Итак, годовые планы составлены, соптимизированы по распределению времени, по его выделению для приоритетных дел. Начинается год — начинается и новый месяц. Он тоже должен быть распланирован.
В месячный план-график вначале выписывают все дела из годового плана на данный месяц и распределяют их по дням. Затем заносятся те регулярные дела, которые из-за своей меньшей значимости не были отмечены в годовом плане. Следующий шаг — распределение не выполненных в предыдущем месяце дел. Потом внимание обращается на список дел в годовом плане, которые не привязаны к датам, и на недавно возникшие задачи. Возможно, потребуется пересмотр приоритетности дел с учетом их значения для достижения главных ваших целей.
Удобной формой для месячного графика является таблица, в которой столбцы обозначают дни недели, а строки соответствуют порядковому номеру недели и месяце. В клетках таблицы, образующихся путем пересечения строк и столбцов, проставляются числа месяца Каждая клетка может быть разделена горизонтальными линиями на три части, соответствующие первой половине учебного или рабочего дня, второй его половине и вечеру. Внизу или сбоку таблицы оставляется место для записи дел, не привязанных точно к конкретному дню в момент составления плана. По мере появления возможностей они заносятся в определенные клетки плана-графика.
Таблица месячного плана-графика может быть размещена на стандартном листе машинописной бумаги. Возможен вариант, когда строки соответствуют дням недели, а столбцы — порядковому номеру недели. Такое вертикальное расположение удобно при хранении планов-графиков в папке-скоросшивателе, но при размещении на столе в целях постоянной обозреваемости план-график займет значительную часть стола. Здесь больше подойдет первый вариант, с горизонтальным расположением. План-график можно сложить гармошкой вчетверо по линиям, разделяющим недели, тогда он размещается в кармане или сумочке или в книжке-еженедельнике и может быть всегда с вами. Планы-графики за истекшие месяцы желательно не выбрасывать и хранить их. Это вам поможет, например, для отчете или для анализа эффективности работы, для восстановления дел, которыми вы занимались.
...Впереди очередная неделя. Планирование получает большую конкретность. Вы оперируете не только днями недели, но и часами. Порядок действий аналогичен составлению месячного плана-графика. Из него в недельный переписываются все отмеченные дела, распределяясь по дням и часам.
Некоторые выпускаемые промышленностью еженедельники имеют строки-часы и столбцы – дни недели с указанием числа месяца. Это удобная форма. Иногда еще имеется место для списка дел, не имеющих пока точной даты их выполнения, а также рубрики: «Позвонить», «Написать», «Напомнить». Еженедельник, выпускаемый московской фирмой «Восход», имеет отрывные листы, где каждая сторона листа разделена три столбца, каждый из которых соответствует дню недели, а строки – часам. Такой план-график на неделю может быть оторван и сложен гармошкой аналогично предложенному выше. Нет особой трудности при отсутствии покупного варианта сделать его самим на основе стандартного листа. За год наберется аккуратная папка из 52 листов.
Планирование очередного дня происходит почти аналогичным образом. День – решающий отрезок времени, именно здесь мы чаще всего пытаемся жертвовать важными делами ради срочных. Поэтому, выписав все заранее запланированные, невыполненные дела предыдущего дня, а также актуально возникшие задачи, оцените их приоритетность. Иногда лучше полный список для начала сделать вчерне.
Как быть, если важное дело трудоемко и его не удается целиком вписать в имеющиеся «окна» свободного времени? Известен принцип десятиминуток. Каждое сложное дело можно разбить на ряд этапов, любой их которых выполняется за 10 минут. Даже такие маленькие промежутки времени могут быть эффективно используемы, а вы приобретете уверенность, что важное дело всегда может быть своевременно выполнено.
Для планирования дня подходят уже знакомые вам формы еженедельников. С их помощью проводится перенос невыполненных дел, анализ и корректировка заданий на очередной день.