайте на него прямо, отстаивая свою точку зрения;
15) не позволяйте задающему вопрос прочитать речь. Остановите его и спросите, в чем заключается вопрос;
16) если кому-то трудно сформулировать вопрос, помогите ему;
17) избегайте жаргона, специфических терминов и сокращений;
18) не позволяйте другим вставлять в вашу речь слова или пытаться прочитать ваши мысли (например, «Тогда вы полагаете…»). Сформулируйте то, что сказали снова. Сделайте это понятно;
19) не делайте поспешных обещаний;
20) не позволяйте одному или двум слушателям монополизировать время, отведенное для вопросов.
В случае негативной реакции слушателей на выступление, не рекомендуется:
1) спорить;
2) пытаться взывать к логике или здравому смыслу (эмоции им не подчиняются);
3) советовать или указывать, что они должны делать и как надо себя вести;
4) приказывать;
5) высмеивать;
6) стыдить;
7) не принимать их в расчет, игнорировать их интересы, продолжая «гнуть свою линию»;
8) спрашивать о мотивах их поведения;
9) отвечать на атаку противодействием;
10) играть на нервах.
6.6. Организация презентаций
В практике делового общения широкое распространение получили презентации.
Презентация (лат. praesentatio):
1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж (трассату);
2) общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, напр, книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.
В книге «Искусство деловой презентации» Л. Арредондо пишет: «Презентация – испытанное средство привлечь внимание. Деловая презентация, проведенная успешно, заставляет людей положительно оценить и вас и ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиваться желаемого».[2]
В результате успешной презентации человек может достигнуть следующих целей:
1) создать мнение о себе как о высококвалифицированном специалисте, знающем свою работу и относящемся к ней творчески;
2) проявить свои лидерские качества и интеллектуальный потенциал;
3) продемонстрировать инициативность, организованность и способность к творчеству;
4) убедить других принять ваши идеи, рекомендации, предложения или точку зрения.
Большие возможности презентация открывает и перед организацией любого типа.
Презентация позволяет:
1) продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обогатить программу;
2) распространить информацию внутри организации или среди широкой публики;
3) повысить узнаваемость имени или названия;
4) поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам;
5) найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать (т. е. клиентов, избирателей, жертвователей и прочих).
Таким образом, презентация мобилизует ресурсы личности и организации, увеличивает их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых кругов и широкой общественности.
В специальной литературе авторы выделяют несколько видов презентаций.
Л. Арредондо дифференцирует презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внешние и внутренние.
Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступление торгового представителя фирмы перед покупателями.
Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).
Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненными, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей».