Вначале должен быть составлен список дел, задач, ведущих к целям. Цель, не зафиксированная на бумаге, часто остается в области мечтаний. Затем каждому делу приписывается его приоритет. Он ставится прежде всего исходя из важности целей, к достижению которых ведет данная задача. Коварнейшими рифами являются срочность и даже авральность. Часто смешивают срочность и важность. Увлекаясь срочными делами, стремясь выполнить их все в первую очередь, откладывают выполнение важных дел. В итоге к концу школы, вуза, аспирантуры человек может подойти с весьма низкими результатами, хотя в безделье его трудно упрекнуть. В чем же причина такого увлечения срочными делами? Прежде всего в неумении отделить активность от продуктивности, в стремлении оперативно решать дела, пренебрегая оценкой их эффективности. Часто не хватает умения противостоять психологическому давлению дел с пометкой «срочно». Вдобавок важное дело обычно более трудоемкое, поэтому человеку иногда легче заняться каким-нибудь срочным, но простым делом, приносящим быстро некоторый результат, выступающий основой для самооправдания откладывания важных дел.
Как бороться с таким подходом? Вначале целесообразно исследовать самые срочные дела. Здесь снова может помочь использование принципа 80:20. Как правило, 80% времени тратится всего на 20% дел, т.е. на небольшое число задач. Именно на них и стоит сосредоточить внимание. Нужно не только искать более эффективные способы их решения, но и попытаться ограничить круг срочных дел. Проанализировать каждое, задаваясь вопросом: нужно ли оно вообще? Способность человека ставить перед собой цели иногда оборачивается против него. Срочные дела обычно смешивают с текущими. Не каждое текущее дело является действительно срочным. И тем более не следует его в это срочное превращать, стремясь выполнить как можно быстрее. Надеемся, что вам поможет разделение текущих дел на 3 категории: требующие срочного решения, решения в обычные сроки и допускающие решение по мере появления возможности.
Крайне нежелательно откладывать выполнение важных дел: со временем они грозят перейти в срочные и даже горящие. И тогда на них потребуется гораздо больше времени, поскольку они будут вклиниваться в привычный распорядок, нарушая его, требуя дополнительных перепланировок, срывая сроки других дел. Авралы приводят к цепным реакциям, к лавинообразным нарушениям сроков, отмене некоторых важных дел и в итоге — к потерям. В принципе, при умелом взгляде на срочные дела важно обретение уверенности, что на важные дела у вас всегда найдется время. Упорядочив намеченные дела по их важности, нужно четко их соотнести с временными ресурсами, которыми вы располагаете, чтобы можно было перейти к планированию дел в течение дня, недели, месяца, года. На данном этапе решается две задачи. Во-первых, точнее определяются затраты на каждое дело. Во-вторых, анализируется ваша загруженность текущими делами.
Попробуйте составить список регулярных дел, куда входили бы такие виды занятий, как учеба или работа (или вместе, если вы учитесь на вечернем отделении); поездки на транспорте; посещение кружков, секций; походы в кино, театры, на концерты; просмотр телепередач; чтение газет, журналов, книг; выполнение домашних заданий, подготовка к урокам, семинарам; посещение и прием гостей; прогулки и занятия физкультурой; дела по домашнему хозяйству, в том числе приготовление завтрака, обеда и ужина, мытье посуды, стирка или сдача и получение белья из прачечной, уборка квартиры, покупка продовольственных товаров, покупка непродовольственных товаров, в том числе подарков; телефонные разговоры; утренний и вечерний туалет; завтрак, обед, ужин, чай; иные ваши постоянные занятия, связанные с выполнением обязанностей, поручений или с вашими хобби; затраты на сон.
Проставьте затем против каждого пункта перечня величину затрат времени, уходящего в среднем в течение одного дня на выполнение данного дела. Если вы занимаетесь им не каждый день, просуммируйте все затраты на него за неделю или за месяц и разделите на число календарных дней рассмотренного периода.
Например, вы два раза в неделю посещаете бассейн. Без учета транспортных затрат одно посещение и сборы к нему составляют два часа. Перемножаете 2 часа на 2 раза и получаете итог – 4 часа. Затем делите его на 7 дней. Получается, что в среднем в один день на посещение бассейна затрачивается примерно 0.6 часа. Другой пример. Предположим, вы ходите в гости, как правило, один раз в месяц и принимаете у себя гостей тоже один раз в месяц. На пребывание в гостях вместе с подготовкой у вас уходит 5 часов, а на прием гостей – 7 часов. Сложив пять с семью и получи двенадцать, разделите на 30 дней, что составляет среднее число дней в месяце, - вы получите, что средние ежедневные затраты на прием и посещение гостей составляют у вас 0.4 часа.