Если известна повестка собрания, важно как можно тщательнее подготовиться к нему. Установите для себя цель (зачем вы туда идете) и средства ее достижения (ваши действия). Например, если главная цель — уговорить руководство компании вложить средства в маркетинговую поддержку (т. е. использовать услуги маркетинговой компании), можно сделать следующее:
• СРАВНИТЬ степень использования маркетинговой поддержки вашей компанией и фирмой-конкурентом;
• ОБОСНОВАТЬ необходимость поддержки ожидаемым ростом прибылей;
• ВОЗДАТЬ должное репутации маркетинговой компании;
• наглядно ПРОДЕМОНСТРИРОВАТЬ ожидаемый рост прибылей;
• ВЫРАЗИТЬ сомнение в готовности вашей компании принять на вооружение новые идеи;
• РАЗВЛЕЧЬ присутствующих своей горячностью;
• ПРОБУДИТЬ их активность, попросив задавать вопросы.
Эти действия могут оказаться надежными и эффективными средствами достижения вашей цели. Сосредоточенность на них поможет вам преодолеть робость и чувство неполноценности или, напротив, предупредит попытки «пустить пыль» в глаза публике или показаться умнее, чем вы есть.
Можно преодолеть застенчивость, например снимая с рукава воображаемые пылинки или заговорив аффектированным, неестественным голосом. Подготовьте свою аргументацию и вооружитесь статистическими данными и достоверными сведениями, если они вам понадобятся. Подумайте о «скрытых повестках дня» — о целом ряде тех задач, с которыми придут на собрание другие. Поняв, почему люди выражают те или иные взгляды, вы будете уже на полпути к тому, чтобы предложить им действенные альтернативы.
Один из наиболее эффективных способов заставить собрание перейти на вашу точку зрения — изложить ее так, чтобы у присутствующих сложилось впечатление, будто она представляет собой коллективное решение. Поэтому, скажем, будет лучше не настаивать на своем, заявляя «Я думаю, мы должны принять эту концепцию», а предложить собранию рассмотреть ее суть и принять по ней решение. Или, если нужно добиться урезания бюджета, можно внести предложение: «Может, имеет смысл пересмотреть бюджет?» Хорошо, если ваши предложения будут записаны на бумаге.
Утверждение своей личности
Некоторые из нас при передаче своих сообщений сталкиваются с трудностями. Выясняется, например, что в попытках заставить окружающих услышать себя в конце концов приходится переходить на возбужденный или сердитый тон. В таких случаях нередко помогает простое повторение сообщения спокойным тоном. Чем чаще вы повторяете свое заявление («Я не хочу переходить в тот отдел»), тем скорее люди поймут, что вы будете крепко стоять на своем. Не спешите с передачей сообщения, предварительно сделайте легкий вдох и начинайте говорить на плавном выдохе. Тогда тембр голоса будет ровным и контролируемым, а тон не повысится.
Поддерживайте постоянный визуальный контакт со всеми присутствующими, уделяя особое внимание тем, кто задирает или пытается запугивать вас. Если вас атакуют или вы чем-то рассержены либо расстроены, изложение этих чувств в словесной форме («О, как я зол!» или «Я удручена») поможет вам выразить свою реакцию наиболее приемлемым образом. Если же вы подавили свою реакцию, то ваше поведение (а отнюдь не слова, которые вь произносите) тотчас выдаст вас, и ваши сообщения стану! противоречить одно другому: так, человек в ответ НЕ просьбу высказаться о каком-то плане отвечает «Нет, он меня нисколько не волнует». Но при этом цедит слов? сквозь стиснутые зубы, уткнувшись глазами в пол.
Когда кто-то пытается перебить вас, слегка повысьте голос и без колебаний взгляните ему или ей прямо в глаза. Если он не оставляет своих попыток, покажите жестом руки (что-то вроде сигнала «стоп», подаваемого полисменом-регулировщиком), что хотели бы продолжить выступление. В худшем случае обратитесь к нему рассудительным, спокойным и неторопливым голосом, «Позвольте мне закончить, тогда выскажетесь сами» и продолжайте излагать свои доводы. Те, кто перебивают оратора, как правило, оказываются неважными слушателями и нужно не забывать, что проблемы не у вас, а у них. Когда несколько людей пытаются говорить одновременно, в конце концов получает слово самый настойчивый, а не тот, кто кричал громче других.
Используйте язык телодвижений, который поможет донести ваши аргументы до слушателей: поглубже сядьте на стуле, удобно опершись на его спинку, и займите открытую позицию. Я не устаю повторять, что сцепленность «шалашиком» кистей рук (так называемый «стиплинг») сообщает позе говорящего больше уверенности; сидя у стола, вы «расширите» свою территорию, если положите руки со сплетенными ладонями на его крышку, образовав перед собой дополнительное пространство в виде полукруга.